Deze wegwijzer hoort bij actie 11 uit de lijst met minimale acties: U heeft de processen voor snelle en simpele dienstverlening ingericht voor eenvoudige topactiviteiten. Deze minimale actie heeft een nauwe relatie met wegwijzer 8 (proces verkennen initiatief).
Bij eenvoudige topactiviteiten gaat het om activiteiten die vaak worden uitgevoerd. Ze worden vaak uitgevoerd door burgers (en kleinere bedrijven). Omdat ze vaak voorkomen willen deze initiatiefnemers dan ook vaak weten welke regels er voor gelden en of ze bijvoorbeeld een vergunning moeten aanvragen. Vaak zijn het ook de wat eenvoudigere activiteiten. Denk aan het kappen van bomen en kleine verbouwingen.
Let wel: een deel van deze kleinere bouwactiviteiten zal gaan vallen onder de Wkb (Wet kwaliteitsborging voor het bouwen). In de overgangsfase heeft de minister onlangs bekendgemaakt dat de verbouwingen wel nog vergunningplichtig zijn, maar de kleine bouwwerken (gevolgklasse 1) zullen wel onder de Wkb vallen. Hier verandert dus veel. Daarnaast is net als nu een deel van de kleine verbouwingen voor de bouwactiviteit vergunningsvrij en Wkb-vrij. Je moet dan als initiatiefnemer voldoen aan de algemene regels, maar je hoeft geen verzoek in te dienen.
Bij het inrichten van het proces gaat het er om de initiatiefnemer zo goed en snel mogelijk te helpen, zowel in de initiatieffase als tijdens de behandeling van de aanvraag.
-
U moet bepalen op welke wijze u de eenvoudige initiatieven ondersteunt bij het geven van informatie aan welke eisen je als initiatiefnemer moet voldoen en of iets vergunning-, meldings- of informatieplichtig is. Het is van belang of en hoe u de toepasbare regels voor eenvoudige aanvragen inricht in de checker in het Omgevingsloket van het DSO-LV. En welke informatie verstrekt u op de website, hoe ziet eventuele ondersteuning aan een balie eruit (er zijn bijvoorbeeld gemeenten die spreekuren houden) en op welke wijze geleidt u initiatiefnemers naar en door het Omgevingsloket?
-
Met de komst van de Omgevingswet (de ‘knip’) en de Wkb, zal er in de aanvragen voor de eenvoudige bouwwerken veel veranderen. Met name in de overgangsfase zullen er veel vragen zijn of een activiteit vergunningplichtig is en wat de rol van de Wkb is. Ook kunt u vragen verwachten of een verbouwing onder gevolgklasse 1 hoort. Het goed voorlichten van een initiatiefnemer en doorgeleiden zal met name in het begin veel vergen van de front-office medewerkers.
1. Het aanpassen van de website
Veel gemeenten hebben achtergrondinformatie over de Wabo en topactiviteiten (activiteiten die veel worden aangevraagd, bijvoorbeeld bomen kappen, zonnepanelen aanvragen, kleine bouwwerken) op hun website staan. Deze informatie moet worden aangepast. Bedenk daarbij hoe en op welke wijze u doorverwijst naar het Omgevingsloket.
Denk ook aan het toelichten van de veranderingen als gevolg van de knip van de bouwvergunning naar een eventuele omgevingsplanactiviteit en bouwactiviteit. Waarbij bij de kleinere bouwwerken geen vergunning meer nodig is, maar het traject met de kwaliteitsborger met bijbehorende meldingen en informatieplichten moet worden gevolgd (Wkb).
2. Bepalen van het dienstverleningsniveau aan de frontoffice
Op welke wijze helpen medewerkers aan de frontoffice initiatiefnemers? Bij sommige vragen in het loket krijgt de initiatiefnemer de melding ‘Neem contact op met uw gemeente’. Op welke wijze helpt de gemeente de initiatiefnemer als dit zich voordoet?
3. Aanpassen van de toepasbare regels voor de vergunningcheck en van formulieren voor de lokale regels in het Omgevingsloket, zoals die ook nu in het huidige loket zitten
Hiermee zorgt u dat initiatiefnemers kunnen checken of ze vergunning-, meldings- of informatieplichtig zijn.
-
Wat voor typen initiatieven en aanvragen krijg je binnen en wat betekent dit voor de service in de dienstverlening en voor de voorlichting op de website? Hoe herken je een complex, meervoudig initiatief en hoe geleid je het door? Hoe ondersteun en begeleid je een minder complex initiatief? We noemen dit ook wel het inregelen van een goed triageproces. Hier ligt ook een relatie met wegwijzer 8 (initiatievenproces). De vaardigheden van de frontofficemedewerkers en de wijze waarop zij worden ondersteund door de backoffice, moeten hierop aansluiten.
-
Op welke wijze leg je de ervaringen vast en monitor je eventueel afspraken die gemaakt zijn met initiatiefnemers? Leg je bijvoorbeeld ook resultaten/afspraken vast in je softwaresysteem, die in de initiatieffase zijn gemaakt? Hoe deel je de tussenresultaten bij meldingen met toezicht en handhaving. Met name bij de Wkb is dit van belang.
-
Maak het behandelproces zo efficiënt mogelijk. Bij het behandelen van eenvoudige aanvragen kan mogelijk een kortere doorlooptijd worden ingericht, doordat de kaders helder zijn en vaak een beperkt aantal disciplines nodig zijn om de aanvraag te beoordelen.
-
Toets de gemaakte regels in de checker en formulieren in het Omgevingsloket met burgers. Zo zijn er bijvoorbeeld gemeenten die werken met burgerpanels voor de meest voorkomende vragen.
Inhoudelijk:
-
Heroverweeg voor welke activiteiten uit het omgevingsplan u een vergunning noodzakelijk acht. Is het nodig om een vergunning te verlenen, of is een meldingsplicht, informatieplicht of regulering via algemene regels ook voldoende? Let daarbij wel ook op andere gemeentelijke taken, bijvoorbeeld Bibob en BAG. Voor die gerelateerde wetgevingen kan het noodzakelijk zijn bepaalde informatie op te vragen.
-
Stem de regels/topactiviteiten af met andere bestuurslagen. Dit voorkomt dat er tegenstrijdige vragenbomen en verwarrende terminologie ontstaan. Met name in relatie tot de vragen rondom natuur is afstemming noodzakelijk. Dit afstemmen moet overigens niet alleen bij het aanpassen van de toepasbare regels gebeuren, maar ook al bij het opstellen van het omgevingsplan, omgevingsverordening en waterschapsverordening.
-
Tot slot: besef dat hoe meer uitzonderingen er in de regelgeving zitten, hoe complexer vaak is uit te leggen of iets wel/niet vergunningplichtig is.
-
Heeft u naar aanleiding van deze wegwijzer een inhoudelijke vraag? Stel uw vraag via het Informatiepunt Omgevingswet.
-
Voor ondersteuning bij dit onderwerp kunt u ook terecht bij uw Regionale Implementatiecoach Omgevingswet (RIO).