De VNG ontving vragen van leveranciers van plansoftware over wat gearchiveerd zou moeten worden over het opstellen van wijzigingsbesluiten over het omgevingsplan. Reden voor het maken van de notitie 'Archiveren vanuit plansoftware'.

Archivering geldt niet alleen voor wijzigingsbesluiten over het omgevingsplan, maar voor omgevingsdocumenten in het algemeen. Dus ook voor bv. omgevingsvisie, voorbereidingsbesluit en omgevingsprogramma. En ook voor een instellingstraject.

De Handreiking duurzame toegankelijkheid in de informatieketens van de Omgevingswet (zie hoofdstuk 4 Gebruikte literatuur) behandelt breed de archivering in het kader van de Omgevingswet.

In deze notitie 'Archiveren vanuit de plansoftware' passen we deze handreiking toe om de archiveringsplicht voor wijzigingsbesluiten op het omgevingsplan nader uit te werken. We bouwen dit als volgt op:

• We beginnen met definities van duurzame toegankelijkheid en archiveren.
• Vervolgens noemen we de gebruikte literatuur.
• Daarna bakenen we het onderwerp af door het begrip zaak en zaakdossier te introduceren.
• Vervolgens beschrijven we het proces dat doorlopen wordt van het begin van een wijzigingstraject tot het onherroepelijk worden van het wijzigingsbesluit en wat daarbij aan informatie ontstaat die in het dossier moet worden opgeslagen.
• Daarna beschrijven we specifiek wat vanuit de plansoftware gearchiveerd zou moeten worden.
• We sluiten af met conclusie en slotopmerkingen.