In het VTH-proces moet het bevoegd gezag op diverse momenten communiceren richting initiatiefnemers, belanghebbenden of het bredere publiek. Dat geldt zowel voor de vergunningverlening (reguliere en uitgebreide procedure), als voor de behandeling van meldingen en informatieplichten. Voorbeelden van wettelijk verplichte communicatie zijn: bekendmaken/mededelen van een besluit, kennisgeving in een publicatieblad en een ontvangstbevestiging. Op deze pagina vindt u per proces een overzicht van de wettelijk verplichte communicatie.
In de overzichten leest u in welke processtap u wat moet communiceren, wat de wettelijke grondslag daarvoor is en welke communicatiemiddelen u kunt gebruiken. Oftewel: het wanneer, wat, waarom en hoe van de communicatie. Voor meer informatie zie de algemene toelichting bij de overzichten onderaan deze pagina. U kunt ook de opname van de VTH Netwerkbijeenkomst over dit onderwerp bekijken.
Let op bij de grondslagen: Bij Awb hst. 2 doelen we op de inhoud van dit hoofdstuk zoals dat geldt als gevolg van de toekomstige wijziging door de Wmebv (inwerkingtreding 1 januari 2026). Voor meer informatie zie de algemene toelichting bij de overzichten onderaan deze pagina.
| Processtap | Communicatie | Grondslagen | Middel | Toelichting | |
| Ontvangen en registreren | Versturen ontvangstbevestiging |
|
| De ontvangstbevestiging wordt verstuurd door het bestuursorgaan waar de aanvraag binnenkomt. Lees de volledige toelichting | |
| STATUS: ZAAK GESTART | |||||
| Kennisgeven aanvraag |
|
| U moet de kennisgeving van de aanvraag via DROP publiceren in het gemeenteblad. De kennisgeving is dan ook zichtbaar op Officielebekendmakingen.nl, zodat deze voor iedereen kenbaar is. Lees de volledige toelichting | ||
| Versturen procedurebrief |
|
| In deze brief moet u minimaal de volgende zaken vermelden:
| ||
| STATUS: INTAKE AFGEROND | |||||
| Uitvoeren toets indienings-vereisten | Versturen brief aanvullende stukken |
|
| Zijn aanvullende stukken nodig? Dan moet u in deze brief aangeven welke stukken dat zijn en binnen welke termijn de aanvrager ze moet aanleveren. Deze brief bevat ook de projectnaam, verzoeknaam, verzoeknummer en referentie van de indiener. Het is verstandig dat u daarbij de behandeltermijn opschort. Hij gaat weer lopen zodra u de stukken ontvangen heeft of de gestelde termijn is verlopen. | |
| Versturen ontvangstbevestiging aanvullende stukken |
|
| De Awb verplicht tot het versturen van een ontvangstbevestiging van alles wat u elektronisch ontvangt en waar een procedure aan gekoppeld is. Dit geldt dus ook bij de ontvangst van aanvullende stukken als deze elektronisch worden aangeleverd. | ||
| Inhoudelijk behandelen | Versturen verlengingsbesluit |
|
| Wordt de beslistermijn verlengd (maximaal met 6 weken)? Dan moet u hier een besluit van maken en versturen. | |
| Behandelen zienswijze | Uitnodigen indienen zienswijze |
|
| Het gaat hier om het horen van de aanvrager en/of de belanghebbenden, op uitnodiging van het bevoegd gezag (op grond van art. 4:7 of 4:8 Awb). Let op: Dit is wat anders dan de zienswijzen naar aanleiding van een ontwerpbesluit in de uitgebreide procedure. | |
| Versturen ontvangstbevestiging zienswijzen |
|
| De Awb verplicht tot het versturen van een ontvangstbevestiging van alles wat u elektronisch ontvangt en waar een procedure aan gekoppeld is. Dit geldt dus ook bij een elektronische ontvangst van zienswijzen. | ||
| STATUS: GETOETST AAN REGELGEVING | |||||
| (geen communicatie-momenten) | |||||
| STATUS: BESCHIKKING VASTGESTELD | |||||
| Besluiten | Bekendmaken besluit |
|
| U maakt het besluit bekend aan de aanvrager. Neemt u de aanvraag niet in behandeling? Dan stelt u een ‘besluit aanvraag buiten behandeling’ op en maakt dit bekend. In de bekendmaking moet u vermelden of er bezwaar en/of beroep mogelijk is. En zo ja, dan moet u ook het volgende vermelden:
| |
| Mededelen besluit |
|
| U moet het besluit mededelen aan alle indieners van zienswijzen. Wijkt u af van advies van wettelijk verplichte adviseurs? Dan moet u het besluit ook mededelen aan de betreffende adviseurs. Bij de mededeling moet u vermelden wanneer en hoe de bekendmaking van het besluit heeft plaatsgevonden. In de mededeling moet u ook vermelden of er bezwaar en/of beroep mogelijk is. En zo ja, dan moet u het volgende vermelden:
| ||
| Kennisgeven besluit |
|
| U moet de kennisgeving via DROP publiceren in het gemeenteblad. De kennisgeving is dan ook zichtbaar op Officielebekendmakingen.nl, zodat het voor iedereen kenbaar is. Lees de volledige toelichting
| ||
| STATUS: ZAAK AFGEROND | |||||
| Processtap | Communicatie | Grondslag | Middel | Toelichting | |
| Ontvangen en registreren | Versturen ontvangstbevestiging |
|
| De ontvangstbevestiging wordt verstuurd door het bestuursorgaan waar de aanvraag binnenkomt. Dat is wettelijk verplicht. lees de volledige toelichting | |
| STATUS: ZAAK GESTART | |||||
| Kennisgeven aanvraag |
|
| U moet de kennisgeving van de aanvraag via DROP publiceren in het gemeenteblad. De kennisgeving is dan ook zichtbaar op Officielebekendmakingen.nl, zodat deze voor iedereen kenbaar is. Kennisgeven van de aanvraag was onder de Wabo niet verplicht, maar onder de Omgevingswet wel. lees de volledige toelichting | ||
| Versturen procedurebrief |
|
| In deze brief moet u minimaal de volgende zaken vermelden:
| ||
| STATUS: INTAKE AFGEROND | |||||
| Uitvoeren toets indieningsvereisten | Versturen brief aanvullende stukken |
|
| Zijn aanvullende stukken nodig? Dan moet u in deze brief aangeven welke stukken dat zijn en binnen welke termijn de aanvrager ze moet aanleveren. Het is verstandig dat u daarbij de behandeltermijn opschort. Hij gaat weer lopen zodra u de stukken ontvangen heeft of de gestelde termijn is verlopen. | |
| Versturen ontvangstbevestiging aanvullende stukken |
|
| De Awb verplicht tot het versturen van een ontvangstbevestiging van alles wat u elektronisch ontvangt en waar een procedure aan gekoppeld is. Dit geldt dus ook bij de ontvangst van aanvullende stukken als deze elektronisch worden aangeleverd. | ||
| Inhoudelijk behandelen | Versturen verlengingsbesluit |
|
| Wordt de beslistermijn verlengd (maximaal met 6 weken)? Dan moet u hier een besluit van maken en versturen. | |
| STATUS: GETOETST AAN REGELGEVING | |||||
| (geen communicatie-momenten) | |||||
| STATUS: ONTWERPBESCHIKKING OPGESTELD | |||||
| Opstellen ontwerpbesluit | Versturen ontwerpbesluit |
|
| U stuurt het ontwerpbesluit aan de aanvrager. U doet dit vóór de terinzagelegging. | |
| Kennisgeven ontwerpbesluit & terinzagelegging |
|
| U moet vóór de terinzagelegging de kennisgeving van het ontwerpbesluit via DROP publiceren in het gemeenteblad. De kennisgeving is dan ook zichtbaar op Officielebekendmakingen.nl, zodat het voor iedereen kenbaar is. lees de volledige toelichting | ||
| Behandelen zienswijzen | Versturen ontvangstbevestiging zienswijzen |
|
| Na de kennisgeving van het ontwerpbesluit kunnen zienswijzen binnenkomen. De Awb verplicht tot het versturen van een ontvangstbevestiging van alles wat u elektronisch ontvangt en waar een procedure aan gekoppeld is. Dit geldt dus ook bij een elektronische ontvangst van zienswijzen. | |
| Wederhoor initiatiefnemer |
|
| Het gaat hier om het horen van de initiatiefnemer naar aanleiding van de zienswijzen. | ||
| STATUS: ONTWERPBESCHIKKING TER INZAGE GELEGD | |||||
| (geen communicatie-momenten) | |||||
| STATUS: BESCHIKKING OPGESTELD | |||||
| (geen communicatie-momenten) | |||||
| STATUS: BESCHIKKING VASTGESTELD | |||||
| Opstellen definitief besluit | Bekendmaken besluit |
|
| U maakt het besluit bekend aan de aanvrager. Neemt u de aanvraag niet in behandeling? Dan stelt u een ‘besluit aanvraag buiten behandeling’ op en maakt dit bekend. In de bekendmaking moet u vermelden of er bezwaar en/of beroep mogelijk is. En zo ja, dan moet u ook het volgende vermelden:
| |
| Mededelen besluit |
| U moet het besluit mededelen aan alle indieners van zienswijzen. Wijkt u af van advies van wettelijk verplichte adviseurs? Dan moet u het besluit ook mededelen aan de betreffende adviseurs. Bij de mededeling moet u vermelden wanneer en hoe de bekendmaking van het besluit heeft plaatsgevonden. In de mededeling moet u ook vermelden of er bezwaar en/of beroep mogelijk is. En zo ja, dan moet u het volgende vermelden:
| |||
| Kennisgeven besluit & terinzagelegging |
|
| U moet de kennisgeving via DROP publiceren in het gemeenteblad. De kennisgeving is dan ook zichtbaar op Officielebekendmakingen.nl, zodat het voor iedereen kenbaar is. lees de volledige toelichting | ||
| STATUS: ZAAK AFGEROND | |||||
Dit overzicht geldt voor meldingen voor alle typen activiteiten, zoals voor sloop, gebruik, milieu (inclusief bodem), bouw (melding bouwactiviteit en gereedmelding bouw; dit zijn de ‘Wkb-meldingen’) etcetera.
| Processtap | Communicatie | Grondslag | Middel | Toelichting |
| Ontvangen en registreren | Versturen ontvangstbevestiging |
|
|
De Awb verplicht tot het versturen van een ontvangstbevestiging van alles wat u elektronisch ontvangt en waar een procedure aan gekoppeld is. Dit geldt dus ook voor de elektronische ontvangst van meldingen. Uit artikel 2:13, lid 1 van de Awb blijkt dat artikel 2:17, lid 1 geldt voor vergunningen, meldingen en informatieplichten. |
| STATUS: ZAAK GESTART | ||||
| (geen communicatie-momenten) |
|
|
||
| STATUS: INTAKE AFGEROND | ||||
| Inhoudelijk behandelen | Versturen brief 'melding in orde' of 'melding niet in orde' |
|
|
Het is niet wettelijk verplicht om een brief te sturen waarin u aangeeft of de melding wel of niet in orde is. Maar als de melding niet in orde is, geldt een verbod op het uitvoeren van de activiteit en kunt u daarop handhaven. Daarom is het wel zo duidelijk om de initiatiefnemer schriftelijk te informeren of de melding wel of niet in orde is en wat daarvan eventueel de gevolgen zijn. |
| Kennisgeven ingediende melding |
|
|
Kennisgeven is alleen verplicht voor milieumeldingen op grond van het Besluit activiteiten leefomgeving (hst. 2 t/m 5 Bal) en voor meldingen mobiele puinbreker (art. 7.33 Bbl). Dus bijvoorbeeld niet voor de bouwmeldingen. lees de volledige toelichting | |
| STATUS: REGISTREERBAARHEID GETOETST | ||||
| (geen communicatie-momenten) | ||||
| STATUS: ZAAK AFGEROND | ||||
Dit overzicht geldt voor alle typen informatieplichten, zoals bijvoorbeeld de informatieplichten in het kader van de Wkb (start bouw en einde bouwwerkzaamheden), informatieplichten op grond van het Besluit activiteiten leefomgeving (Bal) en informatieplichten op grond van het omgevingsplan.
| Processtap | Communicatie | Grondslag | Middel | Toelichting |
| Ontvangen en registreren | Versturen ontvangstbevestiging |
|
|
De Awb verplicht tot het versturen van een ontvangstbevestiging van alles wat u elektronisch ontvangt en waar een procedure aan gekoppeld is. Dit geldt dus ook voor de elektronische ontvangst van meldingen. Uit artikel 2:13, lid 1 van de Awb blijkt dat artikel 2:17, lid 1 geldt voor vergunningen, meldingen en informatieplichten. Aandachtspunt: Er is geen verplichting om van informatieplichten een kennisgeving te doen. We raden aan om in beleid vast te stellen of en in welke gevallen u een kennisgeving wilt doen van de informatieplichten. |
| STATUS: ZAAK GESTART | ||||
| (geen communicatie-momenten) | ||||
| STATUS: INTAKE AFGEROND | ||||
| (geen communicatie-momenten) | ||||
| STATUS: INFORMATIEPLICHT VERWERKT | ||||
| (geen communicatie-momenten) | ||||
| STATUS: ZAAK AFGEROND | ||||
In de overzichten leest u in welke processtap u wat moet communiceren, wat de wettelijke grondslag daarvoor is en welke communicatiemiddelen u kunt gebruiken. Oftewel: het wanneer, wat, waarom en hoe van de communicatie. Hier geven we een algemene toelichting op deze 4 punten.
Wanneer: processtappen
In de overzichten ziet u bij welke processtappen sprake is van wettelijk verplichte communicatie. Ook zijn de zaakstatussen vermeld.
Let op: De overzichten bevatten niet alle processtappen, maar uitsluitend de stappen met wettelijk verplichte communicatie. Informatie over de volledige processen vindt u op de pagina Korte en uitgebreide voorbereidingsprocedure (iplo.nl).
Wat: inhoud communicatie
In de overzichten ziet u per processtap wat u moet communiceren.
Hier keert vaak de trits ‘bekendmaken, mededelen en kennisgeven’ terug. Dit zijn de juridische termen voor het communiceren van een besluit, waarbij de doelgroep verschilt:
- Bekendmaken: is gericht op de initiatiefnemer (oftewel: degene voor wie het besluit geldt)
- Mededelen: is gericht op ‘derden-belanghebbenden’, zoals indieners van zienswijzen en externe wettelijke adviseurs wiens advies niet wordt overgenomen
- Kennisgeven: is gericht op het bredere publiek
In de overzichten staat alleen de wettelijk verplichte communicatie. Voor betere dienstverlening kunt u ervoor kiezen om vaker te communiceren. Dit is optioneel en niet opgenomen in dit overzicht.
In uw communicatie kunt u gebruikmaken van standaardbrieven. Voor het opstellen van uw brieven kunt u zich onder meer laten inspireren door de voorbeeldbrieven van regio IJsselland.
Waarom: wettelijke grondslagen
De grondslagen voor de verplichte communicatie bij vergunningverlening, meldingen en informatieplichten zijn te vinden in 3 wetten:
- Omgevingswet (Ow)
- Algemene wet bestuursrecht (Awb). Let op: Als gevolg van de Wmebv (zie hieronder) wijzigt de Awb (inwerkingtreding 1 januari 2026). Het gaat met name om wijzigingen in afdeling 2.3 Verkeer langs elektronische weg. Waar we in de overzichten verwijzen naar artikelen uit de Awb, doelen we op de nieuwe nummering en inhoud.
- Bekendmakingswet
Daarnaast zijn er 2 wetten die zorg(d)en voor wijzigingen in bovengenoemde wetten:
- Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). De Wmebv wijzigt de Awb (inwerkingtreding 1 januari 2026). De Wmebv zegt iets over het elektronisch verkeer, niet over fysieke post.
- Wet elektronische publicaties (Wep). De Wep heeft per 1 juli 2021 met name de Bekendmakingswet gewijzigd.
Uit de Wet open overheid (Woo) komen geen extra verplichtingen voor de hier beschreven processen. U moet alleen zorgen dat bepaalde documenten beschikbaar zijn, zodat ze opgevraagd kunnen worden en (op termijn) bepaalde documenten actief openbaar maken.
Wat is nieuw?
Ten opzichte van de Wabo, de huidige Awb en de Bekendmakingswet resulteert de Omgevingswet niet in grote wijzigingen in de communicatieverplichtingen. Toch zijn er her en der wel wat aanscherpingen. Dit heeft de volgende oorzaken:
- De Omgevingswet regelt enkele communicatieverplichtingen anders dan de Wabo
- Het Omgevingsloket (DSO) werkt anders dan het Omgevingsloket Online (OLO)
- Wijzigingen in de Awb als gevolg van de Wmebv (inwerkingtreding 1 januari 2026)
- Wijzigingen in de Bekendmakingswet als gevolg van de Wep (per 1 juli 2021)
Hoe: communicatiemiddel
In de overzichten ziet u bij elk communicatiemoment welke communicatiemiddelen u kunt gebruiken. Het kan gaan om:
- Berichtenbox van MijnOverheid.nl of de ‘Berichtenbox voor bedrijven’
- Post
- DROP/Officielebekendmakingen.nl
- Gemeenteblad
De aanvrager geeft in het Omgevingsloket aan of hij de communicatie van het bevoegd gezag digitaal of schriftelijk wenst te ontvangen. Als de keuze ‘digitaal’ is, dan communiceert u via een berichtenbox of per e-mail.
Wat: in het geval van een gemachtigde?
Het optreden van een gemachtigde heeft tot gevolg dat het contact met de belanghebbende (de initiatiefnemer) in principe via de gemachtigde loopt. De beslissing op de aanvraag om een vergunning moet dus in elk geval naar de gemachtigde worden gestuurd. Door het besluit naar de gemachtigde te sturen wordt het besluit op de voorgeschreven wijze bekendgemaakt.