De volledige keten doorlopen en kijken of alles functioneel werkt. Dat was het idee van de eerste reeks testen. Later gingen we aan de slag met meer realistische inhoud. Wat hebben we ervan geleerd? Het is zacht uitgedrukt een flinke kluit waar we tegenaan lopen; de les is dat het aanpoten wordt. Zowel in onze eigen organisatie, bij de software leveranciers als bij de ontwikkelaars van de landelijke voorzieningen.

We begonnen met het publiceren van omgevingsplanregels in de Landelijke Voorziening Bekendmaken en Beschikbaarstellen (LVBB) samen met de key users, zoals de planjurist en de beleidsmedewerkers. Dit liep in eerste instantie, met een kleine set regels, gesmeerd. Later, toen we probeerden een omgevingsvisie en een wijziging op het omgevingsplan door te voeren (middels intrekken), ervaarden we verschillende problemen tussen de plansoftware en de landelijke voorzieningen. De plansoftware gaf een foutmelding bij een poging de visie te publiceren, waarna de visie toch zichtbaar werd in de Regels op de kaart viewer. Een andere publicatie was zichtbaar in de Regels op de kaart viewer zonder dat het in de LVBB leek te staan. Als laatst toonde de plansoftware een verkeerde status (in behandeling) van een afgeronde, succesvolle publicatie.  

We kwamen er ook achter dat je niet zomaar eventjes een gebied kunt koppelen aan een activiteit of een regel. Het annoteren moet heel precies gebeuren, per regel  moet bijna elke annotatiemogelijkheid in de STOP TPOD-standaard worden gebruikt om de raadpleger in het DSO goed te kunnen bedienen. In de eerste werkplaats beproefden we verder het werken met toepasbare regels. Daarvan hebben we geleerd dat we in onze gemeente eigenlijk een nieuwe functionaris nodig hebben: een regelanalist die juridische teksten kan vertalen naar vragenbomen. Dit vraagt een bepaalde manier van logisch denken die niet iedereen is gegeven. Het werken met de toepasbare regelsoftware ging op zich goed. Dat geldt ook voor het vergunningverleningsproces in de VTH-software. Ook de samenwerkingsfunctionaliteit hebben we getest. Het doorverwijzen van een adviesaanvraag naar een buurgemeente ging vlekkeloos, evenals een adviesaanvraag bij onze ketenpartner, de omgevingsdienst DCMR. We kwamen er wel achter dat sommige dingen niet erg gebruiksvriendelijk zijn, het invulscherm voor tekst was bijvoorbeeld veel te klein. En je kunt niet zien welke functionaris bij de geadresseerde ketenpartner met je melding aan de slag gaat. Daar moet nog het nodige gebeuren.

Na de eerste reeks gingen we dit voorjaar verder met het testen van het proces voor het verkennen en begeleiden van een complex initiatief. Collega’s hadden hier veel vragen over. We kwamen erachter dat de kennis over dit werkproces nog niet breed in de organisatie is gedeeld. Het is belangrijk dat een grotere groep weet hoe het werkt. Wat ook aandacht vraagt is de koppeling tussen de LVBB en DROP, de voorziening voor het publiceren van decentrale regels. Nu moet dit allemaal nog handmatig gebeuren, in de toekomst wordt dit geautomatiseerd. Ook kwam aan het licht dat het nog niet mogelijk is om vergunningen in afwijking van het omgevingsplan te publiceren in de LVBB, terwijl dit voor afwijkvergunningen wel verplicht is.

Onze tweede Werkplaats DSO-keten is nog niet afgerond omdat er veel bevindingen zijn waar we iets mee moeten: in totaal 65 bevindingen, waarvan er 9 blokkerend zijn voor het proces. Er valt dus nog heel wat te ‘poetsen’. En ook te oefenen voor de collega’s in de organisatie, vaak komt het er niet van omdat het gewone werk ook doorgaat. Maar we zien dat het heel hard nodig is; je wilt niet meemaken dat de gemeente straks dwangsommen krijgt door het overschrijden van de behandeltermijnen. De Werkplaats DSO-keten was een leerzame wake-up call. Een aanrader voor elke gemeente.

Satyan Ramlal en Bryan Simonis zijn beiden functioneel applicatiebeheerder bij de gemeente Nissewaard