In het leertraject DSO-professional Omgevingswet – een initiatief van VNG, IPO en Unie van Waterschappen – worden deelnemers gedurende 14 maanden in de volle breedte bijgespijkerd over de werking van het Digitale Stelsel en de Omgevingswet. En gaan ze tegelijkertijd heel hands on met de materie aan de slag. Onlangs, in blok 2 van het traject, hebben zeven interbestuurlijke teams onder begeleiding van groepscoaches binnen een periode van vijf maanden de geleerde theorie toepast in een concreet, zelfbedacht product. Dat idealiter niet alleen werkbaar en toepasbaar is binnen de eigen organisatie, maar ook breder ingezet kan worden.
Interactieve video: grip op de beleidscyclus onder de Omgevingswet
We focussen deze keer op de interactieve video over de beleidscyclus onder de Omgevingswet. Drie afgevaardigden van het team erachter nemen ons mee: Roelf Groenewold (DSO-adviseur bij de provincie Overijssel), Barteld de Vries (adviseur RO en regisseur omgevingsplan bij gemeente Barendrecht) en groepsbegeleider Rens van den Berg (in het dagelijks leven jurist, trainer en mediator). Hoe kwamen ze tot dit product en wat is de meerwaarde?
Meer kennis, grip en zelfvertrouwen
Over deelname aan dit leertraject hoefde zowel Groenewold als De Vries niet lang na te denken. Groenewold: ‘Als DSO-adviseur werk ik natuurlijk al volop met het DSO, maar ik weet nog lang niet alles. Al doende komen er altijd weer vragen op, ook over zaken waar ik niet eerder over nagedacht had. En ja, zoals ik al hoopte, leer ik tijdens dit leertraject veel bij én ontmoet ik mensen om mee te sparren. Iedereen loopt tegen problemen aan en al die verschillende oplossingen die mensen bedenken, verbreden mijn blikveld enorm.’
Ook De Vries verwacht aan het eind van de rit gevoed te zijn met extra inzicht en praktijkervaring en hoopt wat sterker in de schoenen te staan: ‘Binnen mijn organisatie zijn we nog erg zoekende naar kennis over de Omgevingswet, naar houvast. En zo’n leertraject moet je dan gewoon grijpen, vind ik. Aan het eind wil ik kunnen zeggen dat ik meer kennis, grip en zelfvertrouwen heb bij het werken met het DSO. En daarnaast wil ik onderdeel worden van een groter netwerk om kennis mee te delen. Niet alleen met andere gemeenten, maar ook met provincies, waterschappen en omgevingsdiensten. Dat is zo waardevol. Iets wat we overigens ook laten zien met ons product.’
Iedereen loopt tegen problemen aan en al die verschillende oplossingen die mensen bedenken, verbreden mijn blikveld enorm. [Roelf Groenewold]
In één keer van a tot z geïnformeerd over de beleidscyclus
Voor het te ontwerpen product koos de groep voor de categorie ‘Beleidscyclus in de praktijk’. En moest zich hierbij bezighouden met de vraag: hoe kunnen we onze leefomgeving effectief integreren in de nieuwe beleidscyclus van de Omgevingswet, met oog voor samenwerking tussen overheidslagen, interne processen en verantwoordelijkheden? Een hele mond vol. Het antwoord kwam in de vorm van een interactieve video. ‘Zo noemen wij het tenminste zelf’, vertelt De Vries. ‘Maar je kunt het ook zien als klikbare Powerpoint-presentatie en een jurylid zag tijdens onze eindpresentatie zelfs wel potentie voor serious game. Hoe dan ook: elke overheidslaag – gemeente, provincie en waterschap – zit in feite met dezelde uitdagingen en die uitdagingen hebben we beetgepakt als ‘missies’ in de video. We starten met een simpele uitleg bij de nieuwe kerninstrumenten uit de Omgevingswet. Daarna laten we zien hoe verschillende overheidspartijen samenwerken onder deze wet. Uit welke stappen bestaat de beleidscyclus en hoe worden deze in de praktijk toegepast? Zodat men de Omgevingswet en de bijbehorende kerninstrumenten beter leert begrijpen. Uiteindelijk is er een heel herkenbaar product ontstaan waar alle overheidslagen mee uit de voeten kunnen.’
Een belangrijke noot hierbij is dat de principes en processen ook direct toepasbaar zijn op de samenwerking binnen de eigen organisatie, bijvoorbeeld tussen verschillende afdelingen of teams. De Vries: ‘Kennis hierover moet niet alleen bij een handjevol DSO professionals liggen, maar moet breder in iedere organisatie bekend zijn. Denk bijvoorbeeld aan beleidsmedewerkers die nog onwetend of nog zoekend zijn over de nieuwe manier van werken die de Omgevingswet van hen vraagt. Het idee is dat je een beleidsmedewerker achter een laptop kunt zetten, deze video start en dat hij na afloop dusdanig goed van van a tot z is geïnformeerd dat hij er in de eigen organisatie mee aan de slag kan, of in ieder geval een zetje krijgt in de goede richting als het gaat om het werken onder de Omgevingswet.’
Groenewold merkt op dat elke overheidslaag een eigen pad volgt in de video: ‘Bij de start moet er een keuze gemaakt worden voor de route die je wilt volgen: zet je de waterschapsbril op, de gemeentelijke bril of de provinciale bril; zo krijg je de informatie die aansluit bij jouw organisatie.’ De groep had het voordeel kennis en ervaring uit alle lagen in huis te hebben. Groenewold vervolgt: “Vier deelnemers kwamen van gemeenten, drie van de provincie en 1 van het waterschap. Een heel gevarieerde club uit allerlei delen van het land, werkend vanuit verschillende disciplines: beleid, proces, plan en toepasbare regels. We zijn veel live samengekomen om onze kennis te delen. Waarbij we in eerste instantie overigens merkten dat we nogal langs en door elkaar heen kletsten. We begrepen elkaar niet goed.’
Spraakverwarring terugdringen
Groenewold: ‘We hebben zo goed mogelijk aan elkaar uitgelegd hoe dingen in onze eigen organisaties verlopen. Hierdoor kregen we een goed beeld van de verschillen. Zo blijkt een waterschap bijvoorbeeld geen instrument voor hun visie te hebben. Ook hebben we geprobeerd steeds één term te kiezen als er verschillende aanduidingen bestaan. Een voorbeeld: bij de provincie hebben we gedeputeerde staten, bij de gemeente college van Burgemeester en Wethouders en dat noemden we dan: ‘dagelijks bestuur’.’
Waarop De Vries vervolgt: ‘En ook als je denkt dezelfde taal te spreken omdat je dezelfde woorden gebruikt, blijkt het gevoel erbij of de invulling soms toch anders te zijn. En daar kom je pas achter als je met elkaar in gesprek gaat. Het voorkomen van spraakverwarring is dusdanig belangrijk om interbestuurlijk met de beleidscyclus aan de slag te gaan, dat we dit als een aparte ‘missie’ in onze video behandelen. Je hebt immers als overheid al genoeg uitdaging om überhaupt met de kerninstrumenten onder de Omgevingswet te werken. Dus het is wel zo handig als je elkaars taal spreekt. En daarvoor hebben we een voorzet gedaan met ons product.’
Het voorkomen van spraakverwarring is dusdanig belangrijk om interbestuurlijk met de beleidscyclus aan de slag te gaan, dat we dit als een aparte ‘missie’ in onze video behandelen. [Barteld de Vries]
Alles in huis
Coach Van den Berg vond de groep opvallend zelfsturend. Het product kwam rap in beeld en er bleek meer expertise ‘in huis’ dan gedacht. ‘Toen ze de hoofdvraag terug gingen brengen tot de kern, tot een product, kwam animatie al snel ter sprake. Een filmpje dat heel simpel kon verbeelden hoe de beleidscyclus in elkaar zit. Hierbij rees de vraag of de groep dit zelf kon, of een bureau moest inhuren. De Vries deed vervolgens iedereen versteld staan met zijn voorzet. Compleet met voiceovers en bewegende poppetjes- een heel leuke verrassing dat dit met Powerpoint kon. En het gaf de groep plotseling veel zelfstandigheid. Er was geen bureau meer nodig om er een gelikte animatie van te maken.’ De Vries reageert: ‘Ik vond het ook echt leuk om te doen. En uitbesteden is toch een dingetje qua planning. Nu konden we tot op het eind dingen tweaken.’
Uiteindelijk is het echt een product van het hele team geworden. Van den Berg: ‘De groep bestond uit een gemêleerd gezelschap: veel verschillende expertise en vaardigheden, verschillende karakters die allemaal bereid waren volop energie in het product te steken. Iedereen kwam tot zijn recht.
De boer op met de video
Tijdens de eindpresentatie werd het product goed ontvangen. Van den Berg: ‘Er werd veel gelachen. Zowel om de herkenbaarheid als de uitwerking daarvan. De karakters in de video praatten door elkaar, hadden spraakverwarringen en herkenbare frustraties, bijvoorbeeld bij verzoeken als ‘hee collega, zet dit beleidsstuk ‘effe’ in het DSO’. En in de gesproken teksten is zowel de noordelijke als zuidelijke tongval goed te horen; de groepsleden kwamen dan ook uit heel verschillende delen van het land. Die diversiteit en herkenbaarheid werkte goed. En van alle kanten straalde af dat dit product door een gemêleerd gezelschap gemaakt was.’
Binnenkort gaat de video ook buiten het leertraject dienst doen. Zo schenkt Van den Berg er op 19 mei aandacht aan in provinciehuis Den Haag. ‘Er is dan een dag voor allemaal provinciecollega’s, een stuk of 80 mensen zijn uitgenodigd, waarbij we het willen hebben over de beleidscyclus. Dus dat komt mooi uit! De Vries zal het presenteren, die weet als geen ander de weg in het product en zo brengen we het verder de wereld in.’ En Groenewold is gevraagd om de video in regio Overijssel te presenteren. Dit moet nog handen en voeten krijgen, maar de groep werkt alvast aan teaserfilmpjes.
Meer lol in het werk
En ondertussen vervolgen ze gemotiveerd het leertraject. Van het nieuwe netwerk plukken ze steeds meer vruchten. Zo is Groenewold op het moment van spreken op de Dag van de Regelanalisten: ‘Normaal kan ik me nog wel eens wat verloren voelen op zo’n evenement, maar nu kom ik allemaal bekenden tegen.’ Ook De Vries, volgens eigen zeggen ‘geen natuurlijke netwerker’ vindt dat makkelijker worden door het leertraject. ‘Ik ga inmiddels ver buiten mijn gemeentegrenzen qua werk en denken.’ Waarop Van den Berg graag afsluit met: ‘Het is absoluut goed voor je netwerk. Maar toch zeker ook voor je werkplezier. Je leert elkaar niet alleen op inhoud kennen, maar komt door alle groepsopdrachten en intervisie ook dichterbij elkaar als mens. En dat komt de lol in het werk enorm ten goede.’