Eind februari 2022 brak de oorlog in Oekraïne uit en in juni werd Michiel Alexander de Raaf (Samen Sterk Maasdriel) geïnstalleerd als wethouder. Ervaring met crisismanagement had hij al. Hij was opgeleid als medisch onderzoeker. Toen covid startte, werd hij opgeroepen om de zorg in het Catharina Ziekenhuis in Eindhoven te coördineren. Daarna werkte De Raaf als crisismanager bij de veiligheidsregio, waar hij onderdeel uitmaakte van het team dat hielp bij het noodlottige incident met de vrachtwagen die op de buurtbarbecue inreed in Nieuw-Beijerland (lees ook: Burgemeesters over rampen - Vooral luisteren). ‘Dat is natuurlijk crisismanagement pur sang’, zegt hij.

Zes weken
Toen De Raaf als nieuwe wethouder in Maasdriel de opvang van de Oekraïense vluchtelingen in zijn portefeuille kreeg, realiseerde hij zich één ding, zegt hij. ‘Als crisismanager heb ik ervaren dat een crisis binnen zes minuten kan ontstaan. Binnen zes dagen tekenen de gevolgen zich af. Je gaat er met z’n allen keihard tegenaan en je haalt alles uit de kast om nieuwe oplossingen te verzinnen. Dat lukt een hele tijd, maar na zes weken is je team inspiratieloos. De rek is eruit en iedereen is op. Dat is echt een deadline in crisismanagement.’

Infrastructuur
De bestaande infrastructuur voor rampen en crises is niet ingericht op crises die maanden duren, weet De Raaf. ‘Je merkt dan ook dat heel veel dingen nieuw zijn en dat er simpelweg geen ervaring is. Wekelijks krijgen we brieven van het rijk, de veiligheidsregio en de provincie. De ene week moeten we die kant op en de andere week weer lijnrecht de andere kant. Dat vraagt enorm veel flexibiliteit van de projectmedewerkers en het team. Het voelt of al de inspanning voor niks is en of we geen grip op de situatie hebben.’

Hoe mooi zou het zijn als die verbondenheid in het model terugkwam?

Verbondenheid
Dat moet en kan anders, wist De Raaf. ‘Om orde in de chaos te creëren en alles wat inzichtelijker te maken, heb ik gevraagd om een vlootschouw. Dus om alles op te schrijven wat er aan de hand was. Op een gegeven moment had ik een heleboel vellen vol informatie. Die ben ik gaan samenvoegen en toen kwam ik uit op twaalf inhoudelijke thema’s, waaronder financiën, scenario’s, veiligheid, gezondheidszorg, bevolkingszorg, onderwijs, communicatie en locatie. Allemaal onderwerpen die onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, want een verandering op het ene terrein heeft weer effect op een heleboel andere terreinen. Hoe mooi zou het zijn als die verbondenheid in het model terugkwam?’ 
Dat model werd de Diamant van Maasdriel. Iedere week zitten alle disciplines bij elkaar en overleggen ze aan de hand van de Diamant. ‘In het gele hart staat ons hoofddoel’, wijst De Raaf. ‘De opvang van de ruim driehonderd Oekraïense vluchtelingen. Daaromheen zitten twaalf verschillende diamanthoeken waarin alle betrokken disciplines een plek hebben.’

Schoolverzuim
Tijdens het overleg wordt de Diamant helemaal vol gestickerd met wat die week allemaal is gebeurd en welke acties daarop moeten volgen, zegt De Raaf. ‘Zo kregen we onlangs het bericht dat schoolverzuim aan het oplopen was. Vervolgens zijn we in het Diamant-overleg afspraken gaan maken met het onderdeel “school” over de aanpak. Leerkrachten bellen in dit geval en vragen wie niet komt opdagen, om vervolgens de locatiemanager langs het betreffende huis te laten gaan om te vragen hoe het zit. Dan horen we bijvoorbeeld terug dat moeder slecht nieuws heeft gehad van het front. Ze heeft de gordijnen dicht, houdt de kinderen thuis en wil even geen contact met de buitenwereld.’

Zorgvraag
Zo’n situatie kan al snel leiden tot een acute zorgvraag op het gebied van psychosociale hulpverlening, weet de wethouder. Ook is er de taak voor Bevolkingszorg om de bewoners uit te leggen over de leerplicht. De Raaf: ‘Door onze aanpak komen we hier nu veel sneller achter, zijn alle betrokken partners op de hoogte en weten we precies wie we kunnen inzetten om het gezin te helpen.’

Huidziekte
De wethouder geeft een ander voorbeeld. ‘Stel: Bevolkingszorg meldt dat een arriverende Oekraïner een huidziekte heeft. Wat betekent dat voor het park? Dan gaan we in scenario’s denken. Het is wel zo prettig dat er dan één medische wasmachine beschikbaar komt om kruisbestuiving tegen te gaan. Vervolgens wordt de locatiemanager gewaarschuwd dat er een wasmachine bij wordt geplaatst. Communicatie komt erbij om een plan te maken voor het informeren van de bewoners. En voor je het weet, is de hele diamant doorlopen en weet iedereen wat hij moet doen. Grip op hoofdlijnen terwijl individuele casuïstiek niet uit het oog wordt verloren.’

Zonnebloemzaadjes
Op de locatie zelf gaat het ook veel beter. ‘Doordat we van crisis- naar projectstructuur zijn gegaan, kunnen we naar een hoger niveau’, zegt De Raaf. ‘Niet meer in die overlevingsstand maar echt bouwen aan de toekomst. De oorlog is voorlopig helaas nog niet voorbij dus we zitten hier nog wel even. Dat betekent dat de bewoners kunnen gaan nadenken over wat ze de komende tijd met hun leven willen doen. Hun huis en hun tuintje worden ook steeds meer eigen. Ze stoppen er veel meer energie in. We hebben de Oekraïners daarom symbolisch zonnebloemzaadjes gegeven, de Oekraïense bloem en symbool voor vrijheid en levenslust. Die hebben ze gezaaid en zelf zien groeien.’ 

De oorlog is voorlopig nog niet voorbij, dus we zitten hier nog wel even

Zelfredzaamheid is ook heel belangrijk. De Raaf: ‘Het leven gaat door en mensen willen een doel hebben. In het kader van het programma Benut je tijd hebben we de Oekraïners gevraagd wat ze de komende vijftien maanden willen doen. Uiteraard willen we daar als gemeente ook bij helpen. Binnen drie dagen na onze vraag hadden we tachtig aanmeldingen voor Engelse les.’

Inmiddels heeft 70 procent van de mensen betaald werk: ‘Bij de bakkerij bijvoorbeeld, bij de fietsenmaker of als teammanager bij DHL. Juist ook op plekken waar wij krapte hebben, kunnen zij inspringen. Dus dat is win-win. Die mensen keren we ook geen leefgeld meer uit, want ze hebben hun eigen salaris.’

Nieuwjaarsnachten
De Raaf had met zijn Diamant drie doelen en die zijn alle drie behaald. ‘Van crisisstructuur naar projectstructuur, een model dat langer meegaat dan zes weken en een koers bepalen zodat we als gemeente kunnen zeggen: zo vangen wij de Oekraïners hier op. Als er nu een brief binnenkomt van het rijk of de veiligheidsregio – want die krijgen we nog steeds wekelijks –, dan kijken we hoe de opdracht zich verhoudt tot ons beleid, waar de verandering plaatsvindt en welke gevolgen dat voor andere onderdelen heeft. Betekent het een verandering van koers of kunnen we op de huidige manier verdergaan? Kortom, veel meer grip op de situatie dus.’

Andere crises
Dit model is natuurlijk ontstaan vanuit de opvang van Oekraïners maar, het is volgens De Raaf ook heel goed te gebruiken voor andere crises en ter voorbereiding op andere situaties. ‘Sterker, er is vanuit medeoverheden veel interesse in de Diamant’, merkt hij op. ‘Bijvoorbeeld bij het voorbereiden van onrustige nieuwjaarsnachten.’