De afgelopen anderhalf jaar hebben we met z’n allen bewezen dat we – in de meeste sectoren – ook prima vanuit huis kunnen werken. Het doet in ieder geval weinig af aan de effectiviteit, blijkt uit verschillende onderzoeken, waaronder dat van internationaal vastgoedadviseur CBRE. 
Uit het CBRE-rapport Een nieuwe werkelijkheid. Hoe hybride werken de rol van het kantoor blijvend verandert komt onder meer naar voren dat samenwerking een van de belangrijkste factoren is voor werknemers om terug te keren naar de werkvloer. Die samenwerking uit zich fysiek toch echt anders dan digitaal. Ook werkt aanwezigheid ter plekke positief op de medewerkersbetrokkenheid. In de tijd dat mensen werken aan de keukentafel, of als ze geluk hebben vanuit hun afgesloten werkkamer, wordt het face-to-facecontact het meeste gemist. Maar zeker ook het gevoel van verbondenheid, van bij de club horen en dingen met elkaar delen.
Na een periode waarin de gang naar kantoor enigszins genormaliseerd leek, kondigde het kabinet afgelopen weekeinde nieuwe, strengere maatregelen aan om verspreiding van het coronavirus in te dammen. Zo’n 9 procent van de besmettingen waarvan de bron bekend is, ontstaat volgens het RIVM op het werk, blijkt uit recente cijfers. En dus is thuiswerken de komende tijd opnieuw het advies.
Maar de terugkeer naar de werkvloer blijft lonken. Als we meer buiten kantoor werken, wordt de tijd óp kantoor belangrijker. Bij een nieuwe inrichting van de werkvloer en het werkproces moeten organisaties zich volgens de onderzoekers daarom afvragen wat mensen motiveert om wel naar kantoor te komen. Op kantoor werken lijkt immers niet langer een vanzelfsprekendheid. Vraag is hoe je als werkgever de (in goed Nederlands) reboarding van de medewerkers nu organiseert, naar ieders tevredenheid. 

Puzzel voor gemeenten

Ook voor de gemeentelijke organisaties is dit een hele puzzel. Een belangrijke vraag daarbij is welke balans tussen thuis en op kantoor werken je als gemeente in de toekomst wilt aanhouden. De gemene deler is nu dan wel de wens om maximaal drie dagen op kantoor te verblijven, maar blijft dat zo? Zijn mensen nu toch wellicht onbewust wat terughoudend om zich weer volop onder de mensen te begeven en verdwijnt dat als corona uiteindelijk controleerbaar is geworden?
Binnen deze onzekerheden staan gemeenten voor de taak de werkvloer in te richten op flexibel werken. De ene was daar overigens al voor corona mee gestart, de andere begint vrijwel vanaf nul. De aanpak hangt ook samen met de grootte van de gemeentelijke organisatie en de huidige behuizing. Sommige gemeenten zaten voorafgaand aan corona al ruim in hun jasje qua werkruimte, bij andere voelden de ambtenaren zich op de werkvloer eerder als sardientjes in een blik. 

50-50 is voor de meesten een goed werkbare situatie

Aan de slag met ‘reboarding’

Een rondje langs de gemeenten Reusel-De Mierden, Bunnik en Goirle laat de verschillen in aanpak zien. De gemeenten hebben alle drie een kleine ‘reboarding’-subsidie ontvangen van A&O fonds Gemeenten. Belangrijke overeenkomst is dat ze alle drie niet verwachten dat de situatie van voor de coronapandemie zal terugkeren. Vanuit de vraag naar flexibiliteit zal de voorkeur voor hybride werken een blijvertje zijn, is de veronderstelling.
Reusel-De Mierden is een relatief kleine gemeente met een ruim bemeten gemeentehuis. Daar is normaal gesproken meer dan genoeg plek voor alle ruim honderd werknemers, zegt Leonie van den Borne, coördinator bedrijfsvoering bij de gemeente. Dat maakt het volgens haar gemakkelijker om de hybride manier van werken te implementeren.
‘We volgen de richtlijnen van de rijksoverheid en zijn daardoor nog niet in het stadium dat mensen vrijuit kunnen beslissen hoe vaak ze weer op kantoor komen werken’, zegt Van den Borne. ‘Dat zal nog wel even zo blijven. Bij het kiezen van de balans tussen thuis werken en op kantoor, doen we als werkgever een beroep op het gezonde verstand. We hebben daar geen richtlijnen voor, maar het is ook niet de bedoeling dat iedereen volledig vanuit huis blijft werken. Dat willen ze ook niet, 50-50 is voor de meesten een goed werkbare situatie.’
Om de terugkeer in goede banen te leiden, wordt per team gekeken wie wanneer op kantoor komt werken, vertelt Van den Borne. ‘We hebben gekozen voor maatwerk en niet voor een grootschalig digitaal inlogreserveringssysteem. Dat is niet nodig, tot nu toe is er eigenlijk altijd plek voor iedereen. Een luxepositie, we hoeven hier nooit te vechten om een bureau.’ 
De nieuwe manier van werken verandert wel het ruimtegebruik. Reusel-De Mierden heeft daarom vergaderkamers geschikt gemaakt voor hybride overleg van de teams. Zowel de geluids- als de beeldfaciliteiten zijn verbeterd. ‘Ook hebben we de inrichting van de werkvloer speelser en gezelliger gemaakt. Zo bieden we meer gelegenheid voor informele contactmomenten en wordt het aantrekkelijker om naar kantoor te komen.’ 

Routekaart weer uit de kast

‘De routekaart voor reboarding was al in de zomer van 2020 uitgezet,’ vertelt Mischa van Baaijen, organisatieadviseur en coördinator M&O van de gemeente Bunnik. ‘Die ging over de toekomstige inrichting van de werkvloer, waarbij flexwerken een permanent karakter zou krijgen.’ Vervolgens lag de routekaart tot het zomerreces van 2021 ongebruikt in de kast. ‘Pas toen gloorde er voorzichtig weer hoop dat de regels voor thuiswerken versoepeld zouden worden.’ 
Afgelopen zomer organiseerde de Utrechtse gemeente voor het eerst voor alle medewerkers ‘de ontmoeting’. ‘Wij vonden het belangrijk dat iedereen elkaar eerst tegen zou komen na ruim een jaar achter de laptop’, zegt Van Baaijen. ‘De teams zijn per toerbeurt uitgenodigd op het gemeentehuis, zodat de teamleden elkaar weer in levenden lijve konden ontmoeten. We hebben het gezellig proberen te maken en iedereen ging weer huiswaarts met een goodiebag. En hopelijk met wat meer gevoel van saamhorigheid.’
De medewerkers van Bunnik kregen daar ook de vraag mee hoe ze na de zomer weer aan het werk wilden gaan. Een aantal werkplekken was intussen opgeheven. In de nieuwe situatie is nog 70 procent van de plekken vast, de rest is ‘aanlandplek’. Dat betekent onder meer dat niet iedereen op de populaire dagen maandag, dinsdag en donderdag kan komen werken. 

Reserveren

Net als in Reusel-De Mierden moeten de medewerkers in Bunnik daarom een werkplek reserveren. Voor elk team is elke dag plek, maar binnen die plek moeten de teamleden zelf uitmaken wie wanneer komt werken. ‘En je kunt altijd nog op de bonnefooi langskomen voor een aanlandplek, maar dan moet je wel geluk hebben dat je mag blijven,’ aldus Van Baaijen. Verder laat Bunnik de mensen er volledig vrij in. ‘Dat komt mede doordat de cultuur van het tijd- en plaatsonafhankelijk werken al dateert van voor corona.’
‘Ik denk dat we nu op een dagelijkse bezetting zitten van 30 tot 40 procent, vervolgt Van Baaijen. ‘De nu weer geldende maximale werktijd op kantoor van 50 procent halen we niet eens. We moeten als werkgever dan ook ons best blijven doen om de mensen er bij te betrekken. De binding met de organisatie moeten ze blijven voelen.’ 

Een mooi moment om door te pakken met flexwerken

Ook Goirle was voor corona al de mogelijkheden aan het onderzoeken om mensen meer thuis te laten werken en flexibeler om te gaan met de werkplekken op kantoor. ‘Dat is nu in een stroomversnelling terechtgekomen,’ zegt P&O-adviseur Petra van Boxtel. ‘Afgezien van de vaste plekken voor receptie en burgerzaken en enkele andere functies, worden er de komende maanden voor de rest van de werknemers aanlandplekken gerealiseerd. Wij vinden het een mooi moment om door te pakken met flexwerken, hoewel het voor de medewerkers best wennen zal zijn.’
Naast de open ruimtes met de aanlandplekken komen er in Goirle ook afgesloten plekken voor teamoverleg of voor het voeren van een vertrouwelijk gesprek. ‘Onze mensen werken nu gemiddeld zo’n 50 procent op kantoor, we zagen het drukker worden afgelopen maand. Voorlopig zal het daar conform het thuiswerkadvies bij blijven. Teams mogen zelf de werkindeling maken, maar er is wel vastgelegd dat per team alle leden elkaar minstens één keer per week op de vloer treffen.’
De mensen erbij zien te houden, dat is net als in de andere twee gemeenten ook in Goirle het overheersende gevoel.