Hoe gaat dat nu in zijn werk, die Inregeltest? Ziggers vertelt: ‘Wij doen de test met alle 10 gemeenten van onze regio. De meesten beheren zelf hun zaaksysteem, voor 4 gemeenten doen wij dat. Naast de gemeenten is ook de Veiligheidsregio betrokken bij de test. Adrie van Bohemen en Niels Veeling, beide DSO-experts bij het programma Aan de slag met de Omgevingswet, begeleiden ons.’

Snel aanvragen inschieten met de testrobot

De dag voor de sessie hadden de DSO-experts de testrobot al aan het werk gezet. Het robotje schiet volautomatisch aanvragen in in het Omgevingsloket. Razendsnel en gestructureerd. Gebruikers hebben daarbij de keus uit 12 testpakketten die door de VNG zijn ontwikkeld.

Ziggers: ‘Om te beginnen hebben wij er 3 laten inschieten: een pakket met een bouwaanvraag, een pakket met een tweetal bouwmeldingen en een pakket met een informatieplicht. Bij de keuze hebben we er vooral op gelet dat we een goede diversiteit aan aanvragen zouden hebben.’

Samen op locatie

Op vrijdag 21 oktober was het tijd voor de test. ‘We hebben er een ochtend voor uitgetrokken en er een fysieke sessie van gemaakt’, ligt Ziggers toe. ‘Dat was een hele bewuste keus. We wilden samen ontdekken hoe de vlag erbij hangt en wat we nog moeten doen. Dat gaat nu eenmaal het best als je live samenkomt. En dan weet je elkaar later ook weer beter te vinden.’

Ziggers vervolgt: ‘Na een inleiding van de DSO-experts hebben we 2 groepjes gevormd, elk met dezelfde softwareleverancier. Nu was het aan de groepjes om te analyseren hoe de aanvragen waren ontvangen. Een spannend moment natuurlijk. We hebben gebruikgemaakt van de checklist die bij de test hoort om alles gestructureerd na te lopen. Dan heb je aan het eind een goed overzicht van alle issues waar je mee aan de slag moet.’

Bevindingen voor software en processen

‘Laat ik in de eerste plaats zeggen dat er heel veel goed ging’, zegt Ziggers. ‘Daar waren we echt content mee. Toch waren er zeker ook de nodige bevindingen. Zo had een van de zaaksystemen moeite met het grote aantal verzoeken dat ineens was ingeschoten. Wel 72. Dat komt in het echte leven niet vaak voor, maar toch, de leverancier gaat er naar kijken. Een ander voorbeeld is dat bij sommige aanvragen niet alle bijlagen doorkwamen. En bijvoorbeeld bij de informatieplicht voedselbereiding bleek dat het type activiteit niet werd ingelezen in het zaaksysteem.’

Naast de issues rond functionaliteit van de applicaties, ontdekten de omgevingsdienst en de gemeenten ook een aantal gaten in hun procesafspraken. ‘Stel, een aanvraag komt binnen bij het verkeerde bevoegd gezag’, illustreert Ziggers. ‘Dan moet je die aanvraag als het ware terugrouteren naar het juiste bevoegd gezag. We merkten dat de afspraak hoe snel we dit doen nog niet helder genoeg is. Die gaan we dus nog aanscherpen.’

Doorpakken

We hebben naast het inregelen nog wel tijd nodig om te oefenen, concludeert Ziggers. ‘We gaan dankbaar gebruikmaken van de extra tijd die we hebben gekregen door het uitstel van de wet.’

En dat het de regio Arnhem menens is, blijkt wel uit de plannen voor het komend half jaar. ‘We gaan het testen voortzetten. Gezamenlijk, eens per maand, op vrijdagochtend. En live, dat is ons heel goed bevallen.’

Aanrader

Ziggers: ‘Ik raad andere omgevingsdiensten en gemeenten van harte aan om de Inregeltest te doen. Het is echt een manier om samen slagen te maken. Zie het als een investering voor een succesvolle start van de Omgevingswet.’