In een tijdperk waarin de samenwerking tussen bestuurders en ambtenaren verandert, is het van groot belang om structureel aandacht te besteden aan het onderwerp. Voor je het weet raakt de balans verstoord en wanneer je daar eenmaal bent beland, is de weg terug niet eenvoudig. Waar vroeger een strikte scheiding bestond tussen politiek en uitvoering – de klassieke dichotomie –, zien we nu steeds vaker een dynamischer model. Ambtenaren adviseren niet alleen, zij werken in netwerken ook samen met bestuurders en maatschappelijke partijen aan complexe vraagstukken. Soms gaat dit nog verder en ontstaat er co-creatie, waarbij beleid en uitvoering gezamenlijk worden vormgegeven. Dit vraagt om een zorgvuldige balans: hoe voorkomen we rolverwarring en waarborgen we tegelijkertijd slagvaardigheid en vertrouwen?

Formele regels

Regels en protocollen bieden een noodzakelijke basis voor samenwerking. Ze maken verantwoordelijkheden duidelijk en voorkomen willekeur. Maar uit ons onderzoek blijkt dat formele structuren alleen niet voldoende zijn. Zonder een cultuur van openheid en informele interactie komt besluitvorming in de knel.

‘Zonder een cultuur van openheid en informele interactie komt besluit­vorming in de knel’ 

Dit wordt vooral zichtbaar in crisissituaties, waarin snel schakelen essentieel is. Dan is het cruciaal dat een wethouder zonder aarzeling kan sparren met de ambtelijke top en dat een gemeentesecretaris politieke gevoeligheden feilloos aanvoelt. Gemeenten moeten daarom niet alleen investeren in heldere taakomschrijvingen en protocollen, maar ook in relaties en wederzijds vertrouwen.
Als de balans tussen formele structuren en informele samenwerking ontbreekt, ontstaan risico’s, zoals rolverwarring. Ambtenaren die zich te veel mengen in politieke keuzes of bestuurders die zich bemoeien met operationele details, zorgen voor onduidelijkheid en spanningen. Zoals bij elke samenwerking kunnen persoonlijke spanningen en wantrouwen ontstaan. Dat geldt ook hier. Wanneer de samenwerking verstoord raakt, kan dit uitgroeien tot diepgewortelde conflicten. Dit leidt niet alleen tot frustratie, het gevolg kan ook zijn dat talentvolle ambtenaren vertrekken. Is de balans eenmaal zoek, dan ligt bureaucratische stroperigheid op de loer. Besluiten blijven hangen in eindeloze vergaderingen en het tempo van uitvoering vertraagt. Dit ondermijnt de slagkracht.

Informele gesprekken

Tijdens ons onderzoek zijn we mooie voorbeelden tegengekomen van manieren om de politiek-ambtelijke samenwerking te bevorderen. Een daarvan is het creëren van ruimte voor informele gesprekken. Open communicatie is essentieel om vertrouwen op te bouwen. Regelmatige bijeenkomsten versterken de samenwerking, net als het investeren in training en opleiding. Bestuurders en ambtenaren hebben baat bij een beter begrip van elkaars rollen en werkwijzen. Stimuleer daarnaast reflectie en feedback. Neem de tijd om periodiek structureel te zien hoe de samenwerking verloopt. Dit helpt om spanningen tijdig te signaleren.
De conclusie is helder: de kwaliteit van het gemeentelijk bestuur hangt sterk af van hoe goed we de balans weten te vinden tussen formele structuren en informele samenwerking. Alleen dan kunnen bestuurders en ambtenaren elkaar versterken en effectief inspelen op maatschappelijke uitdagingen.
Als gemeenten moeten we niet alleen leren van protocollen, maar ook bouwen aan een cultuur van openheid en vertrouwen. Dat is geen luxe, maar een noodzaak voor een sterke en toekomstbestendige lokale overheid.