Velsen werkt, net als de vorige raadsperiode, met een raadsakkoord. Dat geeft de raad meer ruimte om zijn democratische werk te doen, zegt griffier Ruurd Palstra. ‘De raad is een afspiegeling van de inwoners. Dat zie je ook terug in het raadsakkoord. Er is geen vaste coalitie, waardoor partijen elkaar ook niet hoeven vast te houden.’
Het gevolg: niet alleen is er meer ruimte voor inhoudelijk debat, ook de verhoudingen tussen raad en college zijn veranderd, omdat de partijkleur van wethouders minder relevant is. De raad heeft op basis van het raadsakkoord een raadsprogramma gemaakt, legt Palstra uit, dat door het college is vertaald naar een collegeprogramma. ‘Het college werkt voor de hele raad.’
Voor de griffier is in deze overgang een belangrijke rol weggelegd. In het raadsakkoord is opgenomen dat de griffie de raad gevraagd en ongevraagd adviseert, coacht en begeleidt. Palstra is blij met die ambitie. Hij wijst erop dat de raad ook investeert in de bezetting van de griffie. ‘Dat geeft ruimte om van een procesgriffie naar een strategische griffie te gaan.’ De bezetting van de griffie verdubbelt van vijf naar tien medewerkers. ‘Het betekent dat de raad zelfbewust is en de juiste hulptroepen wil inzetten om zijn werk optimaal te kunnen doen. De raadsleden onderkennen dat ze goede ondersteuning nodig hebben. Uiteindelijk is het de raad die beslist, maar er moet wel iemand zijn die de raad scherp houdt.’

Waarom bent u zo blij met de gemeenteraad?
‘De raad moet uiteindelijk een belangenafweging maken. Wil je dat serieus doen, dan moet je goed geïnformeerd zijn. Op alle facetten moet je dan ontzorgd worden. Dat betekent dat de griffie niet alleen de platte ondersteuning doet, maar juist strategisch meedenkt. We kunnen als griffie ambitie hebben, maar als die niet aansluit bij wat de raad wil, kom je niet veel verder. De raad heeft de ambitie om beter in positie te komen. Daar ben ik blij mee. Vanuit de griffie haken we hierop in. We verzorgen trainingen en geven advies over hoe de raad zijn rol nog beter kan pakken.’

De raad wil de juiste hulptroepen inzetten

Hoe ziet dat strategisch griffierschap er in de praktijk uit?
‘Je doet veel meer dan alleen de ingekomen stukken rondsturen of adviseren over hoe je een goede motie maakt. Het betekent dat je nadenkt over hoe je de raad goed in positie brengt om de juiste besluiten te nemen. Hier in Velsen hebben we zes belangrijke thema’s voor een strategische griffie aangemerkt. Dan gaat het om de informatiepositie, de positie in de regio, het samenspel met de inwoners, de controle- en verantwoordingscyclus, het besluitvormingsproces en het lerend vermogen. De samenwerking met de organisatie is daarbij belangrijk. De griffie kijkt mee met de raadsstukken en ambtenaren weten de griffie vrij goed te vinden. Maar ook voor de inwoners willen we de raad laagdrempelig maken. Ze moeten het gevoel hebben welkom te zijn en gehoord te worden. Ook daarin speelt de griffie een belangrijke rol.’

Hoe pak je dat aan?
‘Neem de samenwerking in de regio. Het aantal regionale vraagstukken stijgt al jaren. De positie van de raad is altijd een ondergeschoven kindje geweest. Als griffie kunnen we ervoor zorgen dat de raad aangehaakt blijft en ten minste weet wat er speelt in de regio. Een ander belangrijk sturingsmiddel is de langetermijnagenda. Raadsleden weten hierdoor tijdig wat eraan komt en kunnen alvast informatie gaan verzamelen en met inwoners en belangenverenigingen in gesprek te gaan. Vanuit de raad en de griffie koersen we aan op een betere langetermijnagenda. We maken de organisatie bewust van het belang ervan. De samenwerking tussen de organisatie en de griffie is goed, maar er is zeker nog werk aan de winkel.’

Als inwoners met een petitie komen, zijn dan alle belangen afgewogen?

De informatievoorziening is net zo belangrijk. 
‘Klopt. Hoe zorg je dat de raad de informatie krijgt die nodig is om tot een goede belangenafweging te komen? De raad mag ervan uitgaan dat de griffie alle informatie verspreidt. Maar het helpt enorm als de griffie dan meekijkt en aangeeft dat het ene document net wat belangrijker is dan het andere. Dan moet je wel weten hoe de raad kijkt naar raadsstukken. Welke informatie is dan relevant? Maar ook: welke informatie ontbreekt? Ga je alleen uit van de informatievoorziening door het college, of zijn er ook nog andere informatiebronnen, bijvoorbeeld uit de samenleving, of uit data? En hoe weeg je die dan? Daar is nog een wereld te winnen.’

Veel gemeenteraden zoeken een goede manier om de samenleving beter te betrekken bij de besluitvorming. Wat betekent dat voor de griffie?
‘Het gaat er vooral om dat je ervoor zorgt dat de raad toegankelijk is voor de inwoners. Zij moeten het gevoel hebben dat als ze een punt willen maken, ze bij de raad terechtkunnen. Elke inwoner moet de kans krijgen om zich betrokken te kunnen voelen en daadwerkelijk informatie en belangen te kunnen inbrengen. De vraag is of dat altijd goed gaat. De communicatie richting de inwoners is natuurlijk van belang: welke besluiten neemt de raad? Maar ook: wie zijn de raadsleden? We zijn op de website begonnen met een portrettenreeks van alle raadsleden. Daarmee laten we zien dat de raad geen eliteclubje is, maar dat je ze bij wijze van spreken ook kunt tegenkomen op de sportvereniging. De politiek speelt zich eigenlijk af in de samenleving. Nieuwe participatietrajecten zijn daar een onderdeel van. Maar ook de reguliere manieren om inwoners te betrekken, denk aan het inspreken of de mogelijkheid om in gesprek te gaan met de fracties, zijn van belang. De rol van de raad als hoeder van de democratische spelregels moet daarbij verder verkend worden. Als inwoners met een petitie of een buurtinitiatief komen, zijn dan alle belangen afgewogen? Namens wie spreken zij? Je kunt dit soort initiatieven niet klakkeloos overnemen. Die waakzaamheid ligt bij de gemeenteraad. Een goede griffier signaleert dit en kan de raad hierop attenderen.’

Na de afgelopen raadsverkiezingen was meer dan de helft van de Velsense gemeenteraad nieuw. Is dat een nadeel of een voordeel voor deze opgave?
‘Eigenlijk had ik verwacht dat dat een nadeel zou zijn. Maar ik ben trots dat het is gelukt om de kracht van de vorige raad te behouden. Dat is ook een compliment aan de raad. Kort na de verkiezingen hebben we een tweedaagse georganiseerd waar we echt met elkaar het gesprek zijn aangegaan over deze onderwerpen. De raad realiseert zich dat eenheid in verscheidenheid belangrijk is. Want dan kun je een vuist maken. Dat hebben we als griffie goed kunnen overbrengen. De nieuwe raadsleden waren daar ook nieuwsgierig naar. En wat ik ook heel mooi vond, is dat ze toen al vroegen: hoe gaan wij onze rol goed pakken? We blijven hier trainingen over geven. Zo hebben we binnenkort een tweedaagse over hoe de raad zijn rol als opdrachtgever kan invullen.’

Het raadsakkoord is ook ondertekend door Forza! en door Forum voor Democratie, partijen waarvan je misschien zou verwachten dat ze zich zouden afzetten tegen dit soort afspraken. 
‘Het is heel bijzonder hoe die dynamiek hier is ontstaan. Forza! zit hier al langer in de raad en toen FvD er vorig jaar bijkwam, traden de andere partijen ze met een open mind tegemoet. In aanloop naar de verkiezingen hadden alle partijen kennis met elkaar gemaakt. Ook Forum wordt gezien als een relevante partij, zij vertegenwoordigt ook een deel van de inwoners. Wat zijn dan de ideeën en wat komen ze brengen? Dat was een warm welkom. Door iedereen serieus te nemen, heb je al de helft gewonnen. Bij de tweedaagse heeft ook Forum gevoeld dat die verbinding er is. Zo zou het ook moeten zijn, met welke nieuwe partij dan ook.’