Het verloop onder gemeentesecretarissen is de laatste decennia fiks toegenomen. In eigen kring, en in onderzoeken en vakbladen is dit daarom een regelmatig terugkerend thema. De werkrelatie met het college van burgemeester en wethouders is van cruciaal belang, bleek eerder al uit onderzoek. Die conclusie is zeer terecht, zo heeft mijn jarenlange ervaring als gemeentesecretaris van Rotterdam mij geleerd. Maar hoe geef je dat handen en voeten en selecteer je een geschikte secretaris?
Aan de werkrelatie met het college ontleen je als gemeentesecretaris hoofdzakelijk je gezag, zowel in de bestuurlijke als in de ambtelijke gremia. Dat is altijd zo geweest en dat zal altijd zo blijven. Vooral de relatie met de burgemeester is cruciaal. Je moet een hechte tandem vormen. Is daarvan geen sprake, dan red je het sowieso niet.
Om die reden werd enige tijd geleden vanuit de kringen van secretarissen bepleit dat de gemeentesecretaris deel zou moeten uitmaken van de selectiecommissie voor de nieuwe burgemeester. Klinkklare onzin, naar mijn opvatting. Alsof de selectiecommissie zich daartoe zou laten leiden. En wie heeft zich eigenlijk aan te passen?

Tweeslachtige functie
De functie van secretaris is een rare, complexe en vooral tweeslachtige functie. Want je bent de baas, maar tegelijkertijd ook weer niet. Het is maar net hoe het bestuur dat uitkomt. Er worden in de tijd vaak wisselende eisen aan je gesteld. Dat betekent dat je van vele markten thuis moet zijn. Want wil je je gezag kunnen ontlenen aan de werkrelatie met het college, dan zul je naast het uitoefenen van je managementtaken van meerwaarde moeten zijn door inhoudelijk te adviseren, bijzondere collegeprojecten te trekken, brandjes te blussen en individuele wethouders op ad-hocbasis bij te staan.

En er komt nog het nodige bij. Je moet over bijzondere persoonlijke eigenschappen beschikken, die juist vanwege de tweeslachtigheid van de functie vaak niet met elkaar verenigbaar zijn en daarom niet bij – op zichzelf geschikte – kandidaten aanwezig zijn. En dat is vaak verkeerd afgelopen.

Karaktereigenschappen
Het probleem is dat er maar weinig mensen zijn die precies weten wat de secretarisfunctie inhoudt en welk zeer breed scala aan vaardigheid is vereist om het werk goed te kunnen doen en een wisseling van burgemeester of college te kunnen overleven. In profielen en vacatureteksten voor nieuwe gemeentesecretarissen kom ik de vereiste karaktereigenschappen veel te weinig tegen.

Wellicht moet een psychologisch onderzoek standaard worden uitgevoerd

Welke eigenschappen heb je nodig? Het gaat om flexibiliteit en om een niet al te groot ego. Je moet je dienstbaar opstellen en je plaats kennen als de situatie dat vereist. Je moet wendbaar zijn en politiek-bestuurlijke sensitiviteit en relativeringsvermogen hebben. Je moet kunnen incasseren. En alhoewel je niet te dominant mag zijn, moet je wel een stevige persoonlijkheid zijn. En zo zijn er meer eisen.

Ik pleit er daarom voor in de profielschets en in het selectieproces meer aandacht te besteden aan deze bijzondere karaktereigenschappen. Daarmee kan voorkomen worden dat er verkeerde keuzes worden gemaakt. Wellicht moet een psychologisch onderzoek standaard worden uitgevoerd.

Souffleur van het college
Mocht het voorgaande als een oubollig verhaal worden gekwalificeerd, dan wil ik afsluiten met het volgende. Mijn opvolger in Rotterdam, Arjan van Gils, heeft in 2018 in een afscheidsinterview in Management Scope een rake typering gegeven van de secretarisfunctie en de bijbehorende karakterkenmerken. ‘Het is een rare, schizofrene functie, omdat je zowel dienend als leidend dient te zijn’, zei hij. ‘Aan de ene kant ben je boegbeeld en aan de andere kant werk je achter de schermen als adviseur en soms als souffleur van het college. In die rol moet je juist wat onzichtbaar zijn, om niet in de weg van het college te lopen, en het is nooit jouw verdienste als het goed gaat. Je moet dus een grote professionele trots hebben, maar ook een persoonlijke bescheidenheid.’
Ik ben het daar volledig mee eens.