Op basis van ervaringen uit werkplaatsen en IKT testen hebben we de volgende tips voor u verzameld:  

Tip 1: Bekijk de video 

Om een vliegende start te maken is deze video beschikbaar waarin de totale keten wordt doorlopen. We raden aan deze video aan alle betrokken medewerkers te laten zien. 

Tip 2: Leer van andere gemeenten 

Verschillende gemeenten hebben al ervaringen opgedaan met het oefenen met de DSO-keten, en hun bevindingen gedeeld. Deze bevindingen kunnen nuttig zijn bij het voorbereiden van een test en het doorlopen van de DSO-keten. Ook is op het VNG Forum de groep "Digitaal Stelsel Omgevingswet" beschikbaar, waarin bevindingen kunnen worden gedeeld en vragen kunnen worden gesteld aan experts en andere gemeenten. Heeft u nog geen toegang tot dit Forum? Meld u dan aan via deze link. 

Tip 3: Zorg dat de gemeentelijke software gereed is 

Voordat u een succesvolle test van de DSO-keten kan uitvoeren, is het vereist dat de lokale software is aangesloten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) en dat de koppelingen zijn getest. Dit is nodig om: 

• besluiten en wijzigingen van omgevingsdocumenten te publiceren; 

• toepasbare regels aan te leveren; 

• aanvragen en meldingen te ontvangen; 

• samen te werken aan aanvragen.  

Meer informatie over aansluiten op het DSO is hier te vinden (IPLO) Ook is het handig om de softwareleveranciers bij de test te betrekken (door ze tijdig te informeren), zodat zij waar nodig ondersteuning kunnen bieden. 

Tip 4: Stel een multidisciplinair team samen 

Het testen van de DSO-keten doet u met een multidisciplinair team. Zorg dat de teamleden de tijd hebben om een test op te starten en uit te voeren. Ga hierbij uit van minimaal twee uur per week per medewerker. Per onderdeel in de keten is inhoudelijke en technische kennis nodig.  
 
De volgende rollen zijn nodig, hierbij kan één medewerker één of meerdere rollen op zich nemen: 

1. Deskundige omgevingsplan (planjurist) 

2. Functioneel beheerder juridische plannen 
3. Specialist toepasbare regels 
4. Functioneel beheerder toepasbare regels 
5. Medewerker vergunningverlening 
6. Functioneel beheerder vergunningverlening 
7. Medewerker uit de Ruimtelijke Ordening 

8. Aanjager: iemand die de vaart erin houdt, kritische vragen stelt en overzicht heeft over de totale keten, zoals een proces coördinator of een projectleider. 

Laat daarnaast een communicatiemedewerker aansluiten voor het delen van resultaten uit de test in de organisatie en eventueel ook buiten de organisatie. Ook kunt u contact opnemen met een partner in de regio om hen aan te laten sluiten in de test In stap 10 en 11 vindt er interactie plaats met een andere organisatie. Denk bijvoorbeeld aan een buurgemeente, de omgevingsdienst, de veiligheidsregio of de provincie. 

Tip 5: Maak een planning 

• Plan een periode voor het testen van de DSO-keten en bepaal de manier van werken. In een DSO-keten test doorloopt u in 3 weken 3 iteraties, hierover is meer te vinden in Hoofdstuk 3. Let bij het inplannen van de sessies op de synchronisatietijd: nadat het plan in stap 3 is gepubliceerd wordt deze de dag erna in de ochtend gepubliceerd in de landelijke voorziening (LVBB). Dus voordat u stap 4 en de hiernavolgende stappen kan doorlopen moet u tot de volgende dag wachten. In het begin van de middag verschijnt de wijziging in DSO-LV Regels op de kaart en is het mogelijk om stap 4b uit te voeren.  
• Bepaal hoe u gaat samenwerken in de test. De exacte samenwerkingsvorm kan per test verschillen. De volgende onderdelen worden aanbevolen: 
• Bespreken met leveranciers: Neem minimaal twee weken voor de start van de test contact op met de leveranciers van de plan-, toepasbare regel en vergunningssoftware. Bespreek met hen: 

1. De gereedheid van de software 

2. De ondersteuning die de leveranciers kunnen bieden in het doorlopen van de keten.  

3. De afstemmingsmomenten en verwachtingen. 

• Kick-off: Plan in de week voor de start van de test een kick-off sessie. Bij de kick-off zijn alle deelnemers in de test aanwezig. In deze sessie bespreekt u: 

1. Het doel van de test. 
2. De planning en de manier van samenwerken en communiceren.  
3. De content van de eerste iteratie. 
   
   Terugkerende gezamenlijke sessies: plan aan het begin van elke week, op een vast moment, een gezamenlijke sessie in om als team te werken. In deze gezamenlijke sessie komen de volgende onderdelen aan bod:
   1. Welke acties er de afgelopen week zijn uitgevoerd. 
   2. De content voor de komende week. 
   3. Welke acties er de komende week worden uitgevoerd en door wie.  
4. Optioneel: voer de eerste acties van deze week uit. 

Het is mogelijk om meerdere gezamenlijke sessies in één week te plannen. Let hierbij op de synchronisatietijd. 

Dagelijkse communicatie: Een dagelijkse stand-up helpt om iedereen op de hoogte te houden van de lopende acties en de voortgang. Zorg voor een vaste werkmap waar alle documenten van de test in worden opgeslagen. 

Tip 6: Bekijken plan op overheid.nl 

Om stap 4a uit te voeren (bekijken van plan via Overheid.nl) moet het IP-adres bekend zijn bij de Landelijke Voorziening Bekendmaken en Beschikbaar stellen (LVBB). Stuur daarom een mail naar lvbb.dso@koop.overheid.nl.

Voorbeeldmail: 

Wij (<< Naam gemeente >> ) starten een test DSO-keten. Daarom willen wij op de whitelist van de LVBB komen te staan. Het IP-adres dat toegang moet krijgen is van << Vul naam in >>, het IP-adres is: << IP-adres >>. 
Het IP-adres kan worden achterhaald via https://www.whatsmyip.org/. 
 

Tip 7: Start met oefenen en deel uw bevindingen 

Door de bevindingen te registreren legt u successen vast en ontstaat er een overzicht van taken/werkzaamheden die nog moeten gebeuren om de DSO-keten werkend te krijgen. Deel uw eigen bevindingen via het VNG-forum. Uw ervaringen helpen ook andere gemeenten om de keten sluitend te krijgen! 

Indien er gedurende de test een bevinding wordt gedaan over de landelijke voorzieningen kan deze worden gemeld via het online meldingen registratieformulier. Gebruik dit formulier wanneer u tegen technische problemen aanloopt in de landelijke voorzieningen, of als u een wijzigingsverzoek wilt indienen. Klik hier voor het online meldingen registratieformulier van het IPLO. 

Tip 8: Begin klein, werk iteratief

Wij adviseren om de DSO-keten in drie iteraties te doorlopen. Houd hierbij de eerste iteratie zo simpel mogelijk en voeg daarna meer complexiteit toe. Dit kan door eerst met zeer eenvoudige content (eenvoudig omgevingsplan en beperkte set aan toepasbare regels) te werken en vervolgens deze content uit te breiden. Met het uitbreiden van de content kunnen complexere handelingen worden getest. Maak hierbij eventueel gebruik van de bruidsschat of staalkaarten. Hieronder wordt een voorbeeld gegeven van de praktische invulling van de drie iteraties.  

Voor de DSO-keten test is het in eerste instantie niet noodzakelijk dat de informatie die wordt gepubliceerd ook juridisch klopt. We werken in iteraties waarbij de gemeente iedere iteratie de content (juridisch en toepasbare regels) een stukje complexer maakt. Na afronding van een test heeft de gemeente de gehele DSO-keten doorlopen. Hierna kan de gemeente het omgevingsplan gaan vullen en bijbehorende toepasbare regels maken. 

Eerste iteratie: Kies een activiteit voor het omgevingsplan en voeg een stukje tekst toe met één of twee werkingsgebieden. Of indien de plansoftware nog niet werkt, start met een activiteit uit de bruidsschat. Op basis van de juridische regels worden enkele toepasbare regels gemaakt, waarmee een vergunningscheck en een eenvoudige vergunningaanvraag kan worden doorlopen en door de gemeente kan worden ontvangen in het VTH-systeem. Als dit werkt en de keten daarmee voor de eerste keer “gesloten” is, kan een nieuwe iteratie worden gestart. 

Tweede iteratie: Neem de ervaringen uit de eerste iteratie mee en creëer op basis daarvan wat ingewikkeldere content. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een staalkaart, zoals de ‘bestaande woonwijk’. Deze staalkaart geeft voorbeeldregels over de bestaande woonwijk die in het omgevingsplan kunnen worden opgenomen. Beproef daarna diverse soorten aanvragen in het loket en kijk naar de interactie tussen het DSO- LV omgevingsloket en de gemeentelijke applicaties. 
 
Derde iteratie: Ga hier aan de slag met wijzigingen (mutaties) van het eerder gepubliceerde omgevingsplan. Hier kan ook de samenwerking met een stedenbouwkundig bureau of andere ketenpartners beproefd worden. Op basis van de gewijzigde juridische regels, publiceert de gemeente ook aangepaste toepasbare regels. Met deze nieuwe sets aan juridische en toepasbare regels, kan de gemeente andere vergunningaanvragen proberen. Ook kan de samenwerkingsvoorziening worden beproefd, waarbij samen met een omgevingsdienst of een andere partner in de keten een vergunning wordt beoordeeld. 

Tip 9: Gebruik van content 

Bij het testen van de DSO-keten ligt de focus op het onder de knie krijgen van de digitale keten. De content (denk aan: het omgevingsplan en toepasbare regels) die wordt gebruikt is ondersteunend hieraan. Het advies is daarom om bij het van de DSO-keten content te gebruik die relatief makkelijk voor handen is. Bijvoorbeeld content die al beschikbaar is bij de gemeente, of content die landelijk beschikbaar is, zoals de bruidsschat of de staalkaarten met bijbehorende toepasbare regels.  

Daarnaast kan er worden gekozen voor een topactiviteit met als voordeel dat dit de herkenbaarheid vergroot in de organisatie. Meer informatie over de topactiviteiten is terug te vinden op de website van de VNG onder Toepasbare regels. Hier wordt vervolgens verwezen met deze link naar de website van Aan de slag met de Omgevingswet.  Hier kunt u de kruismatrix downloaden wat een overzicht geeft van de topactiviteiten via het tabblad ‘Toepasbare regels Rijk’ onder kolom N. 

Tip 10: Informeer naar de status van de software 

Informeer bij uw softwareleverancier naar de status van de software. Welke functies zijn gereed en kunt u al in een test gebruiken? Welke functies kunt u op een later moment verwachten? VNG biedt hierbij ook een overzicht met de status van de DSO functies.