Gemeente Beverwijk streeft naar kortere wachttijden, meer persoonlijk contact, grotere inwonertevredenheid én meer werkplezier door de implementatie van een AI-systeem bij omgevingsvergunningsaanvragen.
Uit klanttevredenheidsonderzoeken van gemeente Beverwijk bleek dat het proces van het verlenen van omgevingsvergunningen veel ruimte biedt voor verbetering. Lange wachttijden en beperkte terugkoppeling van de status van de aanvraag zorgden voor frustratie bij inwoners. De pilot komt dan ook voort uit de wens om de klanttevredenheid onder inwoners te verhogen door het beslissingsproces te optimaliseren en de interactie met inwoners te verbeteren.
Linda Aardenburg, programmamanager dienstverlening bij gemeente Beverwijk: 'Het omgevingsvergunningenproces is met de nieuwe Omgevingswet aanzienlijk gewijzigd. Met inzet van AI willen de aanvragen sneller analyseren, zodat medewerkers zich meer kunnen richten op persoonlijk contact en locatiebezoeken. Hierdoor kunnen inwoners rekenen op snellere en accuratere terugkoppeling.'
Beter voor de inwoner, leuker voor de medewerker
In het ideale scenario leidt de AI-gedreven aanpak tot veel meer persoonlijk contact tussen medewerkers en inwoners en ondernemers, waarbij inwoners en ondernemers snellere en betere terugkoppeling krijgen. Een ander voordeel is voor de medewerkers: die krijgen naast meer persoonlijk contact met inwoners minder administratieve taken en daardoor hopelijk ook meer werkplezier. Aardenburg: 'In het beste geval draagt het bij aan een hogere tevredenheid onder inwoners én meer werkplezier voor onze collega’s.'
Behoorlijk wat data
Anita Pols is als informatieadviseur verbonden aan de pilot. Volgens haar ligt de grootste uitdaging in het analyseren en beheren van de enorme hoeveelheden data. Pols: 'Onze gemeente beschikt niet over een gespecialiseerde afdeling voor datamanagement, wat het proces enigszins bemoeilijkt. Desondanks is het doel om eind 2024 een werkend testmodel te hebben. Deze pilot stelt de gemeente in staat om te leren en zich aan te passen, met het oog op bredere implementatie en opschaling.'
Update januari 2025
Gemeente Beverwijk is een halfjaar verder. Waar staan ze nu? Het doel is: een efficiënter proces voor vooroverleggen en omgevingsvergunningen. Daardoor hebben medewerkers meer tijd voor overleg met de klanten. Er zijn 2 focuspunten (epic’s) benoemd, die gaan zorgen voor minder administratieve last bij de collega’s.
- Een sjabloon voor de uitvraag van een advies laten invullen op basis van toetsing aan het Omgevingsplan.
- Het automatisch samenvoegen van adviezen over de uitkomst van een indicatieverzoek (vooroverleg) tot een lopend verhaal op B1 niveau.
Gemeente Beverwijk werkt samen met een lokale partij die ervaring heeft met het bouwen van AI-tools. Gezamenlijk hebben we het bestaande proces voor het verlenen van een omgevingsvergunning geanalyseerd. Op basis daarvan zijn de genoemde focuspunten gekozen. Daarnaast maken wede technische verbindingen tussen systemen en testen die uit. Ook onderzoeken we sjablonen, regels, (openbare) data etc., zodat deze kunnen worden ingeladen in de tool. Dit project wordt agile aangepakt om telkens te kunnen bijsturen.
De naam 'AI-gedreven beslissingssysteem voor omgevingsvergunningsaanvragen' vonden we niet echt pakkend. Dus ook daar hebben we over nagedacht. Na een interne peiling wordt de naam van de tool: VergunWijzer!
Wilt u meer weten over het proces en de VergunWijzer? Sluit dan 25 maart online aan bij de webinar gegeven door de VNG en Gemeente Beverwijk.
Toekomstperspectief
Met deze stappen hoopt Beverwijk aan te tonen dat innovatie en klantgericht werken hand in hand gaan, en zet de middelgrote gemeente een belangrijke stap richting een efficiëntere en meer klantvriendelijke dienstverlening. Aardenburg: 'Het uiteindelijke doel is natuurlijk om deze oplossing ook bij andere gemeenten te introduceren, aangezien omgevingsvergunningaanvragen overal een uitdaging vormen.' Een succesvolle implementatie kan leiden tot betere dienstverlening en meer tevreden inwoners, een model dat navolging verdient in heel Nederland.
Lees meer over de pilot in het artikel van Gemeente.nu.
Pilots Uitvoeringskracht en Arbeidsmarktkrapte
'AI-gedreven beslissingssysteem voor omgevingsvergunningaanvragen’ van gemeente Beverwijk is een van de 15 pilots die mogelijk gemaakt zijn dankzij een subsidie van het overheidsbrede programma Werk aan Uitvoering (WaU). Bekijk op Pilots Uitvoeringskracht en Arbeidsmarktkrapte de andere initiatieven. Heb je vragen over de pilot? Stuur dan een mail naar info@beverwijk.nl. Vermeld in het onderwerp van de mail ‘Pilot AI Omgevingsvergunningsaanvragen'.