Wat doe je voor het DSO?

‘Mijn takenpakket bestaat uit faciliteren, coördineren, communiceren en inhoudelijk support bieden. Ons team voert de plannen en toepasbare regels in, bouwt daarmee de vragenbomen op, dient de aanvragen in en ontvangt de aanvragen. De leverancier voor de toepasbare regels levert daar nu de software voor, later haakt de planleverancier aan. Het programma Aan de Slag met de Omgevingswet (ADS) beheert de software voor de landelijke voorziening van het DSO en Rijkswaterstaat beheert de gehele fysieke omgeving waarin we testen en oefenen. Ik ben de schakel tussen al die partijen en mensen.

Na deze werkplaats gaan we evalueren. Intern, maar ook met de VNG en de leverancier. Dit vooral om te leren en verbeteren.

Alle bevindingen leg ik vast: wat klopte er niet, wat hebben we gedaan om het op te lossen, welke partij en welke persoon was daarbij betrokken. Dat vastleggen is belangrijk, zodat we bij soortgelijke fouten telkens in het proces kunnen terugkijken en herleiden hoe we dingen hebben aangepakt. Soms duurt het twee uur voor iets is opgelost, soms twee dagen, dat ligt er maar net aan waar we tegenaan lopen. 

Ik heb een hotline met Rijkswaterstaat. Als er iets in de omgeving niet goed werkt en de voortgang blokkeert, bel ik met Rijkswaterstaat. Dit doe ik in samenwerking met de mensen van VNG die aan deze werkplaats zijn verbonden.’ 

Waar zitten we in het proces?

‘De eerste en tweede iteratie van deze werkplaats hebben we afgerond. Een iteratie moet je zien als een periode waarin je het proces doorloopt, een scenario waarin we functionaliteiten oefenen en testen. De eerste iteratie ging het met horten en stoten, vooral van technische aard, dat baarde me wel zorgen want technisch zou het al moeten staan. De tweede iteratie verliep als een zonnetje. Nu zitten we in de derde en laatste iteratie van deze werkplaats, de meest complexe. In deze fase testen we of de vergunningaanvraag naar de juiste partij buiten gemeente Rotterdam wordt doorgezet. Naarmate we verder komen in het proces, wordt het steeds ingewikkelder en daardoor spannender. Maar uiteindelijk wordt het in de toekomst steeds voorspelbaarder, omdat we dan steeds meer weten en continu hebben geleerd. Dan mag het systeem geen verrassingen meer opleveren.’ 

Waar liepen jullie zoal tegenaan in de eerste twee weken?

‘Vooral in de eerste week kwamen we onverwachte dingen tegen. We waren bijvoorbeeld aan het testen en een bepaald OIN-nummer (Organisatie-identificatienummer) was aangepast en verwees naar de GGD in plaats naar Gemeente Rotterdam. Dat heeft wel anderhalve dag geduurd voordat dat was opgelost. In de software voor de toepasbare regels hebben we ook bevindingen ontdekt die meteen met de leverancier worden besproken en opgepakt. Dat doen we al dan niet met een work-around, oftewel een tijdelijke oplossing. Die bevindingen moeten er allemaal uit. De mensen buiten ons projectteam die er straks mee moeten gaan werken, moeten erop vertrouwen dat het systeem gesmeerd loopt. 

De hotline met de VNG deed het de eerste keer ook niet goed, er nam niemand op toen ik belde. Dat is natuurlijk niet de bedoeling van een hotline! Maar dat is het doel van het oefenen en testen en dat hebben we opgelost. De samenwerking met de VNG en de softwareleveranciers is heel fijn.’ 

Wat gebeurt er na deze werkplaats?

‘Na deze werkplaats gaan we evalueren. Intern, maar ook met de VNG en de leverancier. Dit vooral om te leren en verbeteren. We kijken vervolgens of we bepaalde tests zelf kunnen doen en daarnaast plannen we een volgende werkplaats in. Dan zullen we hopelijk veel met de applicatie gaan oefenen en testen.’ 

Hoe ga jij te werk?

‘We starten met de ‘daily stand-up’, elke ochtend komen we met het team en de leveranciers bij elkaar en beantwoorden de personen die uitvoerend deelnemen aan de werkplaats drie vragen: wat heb je gedaan, wat ga je doen en wat houdt je tegen? Die laatste vraag gaat bijvoorbeeld over een technische storing of een functionaliteit die niet duidelijk is. Die kunnen we dan meteen met de leverancier bespreken.

(Met dank aan gemeente Rotterdam. Tekst: Suzanne Stam.)