Kan zomaar gebeuren…

‘Heb je even, nu?’, vraagt Ellen, een van de projectleiders uit mijn team. ‘Ik heb een andere baan’. Ja, ze zegt het echt. ‘Ik ga aan de slag als directeur bij de gemeente Dongen.’ Wat een bom van een mededeling, mijn gedachten gaan meteen op volle toeren. Zo’n topper kwijtraken, hoe los ik dat op? ‘Het is ook dankzij jou,’ zegt Ellen. ’Jij geeft me ruimte om te leren, te groeien en te onderzoeken. Dit is mijn pad, ik heb er zin in en hé, ik blijf in Brabant’  Ik voel dan ook vooral trots dat ik heb bijgedragen aan haar ontwikkeling. Tegelijkertijd sluit het helemaal niet aan bij het beeld dat ik van haar toekomst had.  

Maar misschien geldt dat voor al mijn collega’s. Wie ruimte krijgt, neemt allicht een keer een andere afslag dan ik in gedachten had. Bij praatjes over de Omgevingswet gaat het te pas en te onpas over loslaten. Zo vaak dat je het intussen gerust een jeukend cliché mag noemen. Maar toch, door de keuze van Ellen besefte ik ineens de reikwijdte van dat ‘loslaten’ in de Omgevingswet.

Ruimte creëren

De Omgevingswet vraagt een wendbare overheid die zich snel aanpast aan veranderende omstandigheden. Al doende ontdekken en leren we samen hoe dat eruit ziet. Daarvoor is het volgende van belang:

1. Verbinding: zoeken naar wat de ander inspireert en beweegt
2. Werken vanuit een gedeeld kader en gedeelde principes: weten waarbinnen je met elkaar aan de slag gaat
3. Durven doen, in plaats van praten: oefenen zonder van tevoren precies te weten waar je uitkomt
4. Reflecteren en evalueren, daar leer je van

Zo ontstaat ruimte om samen te ontdekken wat werkt, en wat niet. Ik heb het woord loslaten hier niet bij nodig.

Emotie

Verandering, het besef dat straks iets niet meer hetzelfde is, gaat niet zonder emoties. Dat is niet erg, het hoort bij beweging. De neiging is om emoties te bagatelliseren of om er nog meer emotie tegenover te zetten. Dat helpt het proces niet vooruit. Net zomin als onderhandelen of compenseren. Met compassie – emoties erkennen en accepteren – kom je verder. Dan heeft de persoon ruimte om de emotie te verweken en een  nieuwe balans te vinden, er ontstaat vanzelf actie. Dan is er een belangrijke stap gezet; je kunt weer vooruit. Nog steeds heb ik het woord loslaten niet nodig.

Wanneer loslaten?

Als iemand ruimte heeft om zelf richting te zoeken en voor een andere weg kiest dan ik in gedachten heb, komt loslaten ineens wel om de hoek. Ik moet het beeld dat ik in mijn hoofd heb, loslaten. Verdorie dat is lastig. Ik moet erop vertrouwen dat wat de ander heeft bedacht, goed is. In het geval van mijn vertrekkende collega, is het gemakkelijk; dat komt 1000% goed.

Maar hoe zit het met werkprocessen, participatie, regelgeving? Alles waar ik een behoorlijk concreet beeld van heb. Zolang ik dat niet kan loslaten, ben ik aan het sturen in plaats van ondersteunen. Dan bouw ik niet aan het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid die we nastreven.

In de praktijk: ondersteunen, niet sturen

Ruimte geven en loslaten, ontslaat je niet van verantwoordelijk zijn. Je houdt wel degelijk regie op het proces: wie verzuipt in de vrije ruimte? Wie blijft in emoties hangen? Wie heeft behoefte aan een handelingsperspectief? Wie vertoont sabotagegedrag? Steeds is het uitgangspunt: hoe help je de ander of elkaar een stap verder?

Zo buiten, zo binnen

Dat is volgens mij loslaten in de geest van de Omgevingswet: ruimte creëren voor anderen om samen een plan te maken. Breng alle belangen in beeld (1-verbinden), schets samen met initiatiefnemers en belanghebbenden de randvoorwaarden (2-gezamenlijk kader) met voldoende ruimte om te onderzoeken wat ze samen willen bouwen (3-doen). Zo kan eigen verantwoordelijkheid groeien. De kans is groot dat het anders wordt dan je in gedachten had. Zet je expertise in om het plan te versterken (4-reflecteer) in plaats van te sturen in de richting van je eigen beeld. Deel in de gezamenlijke trots op het eindresultaat, dat ze alleen konden bereiken met de door jou gecreëerde ruimte, regie en ondersteuning.

Dit plaatje geeft Ellen ons cadeau.

Verkiezingen, een nieuwe raad, een nieuw college… Nieuw bazen? Nee… nieuwe reisgenoten in onze expeditie! Meestal hield ik me hier nauwelijks mee bezig, hooguit een uurtje terugblikken, bijpraten en de wethouders en raadsleden gaandeweg meenemen in het lopende project. Deze keer doen we dat anders. Met een uitgebreid inwerkprogramma, een soort summerschool voor de raad en het college.

Ook al was de raad tot nu toe al enthousiast, het is nu de kans om met de nieuwe raad sterk te beginnen.

In Breda krijgen de nieuwe raad en het college veel voor hun kiezen:

• keuzes voor de stad in de omgevingsvisie en hoe we tot die keuzes komen;
• richting geven aan de dialoog met de stad en wat dit betekent voor een raadslid of wethouder
• invulling van hun rol ‘in de geest van de Omgevingswet’: het daadwerkelijk doen met vallen en opstaan

Ambtelijke organisatie, college en raad moeten hierin samen optrekken, samen zoeken en proberen. Ook ‘niet perfecte tussenresultaten’ dragen bij aan het beoogde doel. Het belangrijk snel samen focus van hoe we met elkaar willen samenwerken helder te hebben, zodat we daarop kunnen terugvallen.

De griffie heeft in het totale raadsinwerkprogramma een uurtje gereserveerd  voor de Omgevingswet. Op zichzelf goed dat het zoveel prioriteit heeft dat we ingedeeld zijn. Echter, in een uurtje komen we niet verder dan uitleggen dat er een nieuwe wet komt, en wat de bedoelding is en dat tussen de vele presentaties is, die raadsleden te verwerken krijgen.

Leren doe je door te doen (75%) en niet door enkel te luisteren (10%).

Dus … Practice what you preach: we prediken steeds de metafoor ‘Samen op expeditie’, waarbij we al doende leren. Dit trekken we ook door in het inwerkprogramma. Daarom geen presentatie, wel vooral ‘beleven’ wat de bedoeling is, om vervolgens het gesprek aan te gaan met elkaar om te bepalen wat we willen bereiken met de Omgevingswet in Breda.

Samen het bewustzijn bouwen, daarna kunnen we verder in de ‘geest van de Omgevingswet’

Wat gaan we zoal doen:

• Escaperoom OMG : zelf beleven en ontdekken wat de bedoeling is van de Omgevingswet
• Werksessies ‘Van Omgevingswet naar Expeditie OMG in Breda’
• Hulpmiddelen:  infographic en  Kahoot-game
• Overzicht van mogelijkheden voor raadsleden en bestuurders om zich op onderdelen te verdiepen

Belangrijke uitgangspunten die we gebruiken:

• Niet sectoraal, wel vanuit de uitdagingen in de stad en de dorpen het gesprek met elkaar voeren
• “Hun” taal spreken om zo verbinding te maken: uit analyse van de verkiezingsprogramma’s weten we waar de aandacht naar uit gaat met welke woorden.
• Casussen uit de praktijk gebruiken, daar wordt het concreet en raakt het de raadsleden, want iedereen weet er wel wat van.
• Niet overtuigen, wel bewustwording: we willen niet de raadsleden overtuigen van onze expeditie-aanpak tot nu toe, liever voeren we het goede gesprek, laten we hen ervaren wat de bedoeling is, zodat zij bewust keuzes kunnen maken.

Het lijkt veel moeite om op deze manier te werk te gaan, vooral omdat ook de kans bestaat dat we onze koers moeten verleggen.  Toch is dit ook waar het in de Omgevingswet om gaat: een  goed bewustzijn van de mogelijkheden,  de eigen rol  daarin en het vertrouwen dat men van daaruit een goede keuze maakt.  Dat is participatie, dat is co-creatie: samen ontdekken, samen leren en samen bouwen.

Je bent een nieuw gezicht in deze rubriek. Hoe kijk jij naar de invoering van de Omgevingswet?

Als een spannende reis, een expeditie: we moeten zorgen dat onze rugzak vol zit met de juiste benodigdheden, terwijl we de route niet kennen. Daarom is Breda ‘Samen op Expeditie’. Het belangrijkste vind ik het goede gesprek. Hoe bouwen we samen met de partners aan onze leefomgeving van alledag? Dat begint met een goed gesprek met elkaar, zo snel mogelijk in het proces. Waarom bedenken wij als gemeente dat een vergunningenstelsel de oplossing voor een parkeerprobleem in een wijk. Laat de belanghebbenden zelf tot oplossingsrichtingen komen. Dan voelen ze zich er ook meer verantwoordelijk voor. Het is een utopie om te denken wat mensen overal eensgezind tot gezamenlijke oplossingen komen, maar tijdig in gesprek gaan maakt de belangafweging door de gemeente veel meer compleet dan nu. Voor mij zijn deze twee punten de grote winst van de Omgevingswet:

• meer gedeelde verantwoordelijkheid
• een veel meer complete belangenafweging.

Hoe ben je daarmee aan de slag gegaan?

Door gewoon te doen. Door open te staan om te leren. Door fouten te durven maken. Dat is eng en toch gaan we steeds stoer door en haken steeds meer collega’s aan. We hebben expliciet gekozen om enkel een aanvliegroute te kiezen en geen gedetailleerd programmaplan. Bij een expeditie ga je onbekend terrein tegemoet met een kompas en gevulde rugzak. Dat doen we hier ook. We zijn op een zevental terreinen een verkenning gestart: de reikwijdte opgezocht (terrein verkend) en ervaring opgebouwd door experimenten (rugzak gevuld), die we nu weer gaan samenbrengen om zo te bouwen een anders georganiseerde overheid. Regelmatig reflecteren en benoemen van aanwezige patronen en zo als team steeds de volgende stap ontwerpen. Het expeditieteam moet kunnen omgaan met de onzekerheid die het zelf veroorzaakt: steeds luisteren, bereid zijn om koers te wijzigen en ondersteuning bieden waar nodig.

In de expeditie onderzoeken we de consequenties van ‘eerder in gesprek’ voor onze inhoudelijk instrumentarium, werkprocessen, rollen, samenwerkingsketens, digitalisering enzovoorts. We ontdekken dit al lerende, vooral van hetgeen dat anders loopt dan we gedacht hadden.

Hoe landt dit in de organisatie?

Verwarring, gelatenheid, energie, emotie en dat allemaal door elkaar, kortom: ‘gedoe’. We geven ruimte aan pioniers, die zelf vanuit hun dagelijkse werk de Omgevingswet willen verkennen. Hierdoor loopt van alles door elkaar, zonder dat we een eindpunt exact beschreven hebben. Dit geeft de ene persoon energie en een ander voelt vooral frustratie. Het maakt niet uit. Emotie betekent dat men betrokken is en betrokkenheid is goed.

We zeggen vaak: ‘we organiseren gedoe’. Als iedereen blij en enthousiast is, dan zitten we binnen de comfortzone en verandert er niets.

Verandering brengt onzekerheid en dat is lastig en dat merk je. Belangrijk is dat serieus te nemen, de spanning te benoemen, dan kom je samen ergens.

Naast de experimenten zijn er ook grote bijeenkomsten voor alle medewerkers in het fysiek domein werken, van beleidsmedewerker tot vuilnisman, van toezichthouder tot projectmanager. In deze fase zijn deze inspiratiesessies bedoeld om los te komen van je dagelijkse werk, je blik te verruimen. De uitvoerende diensten, zoals groenvoorziening, afvalservice, handhaving zijn onze oren en ogen in de dagelijkse leefomgeving. Hoe kunnen we hun informatie gebruiken bij het opstellen van een omgevingsvisie? Dat ontdekken we graag samen in de volgende fase. Tegelijkertijd vorm de visie de basis of we bij een verkeerd gevulde kliko kiezen voor een rode kaart aan de kliko of voor gesprek met de inwoner. 

Wat maakt het lastig?

Je komt dezelfde verwarring, emotie, frustratie en onzekerheid ook buiten de organisatie tegen. Ook voor ontwikkelaars, inwoners, initiatiefnemers, ondernemers heeft het gevolgen dat we de dialoog naar voren halen in de tijd. Ook zij zijn aan het leren, omdat er geen blauwdruk is hoe dit moet. Dit is wennen voor iedereen. Zomaar een inwonersbijeenkomst:

• Inwoner: ‘waar zijn de jongeren? Ze zijn hier nauwelijks aanwezig, maar dat is wel belangrijk’
• Ambtenaar: ‘dan nemen jullie over twee weken allemaal een jongere mee’
• Inwoner: ‘hoezo, dat is toch jullie taak?’
• Ambtenaar: ‘waarom is dat onze taak? Ik ken de jongeren niet, die hier graag over mee praten, jullie wel. Jullie kunnen hen veel beter uitleggen waarom het belangrijk is dat ze ook hun inbreng doen’.

Maar ook dat advocaten eerder ingeschakeld worden, terwijl er nog lang geen besluitvorming in zicht is. Of een boze ondernemer die al bij de wethouder aan tafel zit, terwijl de ontwikkelaar nog aan het ontwerpen is. Voor ons wennen hoe we daarmee omgaan en hoe we soms de bal terugleggen bij de partij die bij ons aanklopt: ‘u noemt mij allerlei bezwaren, maar beter zou u ze aan de ontwikkelaar laten weten, zodat hij het mee kan wegen in het ontwerp?’. Daarmee vraagt het ook lef en standvastigheid van de  bestuurder.

Hoe motiveer je organisatie voor zo’n fundamentele verandering?

Ik denk niet in termen van ‘motiveren voor’. Een aantal mensen pakt het met enthousiasme op en we breiden dit aantal steeds verder uit door goede voorbeelden, uitdagingen, inspiratie en bouwen aan visie, plan en beleid. Hierbij zoeken we steeds de grenzen op, we organiseren ‘gedoe’, want dan raak je mensen en dan komt er beweging. Een zwerm in de organisatie….of beter…. Een heleboel zwermen in de organisatie, die steeds groter worden en ook soms samen verder gaan.

Vakantie voorbij: relaxed en vol energie, nog lekker rustig op kantoor. Heerlijk! Dacht ik. Na een halve dag zit ik gefrustreerd op mijn knieën voor een groot vel met een poging tot overzicht met voortgang en resultaten. Ik zit op exact hetzelfde punt vast als voor mijn vakantie. Eerlijk gezegd slaap ik er slecht van. Ik hoor hele terechte vragen als:

• Wat zijn de resultaten tot nu toe?
• Liggen we op schema met de voorbereiding?
• Wat halen we nou uit die experimenten?

Ik merk dat ik geen pasklaar antwoord heb. Ik wil zo graag breed in de organisatie de voortgang laten zien, en dat er echt stappen gezet worden. Dat kan toch niet moeilijk zijn.

Samen op expeditie

De Omgevingswet is zo omvangrijk dat je de voorbereiding op deze wet niet lineair kunt aanpakken. Van de decentralisaties in het sociaal domein hebben we geleerd dat we moeten beginnen met de organisatieontwikkeling: anders werken, anders doen. De inhoudelijke vertaling komt daarna vanzelf. Als gemeente staan we voor: ‘Breda brengt het samen’ – met elkaar schakelen, leidt tot grootste daden. Perfect uitgangspunt. We zijn gestart met mooie volzinnen:

• van A naar B op de manier van B;
• durven, doen en leren;
• samen ontdekken.

Kortom: Samen op Expeditie.

Artikelen over transities, lessen sociaal domein, informatie van de VNG sterken mijn overtuiging dat we de juiste aanpak hebben gekozen. Toch voel ik geregeld onzekerheid opkomen bij vragen als: Wat doen jullie nou precies? Levert dit uiteindelijk de gewenste resultaten op? Tegelijk vragen andere gemeenten of ik over onze aanpak wil vertellen. De feedback is dan ‘inspirerend, we pikken wat elementen van je verhaal’. Vanwaar dan die onzekerheid binnen mijn eigen organisatie?

Wat voor soort Expeditie?

Onlangs las ik een  artikel over ‘Van command & control naar hands off & eyes on’ van Peter Hinssen. Volgens hem is deze omslag nodig om als organisatie toekomstproof te zijn. Komt de spanning die ik voel daar vandaan? Vanuit de expeditie hanteren we geen command & control, maar daar wordt wel naar gevraagd.

Om het beeld van de expeditie nog eens te gebruiken: een nieuw land ontdekken is iets anders dan de Mount Everest beklimmen. Het is allebei een expeditie.

Maar de voorbereiding, uitvoering en voortgang is compleet verschillend. Bij de Mount Everest weet je wat je wilt bereiken, wat je ongeveer nodig hebt en ondanks onvoorziene omstandigheden, weet je wat je voortgang is. Bij het ontdekken van een nieuw land, is vrijwel alles onvoorzien. Je weet niet wat het eindpunt is, wat je onderweg tegenkomt en hoe ver je bent. Je weet wat je leert onderweg en zo groeit je bewustzijn van het onbekende gebied. Je bouwt steeds verder op de opgedane ervaringen. Het resultaat is dat je steeds meer weet over waar je bent en ook over hetgeen dat voor je ligt.

Andere aanpak – lerend netwerk

De essentie is het verschil tussen ingewikkeld (Mount Everest) en complex (Nieuw land). De aanpak van een complexe opgave, waarin alles interactief samenhangt, bestaat voornamelijk uit verbinden, zoeken naar crossovers en gezamenlijk bouwen van inzichten. Compleet beeld, genoeg verschillende mensen erbij betrekken en een procesaanpak die bij de uitdaging past. Bij dat laatste hebben we een weeffout gemaakt. In basis hanteren we een niet passende organisatievorm (programmateam met deelprojectleiders – command & control). Dan roep je vanzelf de bijhorende verwachtingen en vragen op.

Daarom gaan we het vanaf nu anders doen. De intentie is dat het aantal mensen groeit dat ‘in de geest van’ werkt.

Verspreiding als een olievlek zodat een lerend netwerk ontstaat. Dan moeten we ook als een netwerk gaan werken en niet als programmaorganisatie.

Hoe dat dat precies werkt, weet ik nog niet. Ik weet wel dat de eerste stap is gezet: (h)erkennen dat we de gekozen manier wel resultaten oplevert, maar dat het ook beter kan. Nu we dat hardop gezegd hebben, is er ruimte en energie om te ontdekken hoe zo’n netwerkorganisatie werkt.

Door continu zelf te ervaren en te leren, ontstaan inzichten, en zo krijgt het proces steeds meer kwaliteit. Dat effect willen we voor de gehele organisatie bereiken. Met inzichten van vandaag, doe je morgen je werk anders.