Nieuwe wettelijke instrumenten, een grootscheepse informatievoorzieningsoperatie en anders gaan werken. De invoering van de Omgevingswet is een flinke kluif voor gemeenten. Hoe doen ze dat?

De VNG volgt Mirjam Smakman, programmamanager Omgevingswet in de gemeente Schagen.

Ons praatje is al een paar keer opgeschort. Wat is er aan de hand?

Intern hebben we best discussie gehad over de projectopdracht. Een gesprek met mijn opdrachtgevers, anderhalve maand geleden, mondde uit in de conclusie dat ik het programma voorlopig zou richten op het opstellen van een omgevingsvisie (programmaonderdeel Beleid en regelgeving). De andere programma-elementen zouden we laten rusten, tenzij er iets moest gebeuren dat nodig was voor de omgevingsvisie. De andere onderdelen zijn: Anders werken, Digitalisering, Organisatie en processen. 

Waar kwam dat vandaan?

Een combinatie van factoren: door het uitstel van de ingangsdatum is de druk een beetje van de ketel en de komende raadsverkiezingen dragen evenmin bij aan een gevoel van urgentie. Zelf ben ik ook druk geweest met allerlei andere taken voor het team Economische zaken, toerisme en recreatie  en met ambtelijk horen voor de bezwaarschriftenprocedure. Enfin, allemaal zaken die ook moeten gebeuren en die voorrang hebben.

Het klinkt alsof het programma Omgevingswet in een lage versnelling is gezet. Wat vind je daarvan?

De consequenties drongen in feite pas later tot me door.

Het leek niet onlogisch om te focussen op de omgevingsvisie. Maar toen ik er in de dagen daarna over nadacht, realiseerde ik me dat de opdracht zo wel heel erg was platgeslagen.

Het zat me ook niet lekker dat ik nog steeds niet in beeld had wat we op de verschillende onderdelen nu eigenlijk precies moeten doen. We hebben nog niet meer dan een globaal beeld. Dat voelt niet goed als je programmamanager bent. Toen ik naar aanleiding van het gesprek met de opdrachtgevers mijn projectopdracht ging herschrijven, kwam ik tot de slotsom dat dit zo niet ging werken. Er zat geen samenhang meer in, we zouden gaan stilzitten op onderdelen waarvoor het wel degelijk nodig is om aan de slag te gaan.

Wat heb je daarmee gedaan?

In het volgende gesprek met mijn ambtelijk opdrachtgever heb ik mijn zorgen op tafel gelegd. Hij snapte mij wel en we hebben er lang over doorgepraat. Hoe moeten we omgaan met de schaarse tijd die we ter beschikking hebben? Wat doen we wel en wat niet? Wat is haalbaar en logisch om te gaan doen?

Wat is de uitkomst van dat gesprek?

Wij gaan eerst impactanalyses doen voor alle vier de programmaonderdelen. Mijn eerste stap is nu dat ik daarvoor een plan van aanpak maak. Deze week heb ik daarvoor een bijeenkomst gepland met de mensen in het kernteam Omgevingswet. Hierin zitten de projectleiders van de verschillende programmaonderdelen, een financieel adviseur en een communicatieadviseur. Dat zijn adviseurs van Personeel en Organisatie (Anders werken), Informatiemanagement (Digitalisering), Financiën, Communicatie en een projectleider voor Beleid en regelgeving.

Zelf sta ik aan de lat voor het programmaonderdeel Organisatie en processen. Samen gaan we kijken wie we er allemaal bij nodig hebben, en dan moeten we met de afdelingen aan de slag.

De uitkomst van de impactanalyse is de input voor het uitvoeringsplan. Bij ‘Anders werken’ moeten we bijvoorbeeld kijken naar een opleidingsplan. Wat willen we gaan doen en hoe zetten we het in de tijd uit? Misschien moeten we ook al aan de slag met functiebeschrijvingen om helder op tafel te krijgen wat voor medewerkers we nu precies zoeken. Zelf vind ik ‘Anders werken’ het lastigste aspect, het is moeilijk concreet te maken. Wat moeten de medewerkers nu precies anders gaan doen?

En hoe ga je aan de slag met de omgevingsvisie?

Vorige week hebben we een eerste bijeenkomst gehouden met de projectgroep Beleid en regelgeving. Het viel niet mee om alle disciplines aan tafel te krijgen. Eerst discussie over wie in deze projectgroep moeten zitten, vervolgens is het agenda-technisch lastig om een datum te prikken. Daar wreekt zich ook dat de druk vanuit de organisatie om ermee aan de slag te gaan minder groot is. Iedereen is knetterdruk met z’n dagelijkse taken, de verkiezingen staan voor de deur en dan is er die Omgevingswet die pas ingaat in 2021. Houd de mensen daar maar eens voor gemotiveerd. Ook mijn eigen uren kwamen onder druk te staan omdat er menskracht nodig was voor een project. De suggestie was dat ik dat wel kon doen.

Hoe heb je daarop gereageerd?

Ook dat heb ik intern besproken. Besloten is dat we doorgaan met de Omgevingswet. Niet alleen vanwege die wet, maar ook omdat de samenleving van de overheid verlangt dat we anders gaan werken. Net als bij de decentralisaties is er behoefte aan maatwerk. Meer ruimte geven aan inwoners, minder regels en medewerkers die daar ook anders mee omgaan. Maar goed, als de opdracht was geweest om dat project te gaan doen, had ik me daaraan gecommitteerd. Ik ben wel blij dat het anders is gelopen.

En wat doe je nu om het commitment van de hele organisatie aan de Omgevingswet te versterken?

Ik verwacht dat het beginnen met de omgevingsvisie zal werken als een vliegwiel.

Het is heel concreet en wat ook helpt is dat buurgemeenten al volop met de omgevingsvisie bezig zijn.

Ook is er een provinciale omgevingsvisie in de maak en hebben we het in de regio over een regionale omgevingsvisie. Dat leidt al tot wat beweging, omdat wij nog geen omgevingsvisie hebben. Binnenkort ga ik weer langs bij het managementteam, en gaat de projectopdracht met planning naar college en raad. Langzaam maar zeker komt er weer beweging in het programma Omgevingswet.

Nieuwe wettelijke instrumenten, een grootscheepse informatievoorzieningsoperatie en anders gaan werken. De invoering van de Omgevingswet is een flinke kluif voor gemeenten. Hoe doen ze dat?

De VNG volgt Mirjam Smakman, programmamanager Omgevingswet in de gemeente Schagen. Deze keer is ook burgemeester Marjan van Kampen bij het gesprek. Want, in Schagen is zij de bestuurlijk opdrachtgever voor de invoering van de Omgevingswet.

Mirjam, het was jouw idee om niet de wethouder ruimtelijke ordening, maar de burgemeester te vragen om opdrachtgever te zijn voor het programma. Waarom wilde je dat?

Omdat de Omgevingswet de hele organisatie raakt. Het programma is breed. Het gaat om vier opgaven: beleid en regelgeving, houding en gedrag, digitalisering en organisatie en processen. Ruimtelijke ordening is een onderdeel. Ook inhoudelijk gaat het over verschillende beleidsterreinen, niet alleen ruimtelijk, ook sociaal. De bedoeling is om ook de plannen voor het sociaal domein ruimtelijk te vertalen. Net als duurzaamheid, veiligheid en gezondheid.

Ik dacht: ik kom straks bij verschillende wethouders uit, daarom lag het in de rede de burgemeester te vragen.

Daarbij komt dat een geslaagde invoering van de Omgevingswet voor zo’n 80% zal afhangen van zachte factoren, zoals houding en gedrag. Ambtelijk is ook de gemeentesecretaris de opdrachtgever, en niet het afdelingshoofd Ruimte. Het is niet alleen een feestje van de afdeling Ruimte, maar voor de hele organisatie. 

Waarom hebt u er ja tegen gezegd, burgemeester?

De Omgevingswet past in de ontwikkeling van de organisatie. Schagen bestaat in de huidige vorm pas vijf jaar, na de fusie met Harenkarspel en Zijpe. Om inwoners even goed – of liever beter – van dienst te zien, investeren we in onze medewerkers. We sturen erop aan dat medewerkers veel meer in gesprek gaan met mensen. De eerste opgave was het beleid te harmoniseren, vervolgens zijn we mensen gaan trainen om het gesprek te kunnen voeren. Het betekent nogal wat als een inwoner je iets vraagt, en om dan samen te zoeken naar een oplossing. Dit pas goed binnen de Omgevingswet. En zoals Mirjam al aangeeft, is de opgave waar we voor staan breder dan alleen beleidsmatig.

De grootste verandering zit in de manier van werken (cultuuromslag). En dus een logische keuze om te kiezen voor de burgemeester als portefeuillehouder.

Wat betekent een andere manier van werken dan?

Marjan van Kampen: We hebben er bijvoorbeeld voor gekozen om inwoners die een zienswijze indienen niet meteen een formele brief te sturen, maar eerst te bellen en na te gaan of het probleem ook is op te lossen zonder bezwaarprocedure. Dat lijkt simpel, maar het is niet zo gemakkelijk. Zeker niet als je gewend was te zeggen: dit is het beleid, daar zult u het mee moeten doen. Onze medewerkers trainen elkaar ook in het voeren van het gesprek, maar het kost tijd. Langzamerhand worden we er slimmer en sterker in. Als je het vertaalt naar de Omgevingswet, hebben we in houding en gedrag al een flinke omslag gemaakt.

Hebben medewerkers regelruimte om van het beleid af te wijken?

Marjan van Kampen: Tot op zekere hoogte. De insteek van de gemeenteraad en deze coalitie is: ja, tenzij. Maar het blijft voor bestuurders lastig om pas aan het einde iets te mogen vinden.

Met de raad en het college zullen we het gesprek aan moeten gaan over wat we loslaten binnen welke kaders en wat we wel in detail willen regelen.

We zijn geneigd veel te willen regelen, te weten wat goed is voor de burger.

Mirjam Smakman voegt daaraan toe dat dit ook een reden is voor het bestuurlijk opdrachtgeverschap van de burgemeester. De rol van de gemeenteraad verandert door de Omgevingswet, meer sturen op hoofdlijnen, meer loslaten en vertrouwen. Dat heeft raakvlakken met de rol van de burgemeester als voorzitter van de gemeenteraad.

Hoe kijkt de gemeenteraad aan tegen sturen op hoofdlijnen en loslaten?

Marjan van Kampen: In theorie staat de raad er positief tegenover, in de praktijk is het soms lastig. Een voorbeeld is de harmonisatie van het beleid rond sport, accommodaties en subsidies. De wethouder was daarmee al een heel eind op weg. Toch wilde de raad een bijeenkomst houden met alle verenigingen om niet alleen inzicht te krijgen in de uitkomst, maar ook in het proces. Het heeft ons geleerd dat het bij zo’n groot vraagstuk beter is van tevoren met de raad te discussiëren over de kaders.

En de andere bevoegde gezagen in de regio?

Mirjam Smakman: Collega’s hebben de burgemeester gevraagd in gesprek te gaan met de gemeenschappelijke regelingen: de veiligheidsregio, de omgevingsdienst en de GGD.

De gemeenten in de regio staan allemaal voor de vraag wat de Omgevingswet betekent voor de relatie met de gemeenschappelijke regelingen. De diensten zien dat gemeenten bezig zijn met hun visies en dat zij straks ook anders moeten gaan werken. Daar moet over gesproken worden. Bij de omgevingsdienst verandert de praktijk al. Voorheen stuurden wij een aanvraag door en dan reageerde de omgevingsdienst en de gemeente moest het uitleggen aan de initiatiefnemer. Nu zeggen we: kom er eens bijzitten als we aan de voorkant in gesprek gaan om de mogelijkheden te verkennen. Ook het Hoogheemraadschap Noord-Hollands Noorderkwartier is al bezig met een omslag naar ja, tenzij.’

Veel nadruk op houding, gedrag en anders werken. Hoe gaat het intussen met het programma, als je er iets ‘blauwer’ naar kijkt? Is er een roadmap met mijlpalen, dat soort dingen?

Mirjam Smakman: Voor de verschillende opgaven zijn projectleiders aangesteld, zij gaan aan de slag met de projectplannen, inclusief routekaart. Weliswaar is er in Schagen al veel gebeurd in de geest van de Omgevingswet. Maar als je puur programmatisch kijkt, staan we nog aan het begin.

Na de gemeenteraadsverkiezingen gaan we echt knallen. Dat is trouwens ook een goede reden om de burgemeester te vragen als bestuurlijk opdrachtgever. Het is een langjarig programma, de burgemeester is in het gemeentebestuur de meer constante factor.

Nieuwe wettelijke instrumenten, een grootscheepse informatievoorzieningsoperatie en anders gaan werken. De invoering van de Omgevingswet is een flinke kluif voor gemeenten. Hoe doen ze dat in de praktijk? Mirjam Smakman is programmamanager Omgevingswet in de gemeente Schagen.

Hoe ver ben je?

Enerzijds heel ver. Maar evengoed kun je zeggen dat we nog helemaal aan het begin staan.

Verklaar je nader…

We zijn nog niet gestart met een Omgevingsvisie of Omgevingsplan, dus daarbij staan we nog aan het begin. Wel zijn we al langer bezig met verschillende projecten die allemaal op de een of andere manier verwant zijn aan de Omgevingswet. Specifiek voor Schagen is dat het geluk van onze inwoners en ondernemers centraal staat in het beleid; we sturen op geluk.

Het logisch gevolg is dat de initiatiefnemers centraal staan. Zij staan aan het roer en de gemeente faciliteert.

Wij hebben natuurlijk goed gekeken naar de factoren die bijdragen aan geluk. Waar moet je op focussen? Uit onderzoek blijkt dat mensen die participeren gelukkiger zijn, net als mensen die trots zijn op hun woonplaats en vertrouwen hebben in de gemeente. Dat past in de Omgevingswet, de rechter toetst straks of er voldoende participatie is geweest. We werken ook met de informele aanpak, bij bezwaren of beschikkingen gaan we het gesprek aan, in plaats van meteen een formele brief te sturen.  

Wat doe je in het ruimtelijk domein?

We werken sinds 2015 met de Reisgids voor ruimtelijke ontwikkelingen. Deze reisgids leidt een initiatiefnemer op een vlotte en overzichtelijke manier langs een aantal essentiële stappen in het proces. Of het nu gaat om een aanvraag voor een omgevingsvergunning of een verzoek om wijziging van het bestemmingsplan.

Deze stappen zijn ook allemaal gebaseerd op gezond boerenverstand met vragen als: ‘heeft u met uw buren gesproken over uw ideeën’ en ‘op welke manier houdt uw ontwerp rekening met de omgeving’.

De gemeente is – waar nodig – bereid af te wijken van het bestemmingsplan. En we bieden iedere initiatiefnemer een gratis consultgesprek aan. Dit consultgesprek kan worden gebruikt om bijvoorbeeld de formele procedure voor de omgevingsvergunningsaanvraag uit te leggen of regelgeving van andere overheden toe te lichten.

Een poosje geleden was er nog iemand met een plan voor een uitbreiding aan zijn woning. Door van het begin af mee te denken en vragen te stellen is er een ander plan uitgekomen. Weliswaar voldeed het niet helemaal aan het bestemmingsplan, maar het zag er een stuk beter uit. De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat het niet altijd meer lukt om met elke indiener van een plan een consultgesprek te houden, soms is er geen tijd voor. Jammer, want de tijd die je aan de voorkant investeert haal je er aan de achterkant dubbel uit. Minder bezwaren, minder procedures. We zijn weer bezig om onze processen tegen het licht te houden, en dan hebben we het daar ook over. Op het gebied van digitalisering zijn we bezig met het project Basis op Orde. Een kaart waarin we alle beschikbare gegevens ontsluiten. Dat is niet exact wat er allemaal moet gebeuren voor de Omgevingswet, maar helpt zeker.

Allerlei projecten inderdaad, maar wat is je route naar de invoering van Omgevingswet?

We zijn gestart met een inventarisatie, wat doen we allemaal dat valt onder de Omgevingswet? Ook hebben we Summerschools georganiseerd voor de collega’s om kennis te maken met de Omgevingswet. Verder zijn we met een aantal stellingen in onze koffer op pad gegaan richting de raads- en commissieleden. Deze stellingen, over rol en ruimte voor de raad bij de nieuwe Omgevingswet, vormden de basis voor een Lagerhuisdebat.

Als vervolgstap hebben we eerst overwogen om met de raad te inventariseren wat de ambitie is. Maar gaandeweg vragen we ons af wat zo’n ambitietraject zou opleveren bovenop alles wat er al is, zoals de strategische visie, het programma Bewegen naar de klant en een visie op dienstverlening. We zijn al een gemeente die inwoners centraal stelt, die ruimte wil geven. Hebben we op dit moment niet al voldoende? En kunnen we niet beter aan de slag gaan en dan kijken wat de gevolgen zijn voor de op te stellen visie?

We zijn nu van plan om te gaan werken met vier projectopdrachten: Anders werken, Digitalisering, Organisatie en processen en Beleid en regelgeving.

Elk project krijgt een eigen projectleider. Zelf ben ik trekker van Beleid en regelgeving. 

Hoe pak je dat aan?

Onze gemeentesecretaris wil graag een lerende aanpak. Leren van pilots en zo komen tot een Omgevingsplan en een Omgevingsvisie. Ik worstel er een beetje mee omdat het vrij abstract is. Wat moet ik straks opleveren? Het is een stuk gemakkelijker om een bureau in te huren en samen met bewoners te werken aan een visie. Dat is op een bepaald moment klaar. Maar dit is wel interessanter. We zijn begonnen met een experiment op een bedrijventerrein waar een nieuw bestemmingsplan voor moet komen. Eerst hebben we met ondernemers en omwonenden die dat wilden, een op een gesprekken gevoerd over hun wensen. Dat was tijdrovend en ook interessant. De input hebben we in stellingen tegenover elkaar gezet en besproken op een plenaire avond. De opbrengst hebben we gedeeld met de commissie en de raad. Nu gaan we beginnen met schrijven, dat doen we op de gemeentewerf die op datzelfde bedrijventerrein is gevestigd. Ondernemers gaan meelezen tijdens het schrijven. We zijn er redelijk blanco aan begonnen, en tijdens de rit blijkt er een aantal lastige belangentegenstellingen te zijn. We hebben ervan geleerd hoe je zo’n groot participatietraject opzet, en hoe je die gesprekken kunt voeren. En ook, dat ruimte uiteindelijk wordt begrensd.

Ik weet nu nog niet of het handiger was geweest om meer kaders aan de voorkant mee te geven. We wilden zo open mogelijk het proces in en hiervan vooral leren. 

Nieuwe wettelijke instrumenten, een grootscheepse informatievoorzieningsoperatie en anders gaan werken. De invoering van de Omgevingswet is een flinke kluif voor gemeenten. Hoe doen ze dat?

De VNG volgt Mirjam Smakman, programmamanager Omgevingswet in de gemeente Schagen.

Je hebt een nieuwe baan, vertel je net. Wat ga je doen?

Ik ga bij de gemeente Heerhugowaard aan de slag als directie-secretaris. Dat wil zeggen dat ik college, directie en management ga ondersteunen en adviseren, zowel inhoudelijk als op processen. Ik mag me straks bemoeien met onderwerpen die de hele organisatie aangaan. Toen ik de vacature zag, wist ik meteen: hier ga ik op solliciteren. In september ga ik beginnen.

Maar je opdracht in Schagen is nog niet af…

Ja, er ligt hier nog een flinke uitdaging, maar dit is op mijn pad gekomen en mijn hart ging er sneller van kloppen. In Schagen sturen we op geluk. Alles wat we doen en laten draagt bij aan het geluk van onze inwoners en ondernemers. Werkgeluk is daar ook belangrijk bij. Daar praten we in de organisatie steeds vaker over, en ik ben er zelf ook over gaan nadenken. Waar word ik zelf nou eigenlijk gelukkig van? De Omgevingswet is niet honderd procent mijn ding, ik wilde een stap maken.

Hoe staat het project erbij? Stapt je opvolger in een opgeruimd huis?

Jazeker. Nou ja… wat is opgeruimd? Het is een proces met veel veranderingen. Maar ik laat het met een goed gevoel achter. De trekkers voor de deelprojecten zijn bekend. In de organisatie wordt nu keihard gewerkt aan de digitalisering, ze zijn druk bezig met het bouwen van een eigen systeem voor zaakgericht werken. Ook voor het aspect van ‘anders werken’ staan we in de startblokken.

Na de vakantie gaan we met de teams aan de slag met de vraag: wat betekent de Omgevingswet voor jouw werk?

Wat heb jij nog nodig om te kunnen werken in de geest van de Omgevingswet? Ook is er nog een collega aan het kernteam toegevoegd, die ervaring heeft opgedaan in het sociaal domein, zodat we hier van kunnen leren. Er zijn namelijk best veel overeenkomsten tussen de transities in het sociaal domein en de Omgevingswet. Het gaat bij allebei over integraliteit, en over de leefwereld centraal stellen in plaats van de systeemwereld, over maatwerk enzovoorts.

Wat wordt de eerste grote klus voor je opvolger?

Na de zomer komt alles rond de omgevingsvisie in een stroomversnelling, in die zin voelt het ook wel als een natuurlijk moment om het over te dragen. Begin september hebben we een bijeenkomst met de raad over de Omgevingswet, in het bijzonder de omgevingsvisie. Dit is het moment om richting te geven aan onze Schagense omgevingsvisie. We hebben de intentie om de omgevingsvisie thematisch te benaderen, met onder meer duurzaamheid en gezondheid als thema´s. Ook denken we na over de zoekvraag om mee naar buiten te gaan. Hoe gaan we inwoners benaderen? Welke vragen leggen we hen voor om aan de weet te komen welke kwaliteiten en ontwikkelingen zij belangrijk vinden? Zonder het werk wat we al gedaan hebben voor de Strategische Visie 2040 opnieuw te doen. We gaan ook nog aan de slag met een stakeholderanalyse.

Wat neem je mee van je tijd als programmamanager Omgevingswet?

Ik word blij van netwerken, van het verbinden van mensen en van pionieren, dat heb ik ontdekt. Maar ook dat de Omgevingswet niet helemaal mijn ding is, ondanks dat netwerken, pionieren en verbinden bij de Omgevingswet ook belangrijk zijn. Ik heb behoefte aan meer concrete, en denk ook snellere, resultaten.

Van de Omgevingswet zelf vind ik dat die logisch aansluit op allerlei dingen die je in de huidige tijd verwacht.

Het is logisch dat mensen snel en op maat worden geholpen, dat ze in een oogopslag kunnen zien en ook begrijpen wat er kan en mag op een locatie en dat je niet maanden hoeft te wachten op een omgevingsvergunning. Het zijn ontwikkelingen die sowieso gaande zijn, ook zonder de Omgevingswet. Maar dat er een wet is helpt het veranderingsproces. Het is daardoor gemakkelijker om draagvlak te krijgen voor veranderingen in een ambtelijke organisatie. Al zeg ik erbij dat het een worsteling blijft. Om het van de grond te krijgen, om genoeg medewerkers erbij te betrekken en mankracht te hebben om het uit te voeren. Zeker als de wet wordt uitgesteld is het lastig om de vaart erin te houden. Sommige collega’s komen na afloop van een bijeenkomst thuis met de boodschap dat in het hele land iedereen worstelt met hetzelfde. Het is fijn om af en toe naar zo’n sessie toe te gaan. Je doet inspiratie op, en het is geruststellend om te merken dat er overal wel wat is.