VNG Magazine nummer 13, 15 september 2023
Tekst: Sanne van der Most | Beeld: Shutterstock
De gemeentesecretaris van nu is een netwerker. Iemand die steeds meer naar buiten toe optreedt, als partner in het vervullen van maatschappelijke opgaven. De Nederlandse School voor Openbaar bestuur (NSOB) deed er onderzoek naar.
Klimaatadaptatie, huisvesting en uitdagingen in het sociaal domein. Het besef dat de gemeente niet alles alleen kan, groeit met de dag. Wat is de rol van de gemeentesecretaris in die verschillende samenwerkingen en welke spanningen en dilemma’s brengt dat mee? Zestig ingevulde vragenlijsten en 43 livegesprekken in uiteenlopende gemeenten leverden een heleboel interessante input op.
‘Om die samenwerkingsrol en de manier van invullen beter te begrijpen, hebben we vanuit drie verschillende perspectieven gekeken’, zegt NSOB-opleidingsmanager en onderzoeker Marije Huiting. ‘Tijd, taal en toneel. Bijna de helft van hun tijd, 47 procent, besteden gemeentesecretarissen aan leidinggeven aan de organisatie, zo blijkt uit ons onderzoek. Aan het ondersteunen en adviseren van het college besteden ze gemiddeld 37 procent; bij politieke onrust nog meer. Maar 16 procent van de tijd gaat naar contact met externe partners van de gemeente. Opvallend, want zeker de helft zegt dat ze meer tijd willen besteden aan netwerken en contact buiten de deur. In de praktijk lukt dat helaas niet. Sterker nog, geen enkele gemeentesecretaris is meer dan een derde van de tijd buiten de deur.’
Op de fiets
Het tweede perspectief waar de NSOB naar keek, is taal. Huiting: ‘Taal doet ertoe. De manier waarop je je rol als gemeentesecretaris beschrijft, heeft consequenties voor je handelingsperspectief. Sommigen zien zichzelf als visionair met een langetermijnambitie. Anderen willen vooral faciliterend zijn en samen met andere partijen het langetermijndoel bepalen. Het eerste type is meer geneigd om zelf op de voorgrond te treden. Het tweede geeft anderen een podium en blijft zelf op de achtergrond. Ga je zelf koffie drinken in het buurthuis, maak je daar een filmpje van of schuif je je ambtenaren naar voren en laat je hen het verhaal vertellen? Ook dat is een verschil. Dan is er ook nog de veerkrachtige adaptieve gemeentesecretaris, die op de fiets springt als er wat aan de hand is en naar het buurthuis gaat om het uit te praten. Die stijl zie je maar weinig, terwijl iedereen erkent dat het zo belangrijk is.’
Als je naar buiten gaat, wie spreek je dan?
Een zoektocht
Het derde perspectief is het toneel. Huiting: ‘De ene gemeentesecretaris zegt: ik ben geen onderdeel van het college, ik hoef niet zichtbaar te zijn in de stad. De ander ziet zichzelf als belangrijke partner en zoekt die buitenwereld juist op. En áls je naar buiten gaat, wie spreek je dan? Overleg je op gezette tijden met andere gemeenten in de regio of zoek je juist burgers, lokale ondernemers en andere overheden op? Conclusie, iedere gemeentesecretaris heeft zijn eigen manier en maakt andere keuzes. Het is een zoektocht.’
Huiting: ‘Met ons essay en tijdens het congres willen we ze aan het denken zetten over de invulling van die rol en laten zien welke keuzes te maken zijn. Hoe deel ik mijn tijd in, waar geef ik prioriteit aan, hoe zichtbaar wil ik zijn, hoe organiseer ik het en met wie werk ik samen? Kortom, wat voor gemeentesecretaris wil ik zijn?’
Op 21 en 22 september vindt in Dordrecht het jaarlijkse congres van de Vereniging van Gemeentesecretarissen plaats. Daar wordt ook het volledige NSOB-onderzoek gepresenteerd. Daarna worden de uitkomsten ook gepubliceerd op nsob.nl.
VGS-congres 2023
‘Pas op dat je niet op de stoel van de bestuurder belandt’
Pim van Vliet, gemeentesecretaris Leiden en VGS-voorzitter
‘In Leiden zijn we met uiteenlopende stadspartners en inwoners continu bezig met het vervullen van allerlei maatschappelijke opgaven. Een mooi voorbeeld is de triple helix-samenwerking in het Bio Science Park waar we met kennis- en onderwijsinstellingen, bedrijven en overheden nauw optrekken, onder meer in het verbeteren van de gezondheidzorg. Die veelzijdigheid in relaties en onderwerpen en het continu schakelen, maakt de functie leuk en interessant. Maar het kan soms ook schuren in externe samenwerking op inhoud en relatie. Als ik zie dat bepaalde dienstverlening niet helemaal lekker gaat en de gemoederen oplopen, dan stap ik in. Ik wil terughoudend zijn, maar soms is dat nodig om te begrijpen wat er aan de hand is en mee te denken over een oplossing. Als gemeentesecretaris moet je niet alleen naar belangrijke externe overleggen en events gaan en werkbezoeken afleggen, maar ook op de minder in het oog springende momenten laten zien dat je er voor mensen bent. Daardoor ben je toegankelijk voor de buitenwereld en snap je wat er écht gebeurt. In onze positie kun je soms net wat meer uitleggen hoe het bij een gemeente werkt. Dat is iets anders dan een inhoudelijk bestuurlijk antwoord geven. Dan kun je op de stoel van een bestuurder terechtkomen.’
De wereld van sociale media
Naast dat netwerken en overleggen, ziet Van Vliet nóg een dimensie: de wereld van de sociale media. En die is soms nog wel wennen voor gemeentesecretarissen, die van oudsher meer gewend zijn op de achtergrond te werken. ‘Ik volg best veel gemeentesecretarissen en soms denk ik: je lijkt wel een politicus zoals je continu je gemeente promoot. Toch snap ik het ook. Ze zijn trots en willen als werkgever in deze krappe arbeidsmarkt graag laten zien hoe leuk het in hun gemeente is.’
Die naar buiten gerichte houding vindt Van Vliet een goede ontwikkeling. ‘Dat moet ook zeker zo blijven. Anders kunnen we geen leidinggeven aan een organisatie die juist wordt uitgedaagd om zo veel sámen met de omgeving te doen.’
‘Te weinig tijd om zelf langs dat lokale ziekenhuis te gaan’
Richard Wiskerke, gemeentesecretaris Vlissingen
‘In regionaal verband werken we als vijftien Zeeuwse overheden veel samen aan het vervullen van de maatschappelijke opgave. Dat doen we in het Overleg Zeeuwse Overheden. We bundelen onze krachten onder meer op het gebied van toerisme, economische versnelling, huisvesting en de energietransitie. We hebben overleg met hogescholen, we organiseren gezamenlijk de lobby en we werken samen met onze maatschappelijke partners. Als regio dus. Want als het voor één Zeeuwse gemeente goed is, dan is het voor alle Zeeuwse gemeenten goed. Als gemeentesecretaris van Vlissingen ben ik daar behoorlijk wat tijd aan kwijt. Toch ligt de primaire tijdsbesteding nog steeds wel echt intern bij de eigen organisatie en kom ik helaas te weinig toe aan het écht zelf naar buiten gaan en kijken wat daar leeft. Natuurlijk doe ik dat wel in de vorm van werkbezoeken met het college en we vergaderen regelmatig op andere locaties dan het stadhuis, bijvoorbeeld bij het Loodswezen. Maar er blijft weinig tijd over om bijvoorbeeld zelf naar dat lokale ziekenhuis te gaan en daar het gesprek te voeren. Terwijl dat juist zo belangrijk is, want samen kom je verder!’
Stip op de horizon
‘Het indelen van je tijd en prioriteiten stellen is altijd lastig. De weken vliegen vaak om, dus vergeet ook vooral niet te genieten. Ik probeer elke week met een helikopterblik over de week te gaan en vast te houden aan die stip op de horizon: die langetermijnvisie. Zorg ook dat je niet alleen maar bezig bent met het blussen van politieke brandjes. Of ga, zoals ik zelf regelmatig doe, mee op pad met je medewerkers. Ik gebruik de vakantieperiodes nooit helemaal alleen maar als vakantie, maar ik verdiep me in hun werk en wat dit betekent voor hen én voor de stad. Van alles waar ik normaal te weinig aan toekom. Bijvoorbeeld meelopen met de inspectie woonfraude. Ik vind het belangrijk om te kijken waar zij tegenaan lopen, welke signalen zij uit de stad krijgen en wat er beter kan. Zo hou ik toch die voeling met buiten en weet ik wat er speelt.’