Werkende processen

Binnen de scope van VTH richten wij ons op het initiatievenproces, het behandelproces en het toezicht- en handhavingsproces. Daarbij is van belang dat VTH de ervaringen uit de praktijk deelt met beleid, zodat het beleid kan worden verbeterd aan de hand van de ervaringen. En vice versa.

Verkennen en begeleiden aanvraag

De crux van het proces verkennen en begeleiden aanvraag is initiatiefnemers bij te staan bij het verkennen en mogelijk maken van een initiatief. Om dit proces goed neer te zetten, moet de gemeente nadenken over haar visie op dienstverlening. Hoe helpt de gemeente burgers en ondernemers met een initiatief? Om te beginnen moet de informatie op de website duidelijk en volledig zijn, dit vraagt afstemming met de afdeling communicatie. De medewerkers van het KCC moeten bekend zijn met de route voor initiatieven. Kunnen alle initiatiefnemers met de gemeente bellen? Bellen ze dan het algemene nummer? Welke route doorloopt het initiatief? Digitaal vaardige inwoners met een eenvoudige aanvraag kunnen veelal terecht op de website, daarvoor is een goed bijgewerkt DSO-loket nodig. Voor de complexe initiatieven waarbij meerdere overheden betrokken zijn, moeten gemeenten c.q. VTH een overleg opzetten; de VNG ontwikkelde daarvoor de omgevingstafel. Hoe is dit in de gemeente geregeld? En hoe begeleidt de gemeente de initiatiefnemer verder bij het indienen van de aanvraag? Van belang is het onderscheid tussen verschillende soorten aanvragen: triage. Heeft de gemeente een intaketafel? De meeste aanvragen zijn redelijk eenvoudig, het volstaat dan aanvragers één keer te helpen. Het digitaal loket kan de eenvoudige aanvragen ‘afvangen’, maar het is ook belangrijk om te regelen hoe niet-digitaal vaardige inwoners worden geholpen. Het inregelen van het initiatievenproces vraagt veel afstemming binnen de organisatie. In de praktijk zijn in veel gemeenten de processen op hoofdlijnen ingericht, maar laat de interne afstemming nog te wensen over.

Behandelen vergunningsaanvraag

Onder de Omgevingswet mag de procedure van vergunningverlening maximaal 8 weken duren. De triage van het initiatievenproces is ook te gebruiken bij het behandelproces. Want daaruit is gebleken welke expertise en overheden nodig zijn om de aanvraag te behandelen. Bij eenvoudige aanvragen zal het geen probleem zijn in 8 weken een besluit te nemen. Wanneer er andere partijen en overheden betrokken zijn, is een strak proces nodig voor het onderling uitwisselen van informatie en het afstemmen van de vergunningsteksten. Op een bepaald moment in het proces moet een check worden ingebouwd of is voldaan aan alle indieningsvereisten. Extra complex is het wanneer de gemeenteraad recht op advies wil in bepaalde casussen. Met de raad moeten procesafspraken worden gemaakt. Standaardbrieven en sjablonen moeten worden aangepast aan de nieuwe wet; artikelnummers en de benaming van de vergunningaanvraag moeten kloppen. Het kan zijn dat de gemeente dit aangrijpt om brieven begrijpelijker te maken. Cruciaal in het behandelproces is dat de werkprocessen en de ICT-systemen op elkaar zijn afgestemd. Werkt de koppeling tussen het DSO en VTH systeem naar behoren? Hoe gaan we om met archivering? Zijn leges aangepast en ondergebracht in het systeem? Het in het systeem inbedden van de Wkb (Wet kwaliteitsborging voor het bouwen) in combinatie met het DSO verdient eveneens aandacht.

Toezicht en handhaving

Toezichthouders en handhavers moeten de Omgevingswet en het omgevingsplan goed kennen. Ze moeten de wet goed kunnen toepassen; opleiding is een belangrijk actiepunt. Daarnaast is van belang dat softwaresystemen worden aangepast met de nieuwe regelgeving. Toezicht en handhaving vraagt samenwerking met beleid en de andere disciplines (RO, Juridische Zaken); waar wil de gemeente handhaving inzetten? Wat zijn prioriteiten? De Omgevingswet biedt kansen om de beleidscyclus van beleid tot uitvoering rond te maken. Toezichthouders en handhavers kunnen een belangrijke rol vervullen als ‘ogen en oren’ van het grotere geheel. Ook dit vraagt afstemming en samenwerken.