Gemeente Rotterdam laat betrokkenen bij de werkplaats DSO-keten aan het woord. Dit is het interview met Rob van der Meijden, projectleider ICT.

Rob werkt sinds 1990 bij de gemeente Rotterdam. ‘Eerst als jurist maar ik vind het leuk om samen met meerdere collega’s een goed plan te bedenken en dat uit te voeren. Dat doe ik nu als projectmanager bij het DSO. Ons team bestaat uit twee juristen, een geo-specialist, twee specialisten vergunningaanvraag- en verlening van BWT, een informatie-adviseur, een technisch projectleider, een testcoördinator en procesanalist. We werken samen met de softwareleveranciers en de Nederlandse Vereniging Gemeenten. De VNG staat ons bij met raad en daad en beantwoord al onze vragen. Mijn taak is om goed te luisteren en de boel zo te organiseren en alle interacties die we hebben met elkaar in goede banen te leiden.’

De eerste fase is testen: werkt het systeem? Dan volgt de volgende fase van oefenen: kunnen we met het systeem werken? 

Hoe zit het ook alweer met het DSO? 
‘Het DSO is een must om de Omgevingswet goed te laten landen. De meest directe manier waarop bewoners met de Omgevingswet te maken krijgen, is als ze een vergunning aan moeten vragen of iets willen melden. Het DSO klinkt ingewikkeld en kan, net zoals de Omgevingswet overweldigend zijn. Maar als je het terugbrengt naar de kern, gaat het eigenlijk om drie ‘knoppen’. Een eerste knop waarmee je als bewoners kunt zien of en welke vergunning je nodig hebt, door middel van een vragenboom. Een tweede knop om een vergunning aan te vragen of een melding te doen. En een derde knop waarmee je informatie en ‘regels op de kaart’ oftewel een gebied of plek op kunt zoeken. Achter die drie knoppen zitten verschillende databases en software die onderling met elkaar moeten werken.’ 

Wat moeten we ons bij de werkplaats voorstellen? 
‘De werkplaats is eigenlijk de naam voor een periode waarin we met het DSO gaan oefenen en testen. De werkplaats speelt zich nu natuurlijk online af. Elke ochtend komen we in Teams bij elkaar, bespreken we wat we hebben gedaan, wat wel of niet lukte, wat we gaan doen en wat we daarvoor nodig hebben. En dan gaat ieder voor zich aan de slag.’ 

Wat doen jullie nu precies in de werkplaats? 
‘Deze eerste drie weken draait het er vooral om of de techniek goed werkt, we tuigen de basis op. We bedenken scenario’s en voeren die in het systeem in. Die scenario’s zijn ontleend aan de praktijk, bijvoorbeeld iemand wil een dakterras aanleggen. Moet je daar een vergunning voor aanvragen? Dat hangt ervan af hoe groot het terras is. En waar het huis staat. Elk scenario is gebaseerd op zo’n vragenboom. In deze fase schrijven we de vragenboom uit, voeren die in het systeem in. Gaat dat uploaden goed? Nee, dan moeten we dat eerst fixen, uitzoeken waarom niet. Als het wel lukt, zetten we de burgerpet op en kijken of de juiste instructies en antwoorden uit de vragenboom rollen. Werkt het knopje waar je antwoord geeft? Bij elk stapje dat lukt, kan iemand anders weer de volgende stap zetten. We geven steeds stokjes door, een soort estafette.’ 

Hoe gaat het tot nu toe? 
‘Het zijn hele kleine stapjes die we nu zetten, we zitten echt nog in de beginfase. We zijn aan het leren. Als we over een paar maanden terugkijken, moeten we lachen om wat we toen nog niet wisten. Gaandeweg gaan we uitgebreider oefenen en de scenario’s moeilijker maken. En als alles werkt zoals het moet, laten we de ‘piraten’ erop los. Mensen die de vragen doorlopen en rare, onverwachte antwoorden geven. Bijvoorbeeld dat ze een dakkapel van 300 meter hoog willen plaatsen. Wat gebeurt er dan met het systeem? Maar dat is pas later in het jaar. De eerste fase is testen: werkt het systeem? Dan volgt de volgende fase van oefenen: kunnen we met het systeem werken?’ 

Gaat het DSO de wereld veranderen? 
‘Nou, we lossen de wereldproblemen niet op maar het wordt wel een moderner systeem. Het proces aanvragen vergunningen wordt overzichtelijker en meer op maat. Nu maakt de Nederlandse overheid nog de vragen maar straks kunnen we als ambtenaren die Rotterdamser maken, we hebben meer invloed op de inhoud. Zo kunnen we onze bewoners beter bedienen.’

Met dank aan gemeente Rotterdam. Tekst: Suzanne Stam.