Gemeenten kopen jaarlijks voor tientallen miljarden euro’s in. Het gaat om werken, zoals de aanleg van een werk, leveringen van nieuwe producten en om diensten. Bij deze aanbestedingen staan de inkopers vaak tegenover de leveranciers, terwijl juist de dialoog met de markt het aanbestedingsproces kan verbeteren.
Overstijgen de inkopen Europees vastgestelde drempelbedragen, dan geldt de plicht tot aanbesteden. Aan deze procedures zijn strenge wettelijke eisen verbonden om een gelijk speelveld voor leveranciers te garanderen. De regels zijn opgenomen in de Aanbestedingswet en het inkoopbeleid van de gemeente.
Het belastinggeld willen gemeenten daarbij uiteraard zo goed mogelijk besteden. Zij gaan allang niet meer alleen voor een goede prijs-kwaliteit­verhouding. Ook beleidsdoelen als duurzaam en sociaal inkopen vormen steeds vaker de inzet bij aanbestedingen. Een goed aanbestedingsproces is cruciaal.

Vertekend beeld
‘Van de duizend gemeentelijke aanbestedingen loopt er misschien één niet helemaal goed; die haalt dan het nieuws. Dat geeft een vertekend beeld,’ zegt Danielle van de Velde. Zij zit bijna twintig jaar in het inkoopvak en werd eerder door Tender People onder meer gedetacheerd bij de gemeenten Vlaardingen en Leidschendam-Voorburg, en nu dus bij Den Haag.
Het gaat dus goed, maar het kan volgens Van de Velde beter. Dat vormt ook het motto van de Week van #BeterAanbesteden, van 28 maart tot en met 1 april. De week wordt georganiseerd door het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, de VNG, ondernemerskoepels VNO-NCW/MKB-Nederland en expertisecentrum aanbesteden PIANOo.
Het verbeteren van de dialoog tussen gemeenten en de markt is het onderwerp van de sessie die Van de Velde leidt.
‘Traditioneel is het wij, de inkopers, tegenover zij, de leveranciers. Ik ben meer iemand van samen met de markt.’ Dat contact begint wat Van de Velde betreft al ruim voor een aanbesteding. ‘Bijvoorbeeld door als gemeente tijdens dagen van het midden- en kleinbedrijf aanwezig te zijn en datgene wat je daar hoort, mee te nemen in je aanbesteding.’

Traditioneel is het wij, de inkopers, tegenover zij, de leveranciers

Contact met de markt kan in alle stadia van een aanbesteding van pas komen. Het hangt ervan af wat een gemeente wil bereiken. ‘Soms wil je vooraf weten welke marktpartijen actief zijn in een inkoopcategorie en soms wil je weten of iets wat je wilt, echt bestaat.’ En tijdens een aanbestedingsprocedure kan het volgens Van de Velde raadzaam zijn om naast schriftelijke informatie een inlichtingenbijeenkomst te organiseren.
Inkopers doen er in haar ogen goed aan om ook contact te onderhouden met de markt zonder dat er een inkoopproces loopt. De gemeente Den Haag doet dat al met haar interactieve kennisbijeenkomsten met inkopers en sociaal ondernemers. ‘In dit informele contact kun je bespreken wat goed gaat, wat beter kan en wat nodig is om sociaal ondernemers beter op de kaart te zetten.’

Riskant
Informeel contact kan riskant zijn. ‘Het is niet slim om bijvoorbeeld tijdens een aanbesteding één marktpartij telefonisch informatie te geven die voor andere marktpartijen ook relevant kan zijn.’ Maar overdrijven is ook weer niet nodig, zegt Van de Velde: ‘Gemeenten mogen wel iets minder bang zijn voor contact met de markt. Er is meer ruimte dan gemeenten vaak denken. Tijdens aanbestedingen kun je best bellen met de markt, maar je moet wel blijven letten op het borgen van een gelijk speelveld.’
Het denken over gemeentelijke aanbestedingen blijft zich ontwikkelen. Zo heeft Van de Velde de focus binnen het aanbestedingsbeleid van gemeenten zien veranderen. ‘Aanvankelijk lag de nadruk vooral op de rechtmatigheid van een aanbesteding en natuurlijk op de prijs.’ Gemeenten streven nog steeds naar een goede inkoopprijs. ‘Maar niet meer ten koste van alles. Je kunt een pomp kopen voor 50 euro, maar als de onderhoudskosten drie keer zo hoog zijn als bij een pomp van 100 euro, dan is goedkoop nog steeds duurkoop. Dat realiseren gemeenten zich steeds meer.’
Eveneens groeit het besef dat je met inkoop meer kunt bereiken, onder meer op het terrein van maatschappelijk verantwoord inkopen en het stimuleren van lokaal ondernemers. Steeds vaker kennen aanbestedingen aanvullende eisen op die gebieden. ‘Maar het bestuur en het management zouden zich er nog meer rekenschap van kunnen geven dat ze dergelijke doelen kunnen inzetten in het inkoopproces.’

Aandacht
De voorzitters van VNO-NCW en MKB-Nederland braken onlangs in het AD een lans voor gemeentelijke steun voor lokaal ondernemers in het aanbestedingsbeleid van gemeenten. ‘Elk college wil hier wel aandacht voor,’ aldus Van de Velde. De mogelijkheden om lokaal ondernemers opdrachten te verlenen zijn er ook, mits de Europese drempelbedragen niet worden overschreden; dat is het geval bij tachtig procent van de inkoopuitgaven van gemeenten. ‘Als je naar de cijfers kijkt, wordt er overigens al veel lokaal weggezet.’