Om ons werk goed te doen is het vaak noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken. We dragen zorg voor een rechtmatige, behoorlijke en transparante omgang met uw persoonsgegevens en respecteren ieders privacy. Daarom houden we ons aan de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

Om integer en vertrouwelijk uw gegevens te verwerken nemen we passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. De keuze van deze maatregelen zijn gebaseerd op de beschikbare technologie, het soort persoonsgegevens dat we vastleggen, en de risico’s die daaraan verbonden zijn. Uw gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. 

We verwerken uitsluitend die persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij worden verwerkt of voor verenigbare doelen. Zo beperken we de opslag van uw persoonsgegevens. Met uw medewerking zorgen we dat we met de juiste gegevens blijven werken. Indien u een onlineaccount bij ons heeft, kunt u zelf een aantal persoonsgegevens inzien, aanpassen, of verwijderen. Zo zorgen we gezamenlijk voor correcte (persoons)gegevens.

Doel verwerking persoonsgegevens

De VNG is dé organisatie die alle gemeenten in Nederland en de overzeese gebieden verbindt. De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. De drie pijlers kennisdeling, belangenbehartiging en dienstverlening vormen de basis van de vereniging. Om tot een goede uitvoering van haar taken te komen, verzamelt de vereniging persoonsgegevens.

Kennisdeling

  • VNG Atriumlezing en netwerken 
    De VNG organiseert verschillende soorten bijeenkomsten. Voor deze bijeenkomsten worden ten minste vastgelegd, uw functie, naam, telefoonnummer en e-mailadres. Vaak wordt ook de  organisatie waar u werkt vastgelegd. 
    Wanneer er lunch en/of diner bij georganiseerd wordt, zal er om allergie en dieetwensen kunnen worden gevraagd. 
    Tijdens onze activiteiten kunnen foto’s en film(beeld)materiaal gemaakt worden. We gebruiken deze foto’s en/of film (beeld) materialen voor onze communicatie-uitingen, verslagen en publicaties. Als u niet op deze foto’s en of film (beeld) materialen wilt voorkomen, kunt u dit aangeven bij de fotograaf of filmmaker of bij de organisator van het evenement.
  • VNG-fora
    Onze fora zijn bedoeld om onze leden een platform te bieden om onderling met elkaar in contact te komen en vragen aan elkaar te stellen over verschillende beleidsinhoudelijke onderwerpen. Om deel te kunnen nemen aan de VNG fora dient u zich zelf aan te melden met uw naam, e-mailadres en organisatie. In bepaalde gevallen kan er worden gevraagd naar uw functie. 
  • Wetenschapsfunctie VNG
    Om een krachtige, eigen, toekomstbestendige gemeentelijke agenda op te stellen, investeert de VNG in onderzoek en kennisontwikkeling rond maatschappelijke trends die belangrijk zijn voor het lokaal bestuur. Hierbij vervullen het VNG Curatorium en de VNG Denktank en een belangrijke rol. 
    Voor wetenschappelijk, maatschappelijk en/of historisch onderzoek worden de VNG relatiegegevens, ‘eeuwig’ bewaard. (AVG art. 9 lid 2.d /2.e/2.j) 

Belangenbehartiging

  • Lobby
    De VNG-lobbyisten doen wekelijks verslag van politieke ontwikkelingen in Den Haag en blikken vooruit op de voor gemeenten relevante parlementaire activiteiten. Om de week berichten zij ook over actuele ontwikkelingen in Brussel.
  • Europese en nationale belangenbehartiging 
    De VNG behartigt de belangen van gemeenten op internationaal niveau via deelname aan een groot aantal internationale organisaties en netwerken. De naam- en contactgegevens van de VNG-medewerkers en haar vertegenwoordigers kunnen in internationaal verband worden verzameld. Bij bezoek bij (inter)nationale aangelegenheden kan hier (vooraf) om worden gevraagd ter verificatie bij identificatie.  

Dienstverlening

  • Klantcontactcentrum
    De VNG is een besloten vereniging en neemt alleen vragen van haar leden, de gemeenten, in behandeling. De VNG heeft geen publieksvoorlichtingsfunctie. 
    Wordt uw vraag in behandeling genomen, dan worden uw contactgegevens (naam, e-mail en telefoonnummer) gevraagd ten afhandelen van de vraag. De vraag en/of het antwoord kan geanonimiseerd worden gebruikt t.b.v. kwaliteitsdoeleinden, kennisdeling etc. De contactgegevens zullen na 3 jaar worden verwijderd.
  • VNG ledenbrieven en andere (digitale) uitingen
    We gebruiken uw e-mailadres om u regelmatig brieven te sturen met relevante informatie op basis van uw functie en/of interessegebied. U kunt zich altijd afmelden. Dit kan via de afmeldlink die onder elke brief staat. Indien van toepassing kunt u online uw interessegebieden aanpassen. Dit kan alleen als u een online account heeft aangemaakt.
  • Ondersteuning en programma’s
    Voor een aantal programma's en wetstrajecten zijn er aparte teams voor ondersteuning en/of advies aan gemeenten. In het kader van (goede) samenwerking kunnen persoonsgegevens worden vastgelegd. Per programma of traject worden apart afspraken gemaakt over welke gegevens worden verzameld.
  • VNG Magazine
    VNG Magazine is het officiële orgaan van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Abonnementen zijn gratis voor burgemeesters, wethouders, raadsleden, raadsgriffiers en secretarissen. De (huis)adressen worden verzameld middels de VNG-ledendatabank, alwaar gemeenten zelf de betreffende informatie bijhouden. De adressen worden direct beëindigd na verzoek aan VNGleden@vng.nl.

Andere situaties waarbij (persoons)gegevens worden verzameld

  • Bij bezoek aan onze website verwerken we (tijdelijk) persoonsgegevens. Hiervoor verwijzen we naar de Privacyverklaring Websites en Cookies.
  • Bij samenwerkingen met andere partijen zoals verschillende gemeenten, overheden of specifiek opgezette samenwerkingsverbanden. De samenwerkingen vinden plaats op basis van overeenkomsten waarin de verantwoordelijkheden zijn aangegeven. Indien uw persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor het doel van de samenwerking, wordt dit bij het eerste contact door het samenwerkingsverband zelf duidelijk aangegeven.
  • Bij sollicitatieprocedures in het kader van de werving en selectie van nieuwe medewerkers. De gegevens bewaren we niet langer dan hiervoor nodig is. Alleen met toestemming bewaren we gegevens langer.
  • Bij de levering en het verkrijgen van producten en diensten. Het betreft gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de betrokken overeenkomst.
  • Bij facturatie ten behoeve de afhandeling van financiële verplichtingen.
  • Bij een bezoek aan de VNG, zodat we de veiligheid van de gasten kunnen waarborgen. De gegevens worden de dag na het bezoek verwijderd.

Delen met derden

We verstrekken uw gegevens uitsluitend aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld benchmark en sociaal (maatschappelijk) onderzoek in bestuurlijk verband. 

Verantwoordelijkheid / Verkregen informatie van derden 

Wij zijn de ‘verantwoordelijke’ als het gaat om evenementen, bijeenkomsten, Atriumlezingen die door VNG worden georganiseerd alsook voor (gratis) abonnementen VNG Magazine. In dat geval zijn wij degene die bepalen welke persoonsgegevens we verwerken en met welk doel en op welke manier we dat doen. Als u deze gegevens wilt inzien of wilt laten corrigeren of verwijderen, moet u bij ons zijn. 

Het komt ook voor dat we een activiteit in opdracht van een andere organisatie, zoals Rijksoverheid, uitvoeren. In dat geval is die andere organisatie als opdrachtgever ‘verantwoordelijk’ en zijn wij volgens de AVG de ‘verwerker’ van de persoonsgegevens. Dit betekent dat we deze gegevens verwerken in opdracht van die organisatie. Wilt u deze persoonsgegevens inzien of laten corrigeren of wijzigen, dan brengen wij u in contact met die organisatie. 

Bewaartermijn

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waaraan de gegevens zijn gerelateerd, of zo lang als nodig voor een wettelijke verplichting.

Uw privacy rechten

U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen of verwerking te beperken. Als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, deze wil aanpassen of toestemming in wil trekken, neem dan contact met ons op via PO@vng.nl.

Eventueel kunt u bij problemen de Functionaris Gegevensbescherming VNG erbij betrekken via fg@vng.nl om tot een oplossing te komen. Komt u er vervolgens samen niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als laatste stap kunt u naar de rechter gaan.