Elke gemeente in Nederland heeft een eigen ICT-systeem. Bij de ene gemeente is daar recentelijk nog flink in geïnvesteerd, terwijl andere werken met verouderde technologie. Dat kan leiden tot onpraktische, ontoegankelijke of onveilige situaties. Al deze systemen bestaan als losse eilandjes. Verwarrend voor inwoners, maar ook voor gemeenten een probleem.
Zeker voor kleinere gemeenten kan het lastig zijn om bij te blijven op het gebied van informatievoorziening. ‘Als we de dienstverlening laten zoals die is, dan gaan we het niet redden’, zegt Marga Waanders, burgemeester van Waadhoeke. ‘Daar ben ik van overtuigd.’
Daarom is ooit Common Ground in het leven geroepen: een visie om de gemeentelijke informatievoorziening te verbeteren via samenwerking. Vastgelegde afspraken – ‘principes’ – moeten ervoor zorgen dat de processen en systemen goed op elkaar aansluiten. Dat moet de bedrijfsvoering vereenvoudigen. Zo ontstaat er een gezamenlijk gedeelde ‘datalaag’ van bouwstenen die de informatievoorziening flexibeler moet maken. Denk aan het gebruik van dezelfde standaarden en softwaretoepassingen.
Het doel is de uitwisseling van gegevens tussen verschillende overheidslagen makkelijker te maken. ‘De gegevens blijven bij de bron, maar de toegankelijkheid van al die bronnen wordt met Common Ground verbeterd’, legt Waanders uit. 
‘Veel processen zijn op een vergelijkbare manier geregeld in gemeenten, zoals toezicht en handhaving, of alle taken die bij burgerzaken zijn ondergebracht. Hoe mooi zou het zijn om de uitvoering van die taken beter, sneller, vriendelijker en veiliger uit te voeren?’

Denemarken
Het team achter Common Ground heeft zich laten inspireren door de praktijk in Denemarken. Daar hebben inwoners één portaal voor contact met de overheid, maar ook voor hun verzekeringsmaatschappij, bank en apotheek. In Nederland komt er voorlopig niet één portaal en zelfs niet één ICT-systeem voor alle gemeenten, maar het is wel de bedoeling dat er veel meer gestandaardiseerd wordt. Gemeenten houden hun gegevens bij zich, maar het moet makkelijker worden om die gegevens te delen met relevante afnemers. Daarvoor worden API’s gebruikt, een veilige manier om data van een bron in te zien en ook informatie terug te koppelen.
Roel Wever is burgemeester van Heerlen en voorzitter van het College voor Dienstverleningszaken van de VNG. Hij noemt de software Signalen, ontwikkeld op basis van de Common Ground-principes, als voorbeeld van hoe standaardisatie voor inwoners voordelen biedt. Deze opensourcesoftware voor het ontvangen en afhandelen van meldingen uit de openbare ruimte wordt nu door vijftig verschillende gemeenten gebruikt. ‘Het maakt het voor inwoners veel helderder, want het maakt niet uit waar de klacht wordt gedeponeerd. Het systeem is overal hetzelfde.’
Zo zijn er meer goede voorbeelden. Er werd een systeem ontwikkeld dat gemeenten kunnen gebruiken om vakantieverhuur van privéwoningen te registreren, om zo wat te doen aan rolkofferoverlast. Een andere tool regelt dat mensen met schulden meer grip krijgen op hun financiën door het huishoudboekje inzichtelijk te maken.

Kritisch rapport
Common Ground heeft potentie, maar maakte die in de praktijk nog niet helemaal waar, mede vanwege de moeizame communicatie. Die leidde tot een imagoprobleem. In 2022 schreef adviesbureau PBLQ een kritisch rapport, waarin onder andere staat dat Common Ground als idee duidelijke meerwaarde heeft, maar niet concreet genoeg is, zowel in het schetsen van de voordelen als in de uitvoering. PBLQ noemde Common Ground zelfs een ‘mystieke visie’ waarmee verwachtingen worden gecreëerd waaraan niet kan worden voldaan.
‘We hebben het met een te kleine club te vaag en te technisch gebracht’, beaamt Wever. ‘Terwijl het er vooral om gaat dat je de digitale dienstverlening wilt optimaliseren met elkaar. Dat moeten we veel duidelijker maken: dat het over de dienstverlening aan de burger gaat.’

Propositie
Op de Algemene Ledenvergadering van de VNG wordt in juni een propositie aan de gemeenten voorgelegd die moet leiden tot een versnelling van het programma. Het ideaalbeeld: gemeenten opereren als één overheid ‘die de inwoner ziet, hoort en centraal stelt’. Zo moet Common Ground leiden tot een betere dienstverlening en tot een kostenbesparing bij gemeenten, doordat gemeenten niet allemaal het wiel opnieuw hoeven uit te vinden.
Gemeentesecretaris Henk Mensink van Oss, de afgelopen periode voorzitter van de Common Ground Board: ‘Er is nu een kans om dingen samen te doen, zodat we het samen beter en goedkoper voor elkaar kunnen krijgen.’
Er moeten nog wel vragen beantwoord worden, zoals wie de API’s gaat beheren en hoe hoog de uiteindelijke kosten worden. ‘Het is omvangrijk en ingrijpend, maar tegelijkertijd moeten we het doel voor ogen houden en gewoon beginnen’, vindt Waanders. ‘Het gaat om goede dienstverlening die een goede informatievoorziening nodig maakt, om inwoners goed te kunnen bedienen. Als je dat duidelijk maakt, dan krijg je gemeenten mee.’

Kostenbesparing
De kosten zijn dus een punt van zorg, zowel voor het opzetten ervan als de implementatie. Burgemeester Wever is er echter van overtuigd dat je door te standaardiseren juist aan kostenbesparing doet: ‘Al deze innovaties en vernieuwingen kosten geld, maar het kost minder als we het met z’n allen doen.’
Zeker voor kleinere gemeenten kan het lastig zijn om op het gebied van informatievoorziening bij te blijven, waarschuwt Mensink. Zijn advies: ‘Laat je ontzorgen. Het is bijna niet bij te benen.’ Het idee is dat elke gemeente kan aansluiten wanneer die er klaar voor is. ‘Je kunt altijd je eigen manier van communiceren met inwoners behouden’, stelt Mensink. ‘Met je eigen look and feel. Maar het gaat om wat er onder de motorkap zit, wat de inwoner niet ziet maar wel hartstikke belangrijk is.’

Als we de dienstverlening laten zoals die is, dan gaan we het niet redden

Waanders beaamt dat. ‘Je behoudt volstrekt je autonomie over hoe je communiceert en de interactie met je inwoners doet. Je bent beter in staat ze te bedienen, maar verder kun je het zelf invullen. En ja, het kost geld. Maar omdat je het niet op eigen houtje doet, kan het goedkoper.’ Ze hoopt dat gemeenten niet te afwachtend blijven, maar meedoen en vooral ook meedenken.
Waanders noemt de Basisregistratie Personen (BRP) als voorbeeld van een sinds jaar en dag gedeelde standaard. ‘Geen gemeente kan zich meer voorstellen dat we dat nog allemaal op ons eigen houtje doen. Bij geslaagde samenwerkingen, ook ingrijpende varianten, weegt iets minder autonomie niet op tegen de kwaliteit die we inwoners kunnen en willen bieden.’  Waanders wijst op de komst van de veiligheidsregio’s, volgens haar een succesverhaal: ‘Ik hoor geen gemeente in Friesland zeggen dat door te samenwerken in de veiligheidsregio onze autonomie verloren is gegaan.’

Versnipperd    
Daar staat tegenover dat, volgens Mensink, het nog niet goed gaat bij de Participatiewet, de Jeugdwet en de Wmo, omdat deze datatechnisch compleet los van elkaar staan. ‘Het is voor een inwoner niet te begrijpen dat je allemaal verschillende ingangen hebt.’ Dat beaamt Waanders: ‘We hebben de boel zo versnipperd, dat we niet kunnen voldoen aan de verwachtingen van inwoners.’
‘Het bedrijfsleven heeft het allang voor elkaar’, besluit Mensink. Hij vertelt over een barst in de voorruit van zijn auto waarbij zijn verzekeringsmaatschappij en het reparatiebedrijf met elkaar afspraken maakten. ‘Ik merk daar niets van, maar de partijen communiceren met elkaar.’