Hoe hebben ze het aangepakt? Wat hebben ze afgesproken? Vier betrokken vertellen erover in een rondetafelgesprek. Het zijn:

• Elise van Leest, programmamanager Omgevingswet, Omgevingsdienst Groningen (ODG)
• Paul de Groot, projectleider ketensamenwerking Omgevingswet, ODG
• Steven van der Velde, projectleider Omgevingswet, Rijkswaterstaat Noord Nederland
• Henk Boets, programmamanager Omgevingswet, gemeente Stadskanaal

Hoe zijn jullie aan de slag gegaan?

Henk: We hadden in de provinciale samenwerking (Regionaal Platform Omgevingswet Groningen) voor de Omgevingswet een werkgroep Werkprocessen die om de twee maanden bijeenkwam. Maar, dat schoot onvoldoende op. Toen hebben we besloten een tweedaagse te organiseren met vergunningverleners en andere professionals uit de hele keten (12 gemeenten, provincie, waterschappen, RWS Groningen, Veiligheidsregio Groningen, GGD Groningen en ODG). We zijn met heel veel mensen twee dagen aan het buffelen geweest, waardoor er nu een gedetailleerd samenwerkingsdocument ligt dat bestaat uit ketenafspraken voor de reguliere procedure.

Waarover gaan de afspraken?

Elise: We zijn begonnen met de reguliere procedure. Dit proces vraagt om ketenafspraken om de termijn van 8 weken te kunnen halen. De volgende stap is het vooroverleg (de omgevingstafel) en daarna moeten we nog afspraken maken over meldingen, de uitgebreide procedure en later nog over ketentoezicht en handhaving.

Wat zijn de belangrijk punten in het samenwerkingsdocument?

Paul: Wanneer in het proces heb je ketenpartners nodig? En als je advies vraagt of geeft, welke termijn spreken we dan af? Teruggaan van 26 naar 8 weken is spannend, bovendien komen ketenpartners nu nadrukkelijker in beeld. Zij hebben tijd nodig om een advies op te leveren. Tijdens de tweedaagse hebben we in verschillende subgroepen gewerkt aan de totstandkoming van een processchema en een workflow. Welke stappen heb je nodig? Wie heb je nodig? Welke termijn hebben we om de aanvrager binnen de 8 weken uitsluitsel te geven over zijn aanvraag?

Hoe ga je hier in eigen huis mee aan het werk?

Elise: We brengen in beeld wat voor effect de ketenafspraken hebben voor onze eigen werkwijze… Paul (vult aan) …We zijn nu binnen de ODG bezig de gemaakte afspraken te plotten op onze eigen werkprocessen. Hoe doen we het nu? Hoe gaat het straks? Wat moeten we wijzigen? Wat verandert er voor de medewerkers? Steven: Rijkswaterstaat krijgt de aanvragen nu zelf binnen, maar straks komen de vergunningaanvragen binnen bij de gemeente of de ODG. Rijkswaterstaat krijgt dan te maken met veel gemeenten. Met een uniform proces voor alle gemeenten blijft het werkbaar en kunnen we het interne proces organiseren. Henk: De gemeente Stadskanaal heeft niet alleen de milieutaken, maar ook de bouwtaken

uitbesteed aan de ODG. De vraag is: hoe kunnen we goed regie voeren op de zaken die de ODG voor ons uitvoert? Je kunt van een uitvoeringsdienst niet verwachten dat ze precies weten of iets wel of niet gevoelig ligt. Dit betekent dat we daar opnieuw naar moeten kijken en afspraken over moeten maken. In sommige gevallen is voor een vergunning een raadsbesluit nodig. Dat gaat niet binnen 8 weken, daar moeten we iets voor regelen.

Heb je ook afgesproken wat je doet als een ketenpartner zich niet houdt aan de afgesproken termijnen?

Henk: We hebben daarover gediscussieerd en de uitkomst is dat we dit niet doen. De afspraken zijn duidelijk en we bouwen op vertrouwen. Steven (vult aan) … Het leuke aan dit hele proces is dat er vertrouwen naar elkaar uit spreekt. Zo heeft de goedkeuringsrol van Rijkswaterstaat een plek in het informele proces. Het officiële stempel kunnen we dan zonder probleem op de vergunning zetten. Dit is één van de kernpunten van de Omgevingswet, dat je elkaar kunt vertrouwen. Elise: De meerwaarde van tweedaagse is ook dat we elkaar (nog) beter hebben leren kennen. Het is belangrijk dat de afstand korter wordt, niet alleen persoonlijk, maar ook als organisatie. Wat doe je als organisatie? Hoe ziet jouw proces eruit? Je kunt je daardoor beter verplaatsen in waar we het eigenlijk over hebben.

Hoe ging het er aan toe op die tweedaagse?

Elise: We zijn begonnen met een spel om elkaar te leren kennen. Henk: Daarna hadden we inleidingen: waar gaat het over? Toen zijn we in groepjes uiteen gegaan. Hoe ga je aan de slag met de intake, met de behandeling? Waar zitten de ketenafspraken, de gemeenschappelijke delers? Op de tweede dag ging het over de fase van het besluiten en bekendmaken. Paul: De eerste dag is ‘s avonds alles uitgewerkt zodat we de volgende dag verder konden. Alle input van de groepjes uitgelijnd op flipovers en als groep aan het einde van de tweedaagse samengevoegd tot één geheel Het was heel intensief. Steven: De menselijke kant is misschien wel het belangrijkst. Je moet elkaar kennen om te weten met wie je straks van doen hebt. Dat is nog wel een uitdaging voor RWS want het is niet bij alle gemeenten bekend waarvoor RWS vergunning afgeeft. Daarom is het belangrijk dat we elkaar bellen als je iets niet weet. Uit zo’n praktische afspraak spreekt vertrouwen.

Wat zijn de lessen van deze aanpak?

Paul: Het werkt goed als de specialisten die het werk doen, zelf bepalen hoe ze samen samenwerken. Een valkuil is dat programmamanagers of het management dit voor hen uitstippelen. Wij zijn nu intern bezig met het herijken van onze processen op basis van de tweedaagse. Daar zitten medewerkers bij die op de tweedaagse zijn geweest. Zij praten hun collega’s bij. Die hebben soms kritische vragen, de werkgroep gaat daar nog mee aan de slag. Steven: Ik ben het er helemaal mee eens. Mooi om te zien dat specialisten heel goed in staat zijn om boven de casuïstiek uit te stijgen en het proces uit te dokteren. Details zijn belangrijk, zo is er lang gediscussieerd over het gebruik van de term werkdagen of kalenderdagen. Elise: Sommige deelnemers vroegen zich van tevoren af of ze wel genoeg van de Omgevingswet wisten. Maar wat bleek is dat je het gewoon moet doen om het te leren. We zagen het gebeuren. De uitkomst was niet anders geweest als mensen eerst een hele opleiding hadden gehad. Je leert heel veel door met vakspecialisten in de praktijk het gesprek te voeren en je kwetsbaar op te stellen. Henk: De werkgroep bestond aanvankelijk uit een mix van informatiemanagers en procesmanagers. Maar het bleek nog te vroeg om deze twee werelden bij elkaar te voegen in deze fase van het proces.

Op een gegeven moment hebben we de knoop doorgehakt om eerst te kijken vanuit het proces, en vervolgens te zoeken naar de techniek die daarbij past.

De kern van jullie aanpak is dat je een werkend proces als vertrekpunt hebt genomen…

Henk: Ja, het idee is: maak procesafspraken vanuit een praktische insteek. Door de medewerkers uit het veld erbij te betrekken bewaak je dat het voor hen uitvoerbaar is. Het is echt een tip om de techniek en het proces even los te trekken. Elise: Dit gaat heel ver. Een van de afspraken is bijvoorbeeld om een lijst op te stellen waarin inzichtelijk wordt naar wie geëscaleerd kan worden per ketenpartner.

Wat doe je als de ketenpartners het niet met elkaar eens zijn?

Paul: Het idee is dat we maatwerk bieden dankzij een uniform proces waarin omgevingsoverleg is opgenomen. Daarin ga je zoeken hoe je op dezelfde lijn kunt komen met als doel de aanvraag te vergunnen. Dat zetten we in als het niet soepel loopt of er zijn tegenstrijdige adviezen. De procesafspraak is uniform, de inhoud is maatwerk.

Hoe gaan jullie verder?

Elise: De volgende stap is het maken van ketenafspraken voor het vooroverleg. Als werkgroep hebben we Hanneke Kunst, projectleider bij het Programma Invoering Omgevingswet van VNG, gevraagd ons te begeleiden. De Omgevingswet reguleert geen vooroverleg, het is vormvrij en het initiatief hiervoor ligt bij de aanvrager. Het is nog wel spannend hoe we dit met elkaar gaan inrichten. Steven: RWS kan met de afspraken het proces intern organiseren zodat de gemeente of de ODG zo snel mogelijk advies van ons krijgt. Het belang van RWS mee wordt genomen in de vergunning. Henk: We hebben ook een tweedaagse gehad voor de informatiemensen. Daar is afgesproken dat we een teststraat gaan uitwerken om de processen in de keten te testen in het DSO. Hoe komen aanvragen terecht in je zaaksysteem? Hoe kun je ze doorzetten naar ketenpartners? Dit krijgt extra schwung doordat we elkaar hebben leren kennen.

Heb je nog een laatste tip voor andere gemeenten en overheden?

Elise: Om trots te zijn op alles wat je al werkend uitvindt. Het is niet altijd vanzelfsprekend. Wij vertellen ons verhaal omdat we denken: misschien kan een andere regio ervan leren. Dat doen we misschien te weinig. Je kunt landelijk heel veel leren van elkaars aanpak.

Meer weten?

Neem contact op met:

• Elise van Leest, programmamanager Omgevingswet a.i. Omgevingsdienst Groningen (ODG) Evanleest@od-groningen.nl · Paul de Groot, projectleider ketensamenwerking Omgevingswet, ODG PdeGroot@od-groningen.nl
• Steven van der Velde, projectleider Omgevingswet, Rijkswaterstaat Noord Nederland steven.vander.velde@rws.nl
• Henk Boets, programmamanager Omgevingswet, gemeente Stadskanaal H.Boets@stadskanaal.nl