Gert-Jan Zandbergenis als digital innovator verbonden aan de verkenning van het gebruik van Microsoft Copilot binnen Breda. Gert-Jan: 'We onderzoeken hoe we onze medewerkers niet alleen efficiënter, maar ook leuker kunnen laten werken. Tegelijkertijd kijken we hoe de kwaliteit van onze dienstverlening en producten kan verbeteren.' De verwachting is ook dat het gebruik van AI niet alleen voordelen heeft voor de gemeente als organisatie, maar ook positief bijdraagt aan de positie van Breda als werkgever in een krappe arbeidsmarkt.

Van ChatGPT naar Copilot: veiligheid voorop

De pilot begon met het verkennen van AI-tools zoals ChatGPT, maar al snel werd gekozen voor Microsoft Copilot. 'Bij tools zoals ChatGPT bestaat in de gratis versie het risico dat informatie naar buiten lekt,' legt Gert-Jan uit. 'Microsoft Copilot daarentegen werkt volledig binnen onze eigen beveiligde omgeving, geïntegreerd met Microsoft 365. Hierdoor blijven privacy en dataveiligheid gewaarborgd.' Een bijkomend voordeel is de integratie met bestaande applicaties, zoals Word en Teams. Medewerkers hebben alleen toegang tot de informatie waarvoor zij geautoriseerd zijn, wat bijdraagt aan een veilige werkomgeving.

Ethische overwegingen: aandacht voor AI-gebruik

AI roept ethische vragen op, vooral in de interactie met burgers. In Breda wordt deze balans scherp bewaakt. 'Binnen het sociaal domein zien we ethische vraagstukken, bijvoorbeeld bij verslaglegging met cliënten,' vertelt Zandbergen. 'Daar zijn we heel terughoudend mee. Voor de kantooromgeving is dit minder een issue, maar elk experiment wordt zorgvuldig beoordeeld op privacy, security en ethiek.' Bij hoogrisicoprojecten betrekt de gemeente een ethisch team. Vooralsnog zien ze bij deze pilot geen grote risico’s. 'We blijven waakzaam, vooral bij gebruik in publieke dienstverlening,' aldus Gert-Jan.

Impact op inwoners en organisatie

Hoewel de directe impact op inwoners beperkt is, draagt de pilot indirect bij aan betere dienstverlening. Dat zit zo. Als medewerkers sneller en efficiënter besluiten kunnen nemen, merkt de inwoner daar uiteindelijk wel iets van volgens Zandbergen. Een concreet voorbeeld is het werk van baliemedewerkers, waarbij Copilot hen kan helpen om complexe juridische taal eenvoudiger te maken, of teksten te vertalen. Dit verbetert de communicatie met inwoners.

Uitdagingen en ambities

De grootste uitdagingen in de pilot zijn de kwaliteit van data en de vaardigheden van medewerkers. 'Oude documenten en ongestructureerde data belemmeren de effectiviteit van AI-tools. Daarnaast vereist het gebruik van Copilot een nieuwe skillset: prompten. Dit vraagt training en aanpassing van medewerkers,' legt Zandbergen uit. Toch zijn de resultaten veelbelovend. 'We zien bizarre resultaten, zoals tijdsbesparingen van 50%. Medewerkers willen hun licentie niet meer inleveren. Het voelt als een persoonlijke assistent die je werk ondersteunt.

De toekomst van AI in Breda

De gemeente onderzoekt ook de financiële haalbaarheid van bredere implementatie. 'We kijken naar specifieke groepen medewerkers, zoals beleidsmedewerkers en secretaresses, om te bepalen waar het het meeste oplevert.' Zandbergen hoopt dat andere gemeenten inspiratie uit dit project halen. 

Lees meer over de pilot in het artikel van Binnenlands Bestuur, Gemeente.nu en het nieuwsbericht 'Ambtenaar 2.0: AI en Breda een perfecte match' schaalt op.

Bekijk hier het webinar over 'De inzet van AI binnen gemeenten'

Pilots Uitvoeringskracht en Arbeidsmarktkrapte

'Ambtenaar 2.0: AI en Breda, een perfecte match’ van de gemeente Breda is een van de 15 pilots die mogelijk gemaakt zijn dankzij een subsidie van het overheidsbrede programma Werk aan Uitvoering (WaU). Bekijk op Pilots Uitvoeringskracht en Arbeidsmarktkrapte de andere initiatieven. Voor vragen of meer informatie over deze of een andere pilot kunt u contact opnemen met pilotsuitvoeringskracht@vng.nl.