Voorschoten heeft organisatorisch een drukke periode achter de rug. Na acht jaar samenwerking met Wassenaar ging de stekker vorig jaar uit de gezamenlijke Werkorganisatie Duivenvoorde, waarin tot dan toe alle ambtenaren van beide gemeenten waren ondergebracht. Politiek liep de koers van beide gemeenten zover uiteen dat van een efficiënte samenwerking geen sprake meer was. Alleen bij ICT en in het sociaal domein werken de gemeenten nog samen. 

De scheiding stelde medewerkers voor de keuze: ga ik naar Wassenaar of Voorschoten? Beide gemeenten moesten de organisatie opnieuw opbouwen. Die puzzel, zegt De Graaf, viel ‘eigenlijk heel goed’ ineen. Slechts sporadisch moest een medewerker ingedeeld worden op een functie die niet zijn of haar eerste voorkeur was. Een enkeling vertrok.

De ontvlechting betekende dat Voorschoten in eerste instantie weinig merkte van de arbeidsmarktkrapte, zegt De Graaf. Inmiddels is dat anders, zeker in de functiegebieden waar álle organisaties medewerkers zoeken: het ruimtelijk domein is vanwege de Omgevingswet veelgevraagd, en ook aan ICT’ers, medewerkers jeugd en financieel medewerkers is een structureel tekort, bleek uit de vacaturemonitor van A&O fonds Gemeenten. De Graaf: ‘Het zijn functies die in Nederland heel moeilijk te vervullen zijn, zelfs op de inhuurmarkt.’

Hoe los je dat op?
‘Uiteindelijk is voor ons als kleine gemeente het netwerk heel belangrijk. Bij de ontvlechting hebben we nagedacht welke identiteit we hebben. Hoe werken we, en hoe willen we werken? Zijn we toegankelijk en familiair of juist zakelijk? En wat past bij het dorp en bij onze inwoners? Voorschoten is een ondernemend dorp, met veel hoogopgeleide mensen die kritische vragen stellen. Zo willen we als organisatie ook zijn: korte lijnen in de organisatie en met de samenleving. Daar zoeken we ook de mensen op.’

Als een crisis eerst gaat, dan betekent dat er iets anders later volgt

Kun je met deze krapte nog wel de ambities van de gemeente waarmaken? 
‘Ik kijk liever hoe je dan taken wél kunt uitvoeren. Daar ligt de sleutel. Hoe maak je het nou aantrekkelijk voor de medewerker? We hebben er taken bij gekregen: het sociaal domein, de Omgevingswet en de Wet open overheid. Recent kwam daar de opvang van asielzoekers en ontheemden uit Oekraïne bij. Dat vraagt veel van onze mensen, maar je ziet dan ook dat er veel energie naar boven komt.’

Als je mensen moet vrijmaken voor de opvang van asielzoekers, komen ze niet toe aan hun eigenlijke taken. Blijft er dan geen werk liggen?
‘Ja, en dat is vervelend. We moeten prioriteiten stellen. Als een crisis eerst gaat, dan betekent dat er iets anders later volgt. Daar moet je wel over communiceren met de raad en met het college. We moeten vaker nee zeggen. En medewerkers moeten die ruimte ook voelen. Als je nu prioriteit geeft aan asielopvang, kan de raad niet óók verlangen dat een belangrijk beleidsdocument volgende week klaar is. We kunnen onze medewerkers niet uitroken. We kunnen ze wel inzetten op de dingen die nu het belangrijkst zijn.’

Er zijn veel gemeenten die in hun begroting voor komend jaar voorstellen om meer mensen in dienst te nemen. Voorschoten niet. Waarom niet?
‘Het werk dat we moeten doen, moet niet steeds leiden tot uitbreiding van het aantal fte's. We moeten scherp kijken wat wel en niet kan binnen de bestaande bezetting. Ik voer liever het gesprek met de raad en het college over wat nou echt belangrijk is, en waar het dorp het meest aan heeft. Dan geef ik dat geld liever daaraan uit dan aan extra mensen. Het helpt ook om te focussen. Uiteindelijk levert het meer energie op als je drie dingen doet die je heel goed doet en kunt afmaken, dan wanneer je zeven dingen half doet.’

Ik voer liever het gesprek met de raad en het college over wat nou echt belangrijk is

Je wilt ook voorkomen dat medewerkers zichzelf voorbijlopen en langdurig uitvallen.
‘Dat is de grootste uitdaging. Hoeveel doe je voor je werk, en hoeveel zorg en aandacht heb je voor jezelf en voor thuis? Ik kan niet iedereen controleren, maar ik kan collega’s wel wijzen op hun verantwoordelijkheid. Niemand heeft er iets aan wanneer mensen drie maanden lang zeventig uur per week werken en vervolgens negen maanden uitgeblust thuis zitten. Het is belangrijk om aandacht voor elkaar te houden.’

Sinds corona is het ziekteverzuim toegenomen. Dat leidt tot meer externe inhuur, blijkt uit cijfers van A&O fonds Gemeenten. In 2020 ging 15,5 procent van de loonsom naar externen, vorig jaar was dat 16,5 procent. Wat vindt u daarvan?
‘In Voorschoten besteden we 8,6 procent van het personeelsbudget aan externe inhuur. Dat vind ik eigenlijk nog te veel. De mensen die aan je organisatie verbonden zijn, kennen de situatie het best. Om die reden geven we mensen die hier komen liever meteen een vast contract in plaats van een jaarcontract, al kan dat uiteraard niet altijd overal. Als je mensen aan je wilt binden, moet je ze ook dat vertrouwen geven. We willen mensen blijven binnenhalen, dan moet je soms extra risico lopen. Maar dat is het mij wel waard.’

Trekt dat mensen echt over de streep wanneer ze nog twijfelen over een baan?
‘Het is niet de belangrijkste reden, nee. Dat is hopelijk de veelzijdigheid van het werk bij de gemeente en dat je bijdraagt aan je directe omgeving. Kun je je eigen ambities in het werk waarmaken? Hoe is de cultuur? Kan ik mijn eigen werkdag indelen? Dat vinden mensen vaak belangrijker dan geld. Natuurlijk hoort een goed salaris daarbij, maar de aantrekkelijkheid zit in andere dingen.’

Als je van een uitdaging houdt, kun je hier altijd je lol op

U bent namens de VNG betrokken bij de cao-onderhandelingen. De vakbonden zeggen: medewerkers moeten wel de energierekening kunnen blijven betalen. De inflatie is torenhoog.
‘Dat is ook zo. Alleen kunnen wij dat als werkgever niet alleen oplossen. Het rijk heeft ook maatregelen genomen. Deze maand en volgende maand krijgen alle huishoudens een tegemoetkoming van 190 euro voor de energierekening, volgend jaar wordt er een prijsplafond ingevoerd. Die maatregelen helpen ook om de inflatie te beteugelen. Er gebeurt dus meer. Wij kunnen als werkgevers niet alleen die verantwoordelijkheid dragen. Wel vinden de werkgevers het belangrijk om nu toch iets te doen. Daarom hebben we in overleg met de bonden de cao opengebroken om dit jaar een eenmalige uitkering mogelijk te maken.’

Gemeenten hebben veel moeten bezuinigen de laatste jaren; er kwamen veel taken bij. De druk op medewerkers wordt steeds groter. Zijn gemeenten nog wel aantrekkelijke werkgevers?
‘Dat is zeker een spanningsveld. De overheid heeft altijd last van hoog- en laagconjunctuur. Voor de komende twee jaar is er geen schaarste. Al maak ik me wel zorgen over de jaren daarna. Maar als je van een uitdaging houdt – hoe haal je meer uit minder? – dan kun je hier altijd je lol op. En dat betekent niet dat je dossiers moet afbouwen, maar wel dat je getriggerd wordt om creatiever te denken en te handelen.’

Dat vraagt enig optimisme van de medewerkers.
‘Ja, het glas mag altijd halfvol zijn. Dat zijn wel de mensen die we zoeken. Als je een pessimist ben, krijg je het hier moeilijk. Ben je een optimist, dan zijn er altijd nieuwe wegen om je doelen te bereiken. Dat vind ik echt wel aantrekkelijk, dat onderscheidt ons van andere organisaties.’