Frank van der Harst: 'Hoe hebben jullie de voorbereiding van de werkplaats aangepakt'?

René Langelaan: 'We hebben eerst een plan van aanpak geschreven. Daarna hebben we een projectmatig voorstel gemaakt over wie we nodig hadden en hoeveel tijd het in beslag zou nemen. Vooral in een grote gemeente Den Haag betekent het dat er veel collega’s bij betrokken zijn.'

'Hoe hebben jullie de sessies ingedeeld, ingepland en georganiseerd?'

'We zijn niet op nul begonnen, want van de VNG hebben we het draaiboek gekregen, waarmee we in drie iteraties door de DSO keten konden lopen. Daarna hebben we ingeschat dat we per week een sessie van 4 uur nodig hadden. Bij elke iteratie was de eerste sessie een voorbereidingsbijeenkomst en de volgende sessie een oefenbijeenkomst. Omdat de deelnemers in de tussenliggende tijd veel voorwerk deden, duurde de sessies zelf vaak 2 uur. Dat kwam ook omdat het werk in de lokale software al was geregeld en soms ook al was gepubliceerd.'

'Jullie zijn nu klaar met de drie iteraties, en wat nu?'

'In de afrondingssessie had iedereen de smaak goed te pakken, de techniek hebben we goed op de rails. Wel hadden we nog wat openstaande punten op basis van bevindingen gedurende de sessies. En we vroegen ons af hoe we het concreet in werking konden zetten. We hebben daarom besloten om de ingeslagen weg te blijven volgen. We blijven wekelijks bij elkaar komen. Afhankelijk van de cases die we hebben, gaan we zelfstandig door met oefensessies. Zo hebben we voor het oefenproces nog een half jaar. Naast de DSO-keten gaan we ook meer oefenen met de lokale software die vóór en na het gebruik van de landelijke voorziening wordt gebruikt.'

'Welke tips heb je voor gemeenten die een VNG werkplaats willen starten?'

'Pak het draaiboek dat wordt aangereikt door de VNG en leg dat over je eigen organisatie. Maak dat op maat en ga daarmee aan de slag. Je komt dan van alles tegen dat moet worden opgelost en als je daarmee wacht tot juni 2022 ben je te laat. Neem de tijd die je nu nog hebt.'