Twee derde van het gemeentepersoneel geeft aan minimaal twee dagen per week thuis te willen blijven werken, als de coronacrisis voorbij is. Zij voelen zich digitaal bekwaam en zijn in staat om zichzelf goed te managen. Dit blijkt uit en recente quickscan van de Hogeschool van Amsterdam met ondersteuning van het A&O fonds Gemeenten, onder ruim zeshonderd gemeentemedewerkers van acht gemeenten. Het zijn bevindingen die de Zwolse gemeentesecretaris Ingrid Geveke, voorzitter van de Vereniging van Gemeentesecretarissen (VGS), niet verbazen.

Uit de quikscan blijkt dat thuiswerken leidt tot meer focus en efficiëntie en dat de meeste taken vanuit huis kunnen worden uitgevoerd. ‘Thuiswerken levert het nodige op’, erkent Geveke. Zij kijkt positief terug op de periode vanaf maart. ‘Gemeenten schakelden in no time om van een kantoortuin naar een digitale netwerkorganisatie en dat werkte nog heel goed ook. De ICT-systemen hielden het en dat was een geweldige ervaring want dat is bij de overheid ook weleens anders. Veel van mijn collega’s stelden dat het jaren gekost zou hebben om het thuiswerken vooraf te implementeren, maar nu ging het razendsnel. Gemeenten lieten zien dat ze wendbaar en flexibel kunnen opereren.’

Groepsdieren

Volgens Geveke gaat veel goed bij het thuiswerken. Maar er zijn ook momenten dat er wel degelijk fysiek contact nodig is, bijvoorbeeld bij een complex probleem dat medewerkers moeten ontrafelen. ‘Dat gaat lastig via een beeldscherm, dan is het toch wel fijn dat medewerkers op anderhalve meter om de tafel kunnen met een whiteboard.’

Sollicitatieprocedures blijken eigenlijk ook goed digitaal te kunnen, maar een verdiepend gesprek met een kandidaat vraagt volgens de gemeentesecretaris wel om een fysieke ontmoeting. Dat geldt ook voor functioneringsgesprekken of voor kwesties waarbij emoties in het spel zijn. ‘Kies bewust wat digitaal kan en wanneer een fysieke ontmoeting nodig is. Dat hebben we goed vorm kunnen geven in de afgelopen periode. Mensen zijn groepsdieren, die hebben sowieso een biologische behoefte aan contact met anderen.’

De VGS-voorzitter kan zich goed voorstellen dat ook in de toekomst een deel van het werk thuis plaatsvindt. Digitaal ziet zij de nodige kansen. Maar de vraag is hoe gemeenten in deze tijd goed werkgeverschap kunnen blijven bieden. ‘Inmiddels weten we dat we er voor moeten zorgen dat thuiswerkende collega’s digitaal goed hun werk kunnen doen, met de juiste ondersteunende apparatuur en systemen. Dat geldt zeker ook in situaties waarbij collega’s fysiek vergaderen en anderen daar digitaal aan deelnemen. Binnen de Zwolse organisatie blijkt ook dat medewerkers die thuis klein zijn behuisd, onvoldoende ruimte hebben om goed hun werk te doen. Ook de ergonomie van de thuiswerkplek vormt een belangrijk aspect. In Zwolle bieden we via een werkplekonderzoek een arbo-advies op afstand.’

Ik zie zeker een toekomst weggelegd voor het thuiswerken

Geveke begrijpt dat een groot deel van de respondenten uit het onderzoek graag meerdere dagen per week thuis wil blijven werken. ‘We zien dat een groep medewerkers het fijn vindt om werk en privé gemakkelijker te kunnen combineren door thuis te werken. Dan heb ik het trouwens niet over de eerste fase van de crisis toen ook de kinderen thuis waren, dat bleek een fikse uitdaging. We merken dat het winst oplevert. Medewerkers hebben geen reistijd meer en het voelt voor een aantal van ons echt een stuk rustiger. Ik zie zeker een toekomst weggelegd voor het thuiswerken, ook na corona. Ook voor mij persoonlijk als gemeentesecretaris. Ik werk veruit de meeste uren per week vanuit huis en dat gaat eigenlijk heel goed.’

Heldere afspraken

Thuiswerken leidt tot meer focus en efficiëntie, zo blijkt uit de quickscan van de Hogeschool van Amsterdam. Ook de autonomie in de beslis- en handelingsruimte binnen het werk neemt toe. Volgens de onderzoekers een belangrijke voorwaarde voor het (samen) thuiswerken. Dat vraagt wel om een duidelijke aansturing en focus.

Geveke erkent dat Zwolle al langere tijd de verantwoordelijkheid laag legt en zo veel mogelijk aan de professionals zelf overlaat. ‘Wanneer er heldere afspraken worden gemaakt met thuiswerkers over wat er van ze wordt verwacht, dan gaan zij daar gefocust mee aan de slag. Dat hoor ik heel veel terug vanuit het land en vanuit Zwolle, maar er zit ook andere kant aan dit verhaal. Voor je het weet, gaat iedereen in zijn eigen straatje aan de slag, en vergeten we de afstemming en integraliteit te zoeken met elkaar. De vraag van de inwoner, ondernemer of zorginstelling staat centraal, daar moet je met elkaar op sturen. Deze tijd vraagt, misschien nog wel meer dan voorheen, om het doel helder te definiëren. Welke bijdrage levert jouw team daaraan en welke prestatie lever jij als individu om een mooi resultaat te behalen?’

De quickscan wijst in de aanbevelingen onder meer op het belang van aandacht voor de persoon en teambinding en het stimuleren van sociale binding. Daar herkent Geveke veel in. ‘In het begin van de coronacrisis zijn we met de afdelingshoofden in gesprek gegaan. Daarin is niet alleen benadrukt goede afspraken te maken met de medewerkers over hun werkzaamheden en de prestaties, maar ook te investeren in hun welbevinden. Vraag hoe het met ze gaat en wat ze nodig hebben. Aandacht hebben voor de medewerkers blijft een ongelofelijk belangrijk punt, naast het sturen op werk en resultaat.’