Communicatie Omgevingswet en Wkb

dinsdag 30 augustus 2022

Waar gaat het om?

In het proces van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) communiceren gemeenten en omgevingsdiensten op diverse momenten richting initiatiefnemers, belanghebbenden of het bredere publiek. De gemeente bevestigt bijvoorbeeld de goede ontvangst van een vergunningaanvraag. Of ze informeert de aanvrager dat de vergunning verleend is. Veel van deze communicatiemomenten zijn wettelijk verplicht. Zie hier voor een overzicht van alle wettelijk verplichte communicatiemomenten

Voor deze communicatie maken vergunningverleners gebruik van standaardbrieven. Gemeenten moeten hun bestaande standaardbrieven aanpassen aan de regels van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb). Veel gemeenten maken van de gelegenheid gebruik om de brieven tegelijk beter leesbaar te maken. Het gaat dan om de begrijpelijkheid en de tone of voice. De informatie kan behoorlijk ingewikkeld zijn.

Per gemeente kan het gaan om vele tientallen tot wel 100 brieven. De gemeente Leidschendam-Voorburg en regio IJsselland maakten een inventarisatie van VTH-standaardbrieven (xlsx, 15 kB).

Rol van de communicatieadviseur

Bij het opstellen van de standaardbrieven zijn vaak verschillende experts betrokken, van vergunningverleners tot juristen. De rol van de communicatieadviseur in dit team kan zijn:

  1. Meedenken en -werken aan de begrijpelijkheid en de tone of voice van de brieven. Ook de inzet van een tekstschrijver is het overwegen waard.
  2. Initiëren en organiseren van een usertest van brieven door een gebruikerspanel
  3. Interne communicatie over de totstandkoming en het gebruik van de brieven
  4. Zorgen voor/bijdragen aan samenhang en consistentie op verschillende vlakken:
    • Zorgen voor samenhang met andere uitingen rond vergunningverlening, toezicht & handhaving, zoals de website, formulieren en brochures. Een volgende stap kan zijn om ook individuele e-mailberichten zoveel mogelijk consistent te maken.
    • Zorgen voor samenhang met de dienstverlening. Denk aan de beantwoording van vragen van initiatiefnemers door het KCC, een loket Bouwen & Wonen of een VTH-loket.
    • Zorgen voor samenhang in de regio. Andere gemeenten en ketenpartners in de regio versturen ook brieven over vergunningverlening, toezicht en handhaving. Vooral professionele initiatiefnemers hebben vaak te maken met meerdere bevoegde gezagen en uitvoeringsdiensten. Het is belangrijk dat deze communicatie op elkaar afgestemd is. Niet alleen op inhoud en proces, maar ook in terminologie, opzet en taalniveau.

Tips, tools en hulp

Het schrijven van goede brieven is niet gemakkelijk en vergt veel tijd. De VNG heeft een aantal tips op een rij gezet om gemeenten te helpen met juridisch correcte én leesbare standaardbrieven voor VTH onder de Omgevingswet. Bekijk de tips & tricks voor VTH-standaardbrieven (pdf, 104 kB).

Een meer algemene bron met veel praktische hulp voor duidelijke overheidscommunicatie is de website van Gebruiker Centraal. Hier vindt u onder meer:

In het project Duidelijke overheidscommunicatie werkt de VNG aan modelteksten voor gemeenten, een handleiding en een community over duidelijke overheidscommunicatie. Kijk voor meer informatie en contactgegevens op de webpagina van het project Duidelijke overheidscommunicatie.

Voorbeelden

In regio IJsselland werken 9 gemeenten, de omgevingsdienst en de Veiligheidsregio samen aan de vernieuwing van de VTH-standaardbrieven. Zij stellen hun brieven beschikbaar via de website van de VNG. U kunt deze brieven als voorbeeld en inspiratiebron gebruiken om de brieven van uw eigen gemeente of omgevingsdienst aan te passen aan de Omgevingswet. Bekijk de VTH-standaardbrieven van regio IJsselland.

Meer informatie over de totstandkoming en het gebruik van de standaardbrieven in regio IJsselland:

Andere voorbeelden van VTH-brieven