In het leertraject DSO professional Omgevingswet – een initiatief van VNG, IPO en Unie van Waterschappen – worden deelnemers gedurende 14 maanden in de volle breedte bijgespijkerd over de werking van het Digitale Stelsel en de Omgevingswet. En gaan ze tegelijkertijd heel hands on met de materie aan de slag. Onlangs, in blok 2 van het traject, hebben zeven interbestuurlijke teams onder begeleiding van groepscoaches binnen een periode van vijf maanden de geleerde theorie toepast in een concreet, zelfbedacht product. Dat idealiter niet alleen werkbaar en toepasbaar is binnen de eigen organisatie, maar ook breder ingezet kan worden.
We focussen deze keer op de datadashboards, gericht op analyse van de data uit het DSO. Drie afgevaardigden van het team erachter nemen ons mee: Arthur de Smidt (functioneel beheerder DSO Omgevingswet bij provincie Drenthe), Lisa Mosch (plantoetser bij gemeente Lansingerland) en groepscoach Martijn Snel (projectleider Omgevingswet en DSO expert). Hoe kwamen ze tot dit product en wat is de meerwaarde?
Licht in de duisternis en praktische handvatten
Voor De Smidt was het leertraject een verplicht onderdeel van de inwerkperiode van zijn kersverse functie. ‘Voor mij is alles nieuw, tot voor kort had ik zelfs nog nooit van het DSO gehoord. Dus ja, de meeste puzzelstukjes liggen in feite nog op zijn kop. Ik zie ze wel, maar wat erop staat en hoe ik ze moet koppelen is nog onduidelijk. Maar met dit leertraject komt er langzamerhand wat licht in de duisternis. En tegelijkertijd zie ik hierdoor natuurlijk ook beter wat ik allemaal nog níet weet.’ Fijne bonus vindt hij het netwerk dat hij opdoet. ‘Ik ben nieuw in overheidsland, dus het is ideaal om meteen collega-ambtenaren te leren kennen en een vrij uitgebreid beeld te krijgen van wat er allemaal speelt rondom de Omgevingswet. Dit maakt de drempel ook lager om iemand een berichtje te sturen als ik in mijn werk ergens op vastloop.’
Mosch had al meer kaas van de materie gegeten. Het leertraject helpt haar praktische invulling geven aan haar toekomstige werkzaamheden rondom de Omgevingswet. ‘In mijn organisatie was ik aan de VTH-kant, samen met een projectteam dat we hiervoor hadden ingehuurd, al veel bezig geweest met de implementatie van de Omgevingswet. Dit leertraject leek me daar een goede toevoeging op. Ik hoop te ontdekken wat nu verder mijn rol kan zijn.’ En vooralsnog komt ze genoeg tegen dat ze kan oppakken. ‘Binnen de gemeente Lansingerland is men relatief enthousiast over de nieuwe wet en de lijntjes zijn kort. Elke les of module neem ik wel kennis mee die ik meteen in de organisatie kan toepassen, mede dankzij de goede handvatten die het traject hiervoor biedt.’
Méér doen met DSO-data
Wat betreft het product dat in blok twee gemaakt moest worden, had de groep van Mosch en De Smidt eerder te veel ideeën, dan te weinig. Al deze hersenspinsels zijn gehoord.
Groepscoach Snel verduidelijkt: ‘We startten met een soort freak middag waarin iedereen de wildste ideeën mocht spuien. Zo kon iedereen alles uit zijn hoofd halen en op tafel leggen, al het enthousiasme delen, en vervolgens maakten we een keuze.’ Het product van de groep richt zich op het analyseren van de data die uit het DSO en gemeentelijke systemen naar voren komt. Welke inzichten levert dit op en hoe kun je hiermee je werk(processen) verbeteren? ‘Je moet het ook niet zien als één product; de groep levert verschillende dashboards op’, vervolgt Snel. ‘Hier komen inzichten uit voort, zoals welk type aanvragen blijft liggen, of met welk type aanvragen gaat vaak iets mis bij het indienen. Dit soort kennis kan heel nuttig zijn in je dagelijkse werk. Als je bijvoorbeeld bij een provincie werkt en je merkt dat bepaalde aanvragen jou niet, of verkeerd, bereiken, dan is het prettig als je inzichtelijk hebt waar het misgaat. Zodat je dit vervolgens recht kunt (laten) zetten.’‘We maken de data visueel met behulp van Power BI’, vertelt Mosch. ‘Dit is een programma van Microsoft waarmee we overzichtelijke dashboards met allerlei informatie kunnen creëren.’ De Smidt is de techneut van de groep en heeft veel instructievideo’s en voorbeeldrapportages gemaakt. Hiermee worden gebruikers op weg te geholpen en krijgen ze een beeld van wat ze allemaal kunnen met de data die uit het DSO komt. ‘Hier geven we echt heel concreet antwoord op. En dit wordt gewaardeerd. We hebben ons product inmiddels gepresenteerd aan alle deelnemers van blok één en twee van het leertraject, er is interesse vanuit het programma Aan de slag en op termijn presenteren we de boel aan de VNG.’ Snel vervolgt niet zonder trots: ‘De VNG heeft een netwerksessie georganiseerd met de resultaten en ideeën van deze projectgroep. Supergaaf voor hen dat hun werk zo voor het voetlicht wordt gebracht. En ik moet zeggen dat ik hun input ook gebruik in mijn eigen werk. Ik houd me namelijk bij Aan de slag bezig met monitoring – wat gaat goed in de regio’s, wat niet – en de analyses van de groep maken dit beter inzichtelijk.’
‘De VNG gaat een netwerksessie doen met de resultaten en ideeën van deze projectgroep; supergaaf voor hen dat hun werk zo voor het voetlicht wordt gebracht.’
Kleine moeite, groot plezier
Elke organisatie kan de dashboards naar eigen smaak inrichten. Mosch: ‘Wij hebben voorbeelden gemaakt, bepaalde templates waarin organisatie hun eigen data kunnen uploaden. Maar ze kunnen ook zelf hun filters kiezen. Bij dit alles helpen onze instructievideo’s gebruikers op weg.’ Waarbij ze benadrukt dat ze ‘nog wel aan het begin staan’ en het zaak is meer aandacht voor het product te krijgen. ‘Zodat we verder kunnen ontwikkelen en steeds beter helder krijgen wat we met de data-analyses kunnen en waar behoefte aan is.’ Al in de productiefase leidde het werk van de groep tot verbeteringen waar gemeenten direct de vruchten van plukken. Mosch: ‘Voorheen was het bijvoorbeeld niet mogelijk om de precieze locaties van bouwmeldingen en vergunningsaanvragen in het VTH-zaaksysteem te zien. Omdat wij dit wel wilden kunnen tonen op een kaart, hebben we geometrieën laten toevoegen aan de DSO-data. Waarmee de data dus ook direct verrijkt werd voor overheden.’ ‘En dit zijn geen verbeteringen die direct tienduizenden euro’s kosten, he’, gaat De Smidt verder. ‘Het zijn kleine dingen die snel geregeld kunnen worden, maar tegelijkertijd heel helpend kunnen zijn voor bevoegd gezagen. Zijn er bijvoorbeeld ergens plotseling opvallend veel bouwaanvragen, of juist sloopmeldingen? Dit geeft direct meer inzicht in wat er op een bepaalde plek speelt en kan handige informatie zijn bij het toekennen, of afwijzen, van een vergunning.’
‘Zijn er ergens plotseling opvallend veel bouwaanvragen, of juist sloopmeldingen? Dit geeft direct meer inzicht in wat er op een bepaalde plek speelt en kan handige informatie zijn bij het toekennen, of afwijzen, van een vergunning.’
Heel concreet product dankzij een multidisciplinaire groep
In de werkgroep van Mosch en De Smidt waren alle overheidslagen vertegenwoordigd. Een multidisciplinair gezelschap dat het product ten goede kwam. Mosch legt uit: ‘Twee groepsleden werken bij gemeenten, twee bij een provincie, twee bij een omgevingsdienst en één bij het waterschap. Dit gaf een interessante wisselwerking en de samenwerking had niet beter kunnen gaan. Er waren een paar technisch heel slimme mensen bij, anderen wisten bijvoorbeeld weer veel van VTH. En omgevingsdiensten kijken goed of de werkafspraken met gemeenten duidelijk genoeg zijn en gemeenten focussen weer meer op hoe de dienstverlening verbeterd kan worden. Dankzij al deze achtergronden en perspectieven konden we een heel compleet beeld schetsen van eisen en behoeften aan de voor- en achterkant. Dus niet alleen welke data is er en wat kunnen we er uithalen, maar ook wat wíl men er graag uithalen.’ De Smidt beaamt dit – ‘we hebben nu een heel concreet product kunnen afleveren wat in een meer homogene groep wellicht veel technischer en theoretischer was geworden’ – en geeft ook een pluim aan de coaches: ‘Ze hebben heel goed de kaders van de opdracht bewaakt en echt toegevoegde waarde gehad. Mooi hoe organisch alles verliep, ondanks alle verschillende achtergronden van de groepsleden.’ Groepscoach Snel geeft aan ook ‘blij verrast’ te zijn over de leuke, diverse groep en de resultaten. Men vulde elkaar goed aan. ‘Al die verschillende bestuurslagen en de diversiteit in kennis en achtergrond vormden de kracht van deze groep. De één kon goed bouwen, de ander snapte goed welke data nodig was en waarom. Zo had Mosch weinig kennis van data, maar veel van het proces en voor De Smidt gold dit andersom. Zij hebben elkaar echt gevonden daarin. En doordat alle overheidslagen vertegenwoordigd waren, konden ze voor elke laag een case maken waar de betreffende laag behoefte aan had.’
Soms iets té ambitieus
Maar niet alles verliep direct zo soepel. Mosch vertelt: ‘We begonnen heel breed en vrij ambitieus. We wilden ons product ook echt onderdeel van de beleidscyclus laten worden, maar dat was helemaal niet mogelijk in de tijd die we beschikbaar hadden. We hebben meerdere keren opnieuw moeten focussen op wat we nu precies wilden en konden opleveren.’ De Smidt vervolgt: ‘We vlogen de boel eerst te hoogover aan, te abstract. We misten connectie met de realiteit. Wat hebben gebruikers er nu écht aan? Zo kwamen we uiteindelijk tot dit heel praktische hulpmiddel voor de enorme bak data die uit het DSO komt.’ De coaches – naast Snel had de groep een tweede coach: Ewald te Koppele, Business Liason Manager voor de waterschappen – kwamen soms met handreikingen en ideeën, maar lieten de groep vooral vrij. ‘Het voelt echt als ons product’, aldus Mosch. Snel vult aan:‘Ik werk zelf ook met Power BI, dus had affiniteit en ervaring met het onderwerp. Zo kan ik af en toe bijsturen, zonder zelf in te koppen. Mijn medecoach had minder gevoel voor de inhoud, maar zat weer meer op het proces. Zo vulden we elkaar goed aan. Maar de groep was in staat heel zelfstandig te werken. We waren wel bij alle overleggen aanwezig, maar hoefden er niet hard aan te trekken.’
‘Voor de integraliteit binnen je organisatie zou ik dit leertraject aanraden aan iedereen die iets met het DSO doet; je komt met zoveel rollen en bestuurslagen in aanraking en dat is super waardevol’
Vliegwiel-effect
Tot slot wil Snel kwijt dat hij niet alleen van zijn ‘eigen’ groep onder de indruk was, maar ook van de andere groepen. ‘De opdrachten werden niet gezien als puur een ‘vinkje’ bij de opleiding. Nee, elke groep keek echt naar de praktijk en behoeften in het land. En het fijne van een dergelijk traject is, dat je ook echt de ruimte krijgt én neemt om één dag in de week dedicated aan de slag te gaan met zo’n nieuw product. Iets dat je tijdens je normale werk moeilijk voor elkaar zou krijgen. Bovendien nemen de producten die binnen het traject ontwikkeld worden ook echt een vlucht door alle aandacht die ervoor is. Een vliegwiel-effect. De tijd die je investeert krijg je dus ook echt terug in heel goede resultaten.’ Mosch raadt, net als Snel, het traject ook zeer zeker aan: ‘Voor de integraliteit binnen je organisatie zou ik dit leertraject aanraden aan iedereen die iets met het DSO doet. Je komt met zoveel rollen en bestuurslagen in aanraking en dat is super waardevol.’ De Smidt sluit zich hierbij aan. ‘Het kan in het begin voelen alsof je een soort duizendpoot moet zijn, maar laat je niet gek maken. Met sommige onderwerpen zul je direct een klik hebben, andere zullen in eerste instantie klinken als een ver van je bed show. Uiteindelijk kom je erachter hoe alle onderwerpen samenhangen. Dus geef jezelf tijd.’