‘Het kon minder’. Ineke van Gent is weliswaar burgemeester van het Friese Schiermonnikoog, haar Groningse achtergrond verhult ze niet als ze de inspanningen duidt die gemeenten hebben gedaan sinds de invoering van de Wet open overheid (Woo). Die wet is sinds twee jaar de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Sindsdien is Van Gent naast haar burgemeesterschap voorzitter van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI), dat overheden adviseert over de omgang met openbaarheid, en in specifieke Woo-verzoeken kan bemiddelen tussen de verzoeker en de overheid. ‘Gemeenten’, ziet ze, ‘doen erg hun best om de wet te implementeren. Ze zijn er druk mee bezig.’
De nieuwe onderdelen van de Woo vallen grofweg in twee onderdelen uiteen. Ten eerste gaat de wet uit van actieve openbaarmaking, ten tweede vereist de Woo dat overheden hun informatiehuishouding op orde hebben. Daarbij gaat het erom dat gemeenten weten welke informatie bewaard moet worden, en hoe ze die dan moeten bewaren.
In januari zette de ACOI-voorzitter bestuurders op scherp. ‘Doe niet zo krampachtig over openbaarheid,’ schreef Van Gent in een opiniestuk in de Volkskrant. ‘Openbaarheid van bestuur is niet eng of lastig.’ Nu herhaalt ze die boodschap. ‘Ik ben wel voor een beetje meer relaxedheid.’

Zijn bestuurders, ook lokale, te bang voor de Woo?
‘Ze vinden de Woo soms lastig. Ze denken soms dat er allerlei werk op ze afkomt, of dat er door documenten openbaar te maken politieke problemen ontstaan. Dat mag nooit een afweging zijn. We hebben met elkaar afgesproken dat we een transparante overheid willen zijn, want daarmee kunnen we het vertrouwen tussen burgers en de overheid herstellen. Dat lukt niet met een defensieve houding. Bij gemeenten gaat dat al best goed, bij de rijksoverheid is dat nog steeds een stuk minder. Sommige zaken liggen daar altijd een beetje moeilijk, ook politiek. Kijk naar het openbaar maken van appjes en sms’jes, waar ons eerste advies over ging, of over wat er rond covid is besproken in het Outbreak Management Team. Al wil ik niet iedereen bij het rijk over één kam scheren. LNV publiceert zaken over de lastige besluiten die over het landbouwbeleid genomen worden meteen op zijn website. Dan krijg je achteraf veel minder vragen. Zo zou het moeten zijn. Over het algemeen is die wil er bij gemeenten ook. Het rijk kan daar nog een voorbeeld aan nemen.’

Welke knelpunten zijn er nog?
‘Gemeenten zijn serieus bezig om het allemaal op te zetten, maar over het algemeen gaat het goed. Zij staan dichter bij de burger en willen burgers ook zo goed mogelijk informeren over bepaalde zaken die in de gemeente spelen. Maar het is soms echt nog even zoeken. Dat kan ook inhoudelijk zijn: welke stukken moeten wel of niet openbaar worden? Neem de sms’jes. We hebben daarvan gezegd: dat geldt alleen voor de sleutelfiguren, niet voor gewone ambtenaren. Maar dat vinden overheden toch ingewikkeld. En de informatiehuishouding moet op orde. Gemeenten hebben de archieven vaak nog niet gedigitaliseerd. Dat is een grote klus.’

Liesbeth Spies, burgemeester van Alphen aan den Rijn, zei in VNG Magazine dat het wantrouwen zich ook uit in het feit dat inwoners de gemeente niet meer bellen met een vraag, maar meteen een Woo-verzoek indienen. Herkent u dat?
‘Daarom is het goed dat gemeenten kijken of ze hun beleid hierop kunnen aanpassen, zodat ze informatie over projecten vooraf al beschikbaar stellen. Als er dan nog vragen zijn, dan lukt het vaak om die in een persoonlijk gesprek te beantwoorden. Ik zie dat steeds meer gemeenten dat doen. Dat is goed, want dan is het misschien helemaal niet nodig om een hele procedure te doorlopen. Als je er dan niet uitkomt, kan iemand altijd nog een Woo-verzoek indienen.’

We hebben met elkaar afgesproken dat we een transparante overheid willen zijn

Bij gemeenten leeft nog weleens het idee dat mensen die een Woo-verzoek indienen vooral boze burgers zijn die uit rancune jegens de overheid tientallen documenten opvragen die jaren teruggaan, en dan ook nog een dwangsom opstrijken.
‘Die mensen zitten er vast tussen. Maar ook hier geldt: je moet niet iedereen over één kam scheren. Het kan zijn dat mensen heel ingewikkeld doen, maar wel degelijk een punt hebben. De negatieve voorbeelden worden steeds heel groot gemaakt. Dat moet je natuurlijk niet doen, ze moeten niet de overhand krijgen. Er zijn gelukkig heel veel goede voorbeelden, waarin gemeenten in goede samenwerking met de verzoeker stukken kunnen overleggen.’

Het op orde brengen van de informatiehuishouding en het digitaliseren van het archief is een monsterklus. Het rijk heeft 720 miljoen euro gereserveerd om dat bij rijksorganisaties op orde te brengen. Gemeenten moeten dit uit eigen middelen betalen. Snapt u dat ze daar bezorgd over zijn?
‘Gemeenten hebben wel wat geld gekregen voor de uitvoering van de Woo, zowel incidenteel als structureel. Maar je kunt discussiëren over de vraag of dat genoeg is. Ik snap de zorgen van onder meer de VNG hierover. Gemeenten hebben allemaal een start moeten maken. Daarin komen ze een heleboel zaken tegen die ze moeten oplossen. Dat is een put werk. Gemeenten krijgen in 2026 minder geld, maar ondertussen – ik spreek even als gemeentebestuurder – wordt van ons gevraagd om allerlei extra dingen te doen. Als voorzitter van het ACOI zeg ik daarom dat gemeenten gefaciliteerd moeten worden om dit goed te doen. Er is ruim tien jaar over deze wet gesproken, en we zijn het erover eens dat transparantie en actieve openbaarheid belangrijk zijn om het vertrouwen te herstellen. Dat krijg je niet betaald met medeleven en gratis intenties.’

Eerder dit jaar verscheen een rapport van onder meer Open State Foundation over de naleving van de Woo door het rijk. OSF zegt: ministeries kunnen nog wat leren van gemeenten, die al veel meer gewend zijn te werken met zaaksystemen, deadlines en procedures, en zo vaak wél de termijn van 28 dagen halen. Ziet u dat ook?
‘Ja. Gemeenten zijn veel beter gewend rechtstreeks contact te hebben met hun inwoners en ondernemers, en ook met journalisten. Deventer doet dat bijvoorbeeld heel goed. Als iemand daar een vraag stelt, gaat de gemeente eerst in gesprek: wat is nou precies uw vraag, en hoe kunnen we helpen? Op Schiermonnikoog doen wij dat nu ook zo. Zelfs als een vraag in eerste instantie dan heel groot lijkt, lukt het vaak om die toch binnen een fatsoenlijke termijn te beantwoorden. En soms duurt het toch wat langer om een vraag te beantwoorden. Dat kan, maar neem iemand daar dan in mee: dit zijn de stappen die we nu zetten, en hier lopen we tegenaan. Dat begrijpen mensen vaak wel.’

Gemeenten moeten gefaciliteerd worden om dit op een goede manier te doen

Uit een ander onderzoek, van expertisecentrum Spoon, blijkt dat er ook gemeenten zijn die een Woo-verzoek te moeilijk maken, door bijvoorbeeld te eisen dat je inlogt met DigiD. 
‘Veel gemeenten zoeken nog naar een manier om met de Woo om te gaan. De VNG roept gemeenten op om vooral met elkaar in contact te treden over dit soort zaken. Daar ben ik het erg mee eens. Kijk met elkaar hoe je een aantal van dit soort veelvoorkomende hobbels kunt oplossen. Wij zijn vanuit Schiermonnikoog bijvoorbeeld in overleg met de provincie Groningen, die het systeem al heel structureel heeft ingericht, ook de IT-kant. Zij kijken al heel vroeg welke ambtenaren er bij een Woo-verzoek betrokken zijn, bijvoorbeeld omdat ze aan de documenten hebben gewerkt. Van die ambtenaren wordt de mailbox goed bekeken door mensen die daarvoor zijn opgeleid; want goed kunnen zoeken is een vereiste. Daardoor gaat een Woo-verzoek al veel sneller. Zo kun je leren van elkaar.’