Open werven versnelt het recruitmentproces en biedt open kansen omdat de screening van sollicitanten wegvalt. Het wordt gezien als snelle manier om personeelstekorten op te lossen. 
Zoetermeer ging als eerste gemeente met open hiring aan de slag, mede dankzij warm pleitbezorger Jan Iedema. Die kwam voorafgaand aan zijn wethouderschap (VVD) via zijn adviesbureau met het fenomeen in aanraking. Iedema spant zich in voor adoptie van deze wervingsmethode door de overheid, en dat niet alleen voor banen waar weinig opleidingseisen aan vastzitten: ‘Eigenlijk zo breed mogelijk, waarom niet? Als je echt vertrouwen geeft aan werkzoekenden, krijg je dat ook terug. Zij kunnen zelf als beste de inschatting maken of ze al dan niet geschikt zijn voor een bepaalde functie.’

Aannames
Volgens Iedema, die een deel van zijn loopbaan zelf aan de wervende kant zat, zijn alle aannames, ondanks sollicitatiebrieven, cv’s en diploma’s, grotendeels gebaseerd op een klik of een onderbuikgevoel tijdens het sollicitatiegesprek. Later wordt pas duidelijk of iemand echt past in de organisatie. ‘Dat deel van het proces kan eruit’, zegt Iedema. 
Zoetermeer startte een jaar geleden de proef voor twee vacatures, die voor een klantadviseur bij het informatiecentrum en voor een inkomensconsulent. Beide sollicitanten zijn nog in dienst, naar volle tevredenheid. Het animo voor deze functies met werkeisen (geen opleidingseisen) was met honderden reacties zo groot, dat de gemeente moest loten. ‘Nummer één werd gebeld met de mededeling dat de baan binnen was. Die is vervolgens hier on the job getraind met een maand proeftijd.’
De pilot beviel goed en smaakt naar meer. Wat Iedema betreft, kan dat op alle niveaus binnen de organisatie. ‘We zoeken mensen die goed geëquipeerd en gemotiveerd zijn. Daarom is open hiring bij uitstek ook voor specialistischer functies geschikt. Ik zit daar ruim in. Niemand solliciteert om te mislukken. Je komt er pas achter of iemand geschikt is als de persoon er daadwerkelijk zit.’

Niemand solliciteert om te mislukken

Waardevolle aanvulling
Nipt na Zoetermeer startte ook Leeuwarden met een éénjarige pilot met open werving bij de buitendienst. De eerste bevindingen daarvan zijn net gedeeld met het college. Over het bijgesloten advies moet het gesprek nog plaatsvinden. Corporate recruiter Karin Vink beschouwt open hiring, met wat kleine aanpassingen, als een waardevolle aanvulling op het werven en selecteren van nieuwe medewerkers. Van de drie aangenomen mensen zijn er twee nog in dienst. In januari start nog iemand via deze methode bij de buitendienst. Om ervaring op te doen met open hiring werd gekozen voor de buitendienst omdat daar ‘de mensen wat dichter op de werkvloer zitten’, zegt Vink. ‘In de begeleiding moet je het proces in goede banen kunnen leiden.’ 
Volgens Vink is bij open werven strikt genomen degene die het eerst komt, het eerst maalt. ‘Dat zegt niks over wie het meest is gemotiveerd. Binnen anderhalf uur kregen we achtentwintig inschrijvingen binnen. Sommigen waren blij dat ze geen brief hoefden te schrijven. Voor een buitendienst is het ook helemaal niet relevant of iemand goed kan schrijven. Dat was wel een spiegel die ons werd voorgehouden. Kijk beter naar de doelgroep, focus niet direct op een cv of brief.’
Er zijn, zegt Iedema, maar weinig mensen die nog doen waarvoor ze studeerden, of wat in de functiebeschrijving van de vacature stond waarop ze solliciteerden. ‘De meeste werknemers drijven ergens af, met uitzondering van enkele zeer specialistische functies. Ze zijn in hun werkzame leven naar hun huidige functie toegegroeid. Dan ben je goed in staat om je eigen competenties op waarde te schatten. Per saldo zijn er veel banen waar iemands competenties belangrijker zijn dan de gevolgde opleiding.’

Verwaarloosd
Wie in Zoetermeer via open hiring binnenkomt, krijgt een maand proeftijd. Dat geldt ook voor de klassieke manier van werving, alleen wordt dan veel tijd gestoken in het hele selectieproces. ‘Heb je dan eindelijk iemand gevonden die aan alle verwachtingen voldoet, maar op dat moment wat minder functioneert, dan denk je dat het wel goed komt. Die maand proeftijd wordt dan eigenlijk veel te veel verwaarloosd. Bij open hiring voer je direct het goede gesprek over wat je van elkaar verwacht.’
Daarbij is die maand proeftijd volgens Iedema ‘superbelangrijk’. Dat vraagt om de nodige begeleiding, maar dat is bij de gebruikelijke sollicitatieprocedures ook zo. ‘Iedereen die denkt dat dit bij de gebruikelijk sollicitatieprocedure niet zo is, doet jou als werkgever tekort. Zoetermeer is er een betere werkgever door geworden.’ 
De aanpassingen bij het gebruik van open hiring betreffen volgens Vink onder meer een betere voorbereiding van kandidaten op de inhoud van de vacature. Een oproep met de vraag of mensen affiniteit met groen hebben en de hele dag kunnen staan, volstaat in haar ogen niet. ‘Bij een volgende ronde die we organiseren zou ik eerst een vrijblijvende bijeenkomst willen plannen, waarbij iemand vanuit de afdeling iets vertelt over het vak en de dagelijkse werkzaamheden. Daarna kan een geïnteresseerde besluiten of de baan iets voor hem of haar is. Sollicitanten komen zo tot een betere keuze en de gemeente krijgt iets mee van hun motivatie voor de functie.’

In de begeleiding moet je het proces in goede banen kunnen leiden

Hamvraag
Vink wil de open wervingsmethode opnemen in de gereedschapskist voor recruiters. Tegelijkertijd zou de werkwijze wat haar betreft nog wel wat duurzamer kunnen, door het proces efficiënter in te richten en gericht met iemand mee te kijken waar diens interesse ligt en wat haalbaar is in deze eerste fase. ‘Niet iedereen weet evengoed al wat hij of zij graag wil. Waarom zet iemand zich op de lijst? Dat is eigenlijk de hamvraag. Daar hoort een werkgever goed op in te spelen. Dat vraagt om verdieping om te kijken wat realistisch is en aansluit bij de wensen en behoeften van beide partijen.’ 
Iedema daarover: ‘Wie de verantwoording voor de selectie bij belangstellenden zelf legt, moet als werkgever duidelijk aan de voorkant informeren wat de verwachtingen zijn en in wat voor organisatie iemand terechtkomt. Dat kost tijd.’ De wethouder rekent zich dan ook niet rijk met de claim dat open hiring het recruitmentproces zou vergemakkelijken omdat een deel van de selectieprocedure wegvalt.
In Leeuwarden waarschuwt Vink open hiring niet te gebruiken om gaten met gaten te dichten. Het doet volgens haar wel ‘iets met een afdeling op het moment dat er te veel personeelswisselingen zijn’. Medewerkers steken er ook de nodige energie in om iemand te begeleiden. Er is ruimte nodig voor begeleiding. ‘Het is vooraf lastig om in te schatten hoeveel uren iemand aan begeleiding nodig heeft. Dat neemt overigens niet weg dat iemand niet mag leren in de organisatie.’ Vink adviseert tijdens de proefperiode al te inventariseren welke cursus of opleiding van belang zou kunnen zijn. ‘Hierin kun je mogelijk met andere gemeenten scholing inkopen.’

Mindset
Open hiring heeft als voordeel dat het personeelstekorten snel kan tegengaan. Daarbij is van belang dat er goed over wordt nagedacht waar de werkgever het middel inzet. De begeleiding vraagt om ‘korte lijnen met de manager die ruimte nodig heeft dit vrij in te vullen’. Leeuwarden werkte met een contract van drie tot zes maanden. ‘Veel mensen staan positief tegenover het open wervingsproces, tot de vraag of het iets voor hun afdeling is. Dan volgt het argument van werkdruk. Dat moeten we zien te doorbreken.’
Open werven vraagt volgens Iedema om een andere mindset. Gemeenten hebben een muur om zich heen opgebouwd. Wie geen gemeentelijke ervaring heeft, hoeft eigenlijk niet te solliciteren. ‘Dat is ongeveer zoals gemeenten hun vacatures opstellen, want die zijn zo uniek. Daar geloof ik dus niet in.’ Op de informatiebijeenkomst in Zoetermeer kwamen diverse oudere mensen af die lang in de zorg werkten. Die zouden op een klassieke vacaturetekst nooit reageren vanuit de vooronderstelling dat de baan toch niet bij hen past. ‘Nu durven ze wel te solliciteren. Iemand uit de zorg is dienstbaar en sociaal vaardig. Competenties die Zoetermeer zocht.’ 
Vooronderstellingen van de werknemer en werkgever haalt open hiring in één klap weg. Dat is voor Iedema het grootste winstpunt. ‘Open werving is niet eng omdat we niet weten wie we binnenkrijgen. De grootste valkuil bij open hiring zijn we zelf. Hoe specifiek een functie ook is, het cv telt niet. Wat wel telt is het vertrouwen in iemand om samen te werken. Daar gaat het om in een goede arbeidsrelatie.’