De DSO-keten werkend krijgen is een enorme ICT-operatie. Door ‘gewoon te doen’ leren we het systeem steeds beter kennen. De werkplaats DSO-keten helpt stap voor stap om een werkende DSO-keten te realiseren. De resultaten van de eerste gemeenten staan online. Nils Couwenbergh, legt de betekenis uit.
Door Nils Couwenberg – Projectleider Werkplaats DSO-keten
Kennisdeling en troubleshooting
De ervaring leert dat de werkplaats een waardevolle methode is om tot een goed werkende DSO-keten te komen. Het gaat hierbij niet alleen om technische uitdagingen, maar bijvoorbeeld ook om veranderende processen en nieuwe rollen. Onderweg komen we hobbels tegen, maar we boeken ook vooruitgang. We delen zowel positieve als negatieve bevindingen, waarmee we gemeenten inzicht geven in het proces.
Bevindingen
De bevindingen zijn uiteraard afhankelijk van verschillende soorten variabelen, zoals het moment waarop de werkplaats plaatsvond, de software die de gemeente gebruikte en het kennisniveau van de medewerkers. De bevindingen zijn daarom niet per definitie generaliseerbaar en moet je zien in de context van die gemeente. Toch kan het voorkomen dat je als gemeente op een vergelijkbaar probleem stuit. Dan is het prettig dat je op deze ervaringen kunt terugvallen. Is er een concrete oplossing voor het probleem of kan de betrokken partij je misschien verder helpen? Binnen de Werkplaats DSO-keten staan troubleshooting en kennisdeling centraal. Leren door te doen en kennisdelen om andere gemeenten te motiveren óm te doen.
We merken dat pas als een gemeente aan de slag gaat, ze gaan ervaren wat er allemaal echt bij de inrichting van de keten komt kijken.
Gewoon doen!
We zeggen tegen gemeenten: ga aan de slag met de DSO-keten. Oefenen, testen en ‘gewoon doen’ is het veelgehoorde advies. Want we merken dat pas als een gemeente aan de slag gaat, ze gaan ervaren wat er allemaal echt bij de inrichting van de keten komt kijken. We weten dat het geheel nog niet af is, maar we zien dat er ook al veel wel mogelijk is. En dat er ook nu al veel geleerd kan worden.
Maar waar moet je dan beginnen? Met de Werkplaats DSO-keten bieden we een helder stappenplan voor het testen en doorlopen van de gehele gemeentelijke DSO-keten. De werkende DSO-keten is geformuleerd in 11 stappen. Van het maken van het omgevingsplan tot van inrichten van de VTH-processen . Als de Werkplaats succesvol wordt doorlopen, dan heeft de gemeente een werkende DSO-keten waarna de gemeente de keten verder kan uitbouwen. Maar ook als de keten niet wordt gesloten, zien we dat er veel wordt geleerd en dat de werkplaats als nuttig wordt ervaren.
Keten sluiten
Om te kunnen starten met het inrichten van de DSO-keten, heeft de gemeente geïmplementeerde softwarepakketten nodig die zijn aangesloten op de landelijke voorzieningen. Daarnaast is het belangrijk dat er een multidisciplinair team wordt samengesteld, waarin medewerkers van de gemeente en softwareleveranciers een actieve rol spelen, bij voorkeur aangevuld met betrokken dienstverleners en relevante samenwerkingspartners. Vervolgens doorloopt het team de stappen. Stappen 1 tot en met 9 zijn nodig om de keten te sluiten. Daarbij komen nog stap 10 als een aanvraag wordt doorgezet naar een omgevingsdienst (OD) en stap 11 in geval van samenwerking bij een vergunningaanvraag.
Klein beginnen
Inmiddels hebben diverse gemeenten een Werkplaats DSO-keten georganiseerd onder begeleiding van de VNG. In een periode van drie weken doorliepen zij aan de hand van drie iteraties de keten. Een iteratieve aanpak is nodig. Het is onmogelijk om een complex en omvangrijk systeem als dit in één keer goed op te bouwen. Daarom beginnen we klein en voegen we bij elke volgende iteratie steeds meer complexiteit toe. Op basis van voortschrijdend inzicht bouwen we verder en komen we tot een werkbare situatie. Vandaar ook het veelgehoorde advies ‘gewoon doen’. Het is een leerzaam en noodzakelijk traject, maar ook tijdrovend.
Nils Couwenberg, projectleider DSO-Werkplaatsen
VNG deelt alle ervaringen met de werkplaatsen op de website. Hier staat ook het stappenplan met heldere toelichting en handige tips om zelf aan de slag te gaan met een werkplaats.