Gemeente Drimmelen organiseerde voor de tweede keer een Werkplaats DSO-keten. Focus lag ook deze keer op het testen van de techniek achter de DSO-keten, maar nu met meer verantwoordelijkheden en eigen juridische en toepasbare regels.
Door Martijn Riha – Projectleider Informatievoorziening Gemeente Drimmelen
We hebben eerder een Werkplaats DSO-keten georganiseerd en succesvol doorlopen. Inmiddels zijn we weer een paar maanden verder en vonden we het tijd voor een nieuwe test. Door gewoon te doen, ook al heb je nog niet alles op orde, kom je tot waardevolle inzichten. Dat bleek ook nu weer.
Rolverdeling inzichtelijk
We hebben de tweede Werkplaats DSO-keten breder aangepakt met meer mensen en verantwoordelijkheden. We hebben eerder gemerkt dat een goede samenwerking tussen de verschillende verantwoordelijke medewerkers en partijen essentieel is. Dat bleek ook nu zeker weer het geval. De werkplaats maakt de rolverdeling binnen de DSO-keten goed zichtbaar en de relaties tussen de verschillende onderdelen in de keten. Dit helpt ons om de interne organisatie voor te bereiden op nieuwe samenwerkingsvormen tussen verschillende verantwoordelijke teams en medewerkers.
Verder hebben we nu onze eigen juridische regels gebruikt in plaats van een activiteit uit de Bruidsschat. Voor de eerste iteratie hebben we een stukje omgevingsplan gemaakt en geüpload. Hiervoor hebben we toepasbare regels gemaakt en gepubliceerd. Vervolgens hebben we de vergunning verlening getest. Een ander aandachtspunt was de Samenwerkingsfunctionaliteit (SWF). We hebben deze getest met drie ketenpartners: de Omgevingsdienst, Veiligheidsregio en het Waterschap. Het is heel waardevol om elkaars’ applicaties te zien en ervaren. Deze inzichten hebben we gedeeld met de VTH-leverancier, zodat we processen nog beter op elkaar af kunnen stemmen. Naast het testen van de lokale software, hebben we ook het samenwerkingsportaal van het DSO bekeken. Als het lokale systeem nog geen samenwerkingsfunctionaliteit heeft, dan kun je altijd het online samenwerkingsportaal gebruiken om samen met ketenpartners te werken aan een aanvraag.
'Door te doen, krijg je steeds beter inzicht.'
Steeds een stap verder
Op het moment werken we al samen met een extern stedenbouwkundig adviesbureau. Om dit ook te kunnen testen binnen het DSO moeten er nog enkele zaken worden ingericht. De ervaringen in de werkplaats onderkennen dit. Er ligt een belangrijke taak voor onze interne organisatie, maar zeker ook voor de softwareleverancier met oog op doorontwikkeling. Dit willen we tijdens een nieuwe Werkplaats DSO-keten verder testen aan de hand van een integrale realistische casus. Dan verleggen we de focus van technisch naar functioneel. We hebben nu een redelijke fundatie om verder te oefenen met de inhoud. De puzzelstukjes vallen zo steeds meer op hun plek, maar dit bereik je alleen door te doen. Eventuele knelpunten worden vroegtijdig gesignaleerd en er kan gewerkt worden aan oplossingen. De VNG heeft ons uitstekend begeleid. Dat mag ook wel eens gezegd worden. Je staat er echt niet alleen voor. Samen komen we steeds een stap verder.
Door te doen krijg je ook steeds beter inzicht in de hoeveelheid benodigde uren en mankracht en kun je beter plannen. We hadden in de periode van drie weken telkens twee momenten van drie uur ingepland, maar anderhalf uur per keer volstond achteraf prima. Tel hierbij nog wat extra uren arbeid op, dan komen we voor de gehele werkplaats in totaal uit op zo’n tien uur per medewerker. Dit is lager dan het urenaantal dat de VNG voorspelt, maar misschien dat we voor de functionele test meer uren nodig hebben. De ervaring leert in ieder geval dat een duidelijke taakverdeling ook essentieel is als het gaat om een efficiënte planning.