Hoe kunnen we de aanbesteding van de DSO-software vormgeven? Kunnen we onze eisen en wensen samen vastleggen in een voorbeeldleidraad? Dat was de vraag toen we vorig jaar met een stuk of vijftien mensen van verschillende gemeenten bijeen kwamen in een workshop van de VNG. Het begon met een stevig inhoudelijk verhaal over de juridische ins en outs van de wet. Al snel zag je de inhoudelijke plan- en regelcollega’s afhaken. Zitten wij hier wel op onze plek, vroeg één van hen zich hardop af. Zo werd ter plekke besloten om een sub-werkgroep te vormen met de praktische opdracht om use cases te maken, opdrachten voor de marktpartijen om zichtbaar te maken hoe de plansoftware of het systeem voor toepasbare regels in een praktijkgeval werkt. Welke stappen moet je zetten? Is het gebruiksvriendelijk? Zo zijn we een aantal malen bij elkaar geweest en allengs werd duidelijker dat we allemaal tegen dezelfde vraagstukken aanlopen en dat onze processen aan de ‘achterkant’ sterk op elkaar lijken. Dit soort interacties en afstemming is heel belangrijk in aanbestedingen. Met ondersteuning van de VNG zijn we tot gezamenlijke aanbestedingsdocumenten gekomen. Een groot voordeel voor alle gemeenten; je hoeft het niet allemaal zelf te bedenken en er ontstaat een eenduidige aanpak voor het DSO-vraagstuk. Ook marktpartijen zijn blij met eenduidigheid, het is voor de bedrijven niet te doen om voor elke gemeente iets anders te ontwikkelen. Eerder had de VNG al een marktverkenning gehouden waardoor we een beeld hadden van het aanbod en de bedrijven.

Voor Amersfoort levert onze betrokkenheid bij dit landelijk collegiaal overleg veel op. Inzichten en oplossingen van collega’s elders verruimen je kijk op de zaak en je weet wat er speelt. Zo hebben we uiteindelijk gekozen voor een meervoudige onderhandse aanbesteding. Dit leverde voldoende aanbiedingen op, we konden een goede vergelijking maken op functionaliteit, de gewenste werkwijze en op kosten en baten.  De gunning is zonder problemen verlopen en het projectteam is intussen begonnen met de implementatie. Naar verwachting kunnen we na de zomer beginnen met het oefenen met zowel de plansoftware als het systeem voor toepasbare regels. Collega’s die bezig zijn met een pilot omgevingsplannen kunnen meteen met de nieuwe software aan de slag.  

De praktijkgerichte samenwerking rond het aanbesteden van software werkt goed en ik ben blij dat de VNG het opnieuw organiseert voor de vergunningensoftware. Allicht zijn er nog meer onderwerpen waarbij we samen sterker staan. Voor 80% hebben gemeenten dezelfde verantwoordelijkheden, de wetgeving geldt voor ons allemaal. Actueel zijn de faciliteiten voor het thuiswerken, daar zijn we allemaal mee bezig. Kortom, in gezamenlijk strategisch leveranciersmanagement is mogelijk nog veel meer voordeel te behalen.

Egbert Jan van Ommen is regisseur contract- en leveranciersmanagement bij de gemeente Amersfoort