Op 10 februari 2021 startte de pilot ‘Werkplaats DSO-keten’ bij de gemeente Dronten. Dronten bijt hiermee de spits af als eerste gemeente die de DSO-keten test. Frank van der Harst is werkplaatscoach bij Dronten en deelt zijn lessons learned tot nu toe.
Door Frank van der Harst - coach Werkplaats DSO-keten bij VNG
Gemeente Dronten had al de ambitie om een ketentest uit te voeren, waardoor er al veel voorbereid was. Er stond een multidisciplinair team klaar en er was overleg geweest met de softwareleveranciers. Toen de gemeente hoorde van de VNG Werkplaats DSO-keten was de link snel gelegd. Een win-winsituatie voor beide partijen: Dronten kreeg – net zoals de werkplaatsen die in maart en april georganiseerd worden - ondersteuning bij het doorlopen van de verschillende stappen die nodig zijn om de DSO-keten werkend te krijgen; vanuit de VNG met een werkplaatscoach en inhoudelijke experts en vanuit de landelijke voorziening voor technische ondersteuning. Tegelijkertijd konden wij vanuit de VNG toetsten of ons stappenplan in de praktijk ook echt werkt.
Een goed team samenstellen is misschien wel de belangrijkste voorbereiding voor een succesvolle en werkende DSO-keten.
De Werkplaats beslaat een traject van drie weken, waarin we in drie iteraties een test uitvoeren. We beginnen eenvoudig en voegen steeds meer complexiteit toe. Dat doen we voor alle gebieden: omgevingsplan, toepasbare regels en vergunningaanvragen. Net voor de start van de werkplaats van Dronten bleek dat we de plan-keten helaas nog niet konden testen; het kostte meer tijd om een update in deze keten door te voeren. We konden wél aan de slag met het testen van de keten voor toepasbare regels en vergunningen. In april gaat Dronten de ketentest opnieuw doen, dan inclusief de planketen.
De software leren begrijpen
Om door te kunnen gaan, hebben we de test uitgevoerd met rijksregels (regels uit de bruidsschat) in plaats van gemeenteregels. We hebben de activiteit ‘bomen kappen’ gepakt, hier toepasbare regels voor gemaakt en vervolgens geüpload in het DSO. Dat lukte in eerste instantie niet. Dit bleek achteraf redelijk makkelijk te verhelpen door goede ondersteuning van de softwareleverancier. Zowel gemeenten als softwareleveranciers hebben tijd nodig om de software goed te leren begrijpen en gebruiken. De nauwe samenwerking in een werkplaats zoals deze zorgt niet alleen voor technische inzichten, maar laat ook zien wat er nodig is op het gebied van communicatie en samenwerking.
De waarde van een multidisciplinair team
In de daaropvolgende stap in de keten was de digikoppeling een aandachtspunt. Deze werkte niet goed. Doordat ook hier de leverancier direct betrokken was en klaar stond, was de oplossing snel gevonden en kon dit snel verholpen worden. Dit benadrukt het belang van een multidisciplinair team. Een goed team samenstellen is misschien wel de belangrijkste voorbereiding voor een succesvolle en werkende DSO-keten. Daarvoor heb je ook binnen de gemeente iemand aan het roer nodig die zaken proactief oppakt en verbindt. Tijdens deze pilot hebben we ervaren dat je het echt met elkaar moet doen. We hebben te maken met drie softwarepakketten die afzonderlijk moeten worden geïnstalleerd om tot één werkende keten te komen. Elkaar goed weten te vinden is dan heel belangrijk. Een waardevolle les.
Werken aan structurele oplossingen
Binnen de Werkplaats DSO-keten werken we aan structurele oplossingen voor problemen en knelpunten die we ervaren als we de hele DSO-keten testen. We proberen de kern van het probleem te achterhalen, ongeacht of het een landelijk probleem betreft of dat de oorzaak bij de gemeente of een leverancier ligt. We willen zoveel mogelijk bevindingen en ervaringen delen met andere gemeenten, zodat ook zij van al deze inspanningen kunnen leren.