In een omgevingsoverleg kunnen initiatiefnemers hun plan bespreken met het bevoegd gezag, vóórdat zij een aanvraag indienen. Gemeenten kiezen zelf of, hoe en in welke fase zij een bepaalde vorm van omgevingsoverleg willen aanbieden. Daarbij kan de gemeente gebruikmaken van de optie ‘omgevingsoverleg’ in het Omgevingsloket. Dit stappenplan helpt u om in 5 stappen de belangrijkste keuzes te maken.
Dienstverlening
Omgevingsoverleg kan een belangrijke rol spelen in de dienstverlening van de gemeente aan burgers en bedrijven. We raden gemeenten aan om vóór de inwerkingtreding van de Omgevingswet te besluiten of en hoe zij omgevingsoverleg willen inrichten en de keuzes te implementeren.
Kiest u ervoor om omgevingsoverleg aan te bieden? Dan kunt u het stappenplan gebruiken bij het maken van de belangrijkste keuzes. Denk bij elke stap na over wat dit betekent voor de informatie op uw website en eventuele dienstverlening door bijvoorbeeld de omgevingsdienst.
Het omgevingsoverleg kan in verschillende overlegvormen plaatsvinden, afhankelijk van hoe de gemeente dit zelf wil inrichten of wil noemen in haar communicatie. Bevoegde gezagen zijn dus vrij keuzes te maken welke vormen van omgevingsoverleg ze bieden. Let wel: in het Omgevingsloket en het DSO-LV wordt altijd de term ‘omgevingsoverleg’ gebruikt.
Bij gemeenten zien we verschillende varianten van een formeel omgevingsoverleg. Voorbeelden:
- Principeoverleg: de initiatiefnemer heeft een concept aanvraag gereed, maar wil hier over afstemmen en de concept aanvraag laten beoordelen en/of bespreken.
- Vooroverleg: de initiatiefnemer heeft een plan dat hij graag wil bespreken met de gemeente en eventuele adviespartijen.
- Intake- of omgevingstafel: de initiatiefnemer heeft complexere plannen en de gemeente schat in dat de doorlooptijd van de aanvraag snel op kan lopen. Voordat de aanvraag formeel wordt ingediend wil de gemeente inzichten en adviezen van aanvrager en adviespartijen verzamelen. Zij wil de indiener ook uitslag geven over de haalbaarheid van het verzoek.
U kunt ook kiezen voor een meer informele benadering. Bijvoorbeeld met een inloopspreekuur. Dan hoeven initiatiefnemers niet via het Omgevingsloket, maar spreekt u hen eerst even zelf.
Bij het bepalen van de vorm speelt mee welke initiatiefnemers en initiatieven er zoal bij u binnenkomen. En hoe u een initiatiefnemer wilt begeleiden om te komen tot een volledige aanvraag. Veel gemeenten kiezen er voor om hier ruimhartig in te zijn. Dit kan helpen om de initiatiefnemer snel duidelijkheid te geven en snel tot een volledige aanvraag te komen, met de juiste stukken. Ook geeft het de mogelijkheid om vooraf intern af te stemmen over het initiatief, zodat bij het behandelen van een aanvraag de termijnen gehaald worden.
Definitie in de legesverordening
Heft u leges voor een vorm van omgevingsoverleg? Dan moet u in de legesverordening de vorm van het omgevingsoverleg definiëren.
In de vorige stap is stilgestaan bij welke vormen u wilt instellen. Als bevoegd gezag kunt u het aanvragen van een omgevingsoverleg door een initiatiefnemer op de volgende manieren faciliteren:
- Alle vormen van overleg verlopen via het Omgevingsloket: het indienen van een aanvraag voor omgevingsoverleg kan enkel via het loket met de ‘optie’ Omgevingsoverleg.
- Combinatie van gemeentelijke kanalen en Omgevingsloket: zowel via het Omgevingsloket als via bijvoorbeeld een gemeentelijk webformulier is een omgevingsoverleg aan te vragen.
- Alleen gemeentelijke kanalen: het omgevingsoverleg kan via de gemeentelijke kanalen worden aangevraagd.
Bij het afwegen en/of stimuleren van initiatiefnemers om via het Omgevingsloket omgevingsoverleg al dan niet aan te vragen, is het ook van belang dat helder is op welke manier eventueel stukken worden gedeeld met ketenpartners. Immers, de stukken kunnen alleen in de samenwerkingsfunctionaliteit van het DSO-LV worden gedeeld als de aanvraag voor omgevingsoverleg via het Omgevingsloket is gedaan.
Als een gemeente het omgevingsoverleg via het Omgevingsloket wil laten verlopen, kan de gemeente vervolgens kiezen of ze het omgevingsoverleg aan wil bieden voor bijvoorbeeld alle activiteiten of voor een selectie van activiteiten. U kunt ook kiezen om het omgevingsoverleg voor alle toestemmingen (vergunningen, meldingen, informatieplichten) aan te bieden, of bijvoorbeeld alleen voor vergunningen.
Zo kan dus bijvoorbeeld ingesteld worden dat alleen voor omgevingsvergunningaanvragen (en dus niet bij meldingen en informatieplichten) omgevingsoverleg kan worden aangevraagd, of alleen bij milieubelastende- of bouwactiviteiten. Gemeenten hebben hierin vooraf keuzes te maken.
Als u geen keuze maakt en geen wijzigingen aanbrengt in het loket, zal het omgevingsoverleg voor alle activiteiten uit staan. Initiatiefnemers kunnen dan geen omgevingsoverleg aanvragen via het Omgevingsloket.
Kijk voor meer informatie op Omgevingsoverleg in het Omgevingsloket (iplo.nl).
Heeft u een behandeldienst ingesteld?
Als u een behandeldienst heeft ingesteld voor bepaalde activiteiten, stem met de behandeldienst af of en hoe voor die activiteiten wordt omgegaan met het instellen van omgevingsoverleg. Stem ook met de behandeldienst af hoe de behandeldienst hierover communiceert op de gemeentelijke website en op de website van de behandeldienst. Mogelijk dat regionale afstemming hierover noodzakelijk is.
Heeft u in stap 2 gekozen voor het Omgevingsloket als startpunt of een van de mogelijke startpunten? Dan moet u het omgevingsoverleg instellen in het DSO-LV. Dit kan op twee manieren:
- Als bevoegd gezag kunt u het omgevingsoverleg zelf instellen in het DSO-LV. Dit doet u met eigen software.
- In de implementatiefase kan het programma Aan de slag met de Omgevingswet dit ook voor u uitvoeren. Zie hiervoor de pagina Omgevingsoverleg in het Omgevingsloket op de website van het Informatiepunt Leefomgeving.
Beproeven
Regel het omgevingsoverleg vervolgens in op uw software en beproef het. Hiervoor kunt u bijvoorbeeld gebruikmaken van het zaaktype ‘verkennen en begeleiden initiatief’. Bij de VTH Inregeltest hebben we testpakketjes klaar staan waar u dit mee kunt beproeven. In de pre-omgeving hebben we voor 1 activiteit (Afwijken van regels in het omgevingsplan - Aanvraag vergunning (Gemeente)) wel het omgevingsoverleg aan staan, zodat u kunt zien hoe dit werkt.
Let op: als u gebruikmaakt van de instelservice van het programma Aan de slag dan vindt het instellen voor andere activiteiten plaats op de productieomgeving.
In het Omgevingsloket wordt de initiatiefnemer in een van de beginschermen gewezen op het omgevingsoverleg. Vervolgens kan de initiatiefnemer pas ná het invullen van de aanvraagformulieren aangeven of hij een aanvraag wil doen of dat hij een omgevingsoverleg wil aanvragen.
Veel gemeenten geven aan dat ze initiatiefnemers al in een eerder stadium willen informeren en motiveren om omgevingsoverleg aan te vragen. Dit kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld:
- De gemeente kan het belang van het omgevingsoverleg benadrukken op de eigen website en in de communicatie met de initiatiefnemers.
- De gemeente (of ander bevoegd gezag van die regels) kan in het Omgevingsloket bij de vergunningcheck en/of vergunningaanvraag extra vragen en informatie opnemen over het omgevingsoverleg. Zo kan het omgevingsoverleg vroegtijdig onder de aandacht worden gebracht.
Extra vraag bij de vergunningcheck:
- In de vergunningcheck voegt u de vraag toe of al een omgevingsoverleg heeft plaatsgevonden.
- Als de conclusie van de check is dat voor de gevraagde activiteit een vergunningplicht geldt, dan ontvangt de initiatiefnemer ook informatie over het nut en de mogelijkheid om een omgevingsoverleg aan te vragen. Hierbij verwijst u door naar het aanvraagformulier.
Extra vraag bij de vergunningaanvraag:
- Op het aanvraagformulier voegt u als eerste vraag toe of er een omgevingsoverleg heeft plaatsgevonden.
- Zo ja, dan kan ook het kenmerk van dat omgevingsoverleg worden ingevuld.
- Naast de vraag geeft u meteen aan de start van het formulier duidelijk aan dat de indiener na het invullen van het formulier kan kiezen voor het aanvragen van omgevingsoverleg of voor direct indienen van de aanvraag.
Hoe instellen?
U kunt de extra vragen of informatie toevoegen met behulp van de toepasbare regels. Dit kan alleen voor de eigen regels van de gemeente en moet per activiteit worden ingesteld.