Politieke ambtsdragers krijgen veel informatie onder ogen. Een zorgvuldige omgang is vereist. Het vertrouwen in de gemeente en de ambtsdragers kan ernstig worden aangetast als (vertrouwelijke) informatie wordt gebruikt om er zichzelf of anderen mee te bevoordelen.
Belangrijk is ook om (digitale) stukken goed op te bergen en de interne beveiliginstructies op te volgen die gelden voor gebruik van smartphones, tablets en PC’s etc.
Geheimhouding
In de Gemeentewet staan de regels over het besloten vergaderen en het opleggen van geheimhouding. De raad, het college, de burgemeester en een commissie kunnen op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid, geheimhouding op stukken leggen.
Met de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur is de geheimhoudingsprocedure op een aantal punten veranderd:
- De burgemeester is nu ook expliciet bevoegd om geheimhouding op informatie te leggen en deze informatie te verstrekken aan de raad, het college, de rekenkamer en een commissie.
- Mondelinge informatie in besloten raadsvergaderingen is voortaan van rechtswege geheim.
- De mogelijkheid is vervallen om individuele raadsleden onder geheimhouding te informeren.
- De raad hoeft de geheimhouding niet meer te bekrachtigen, maar kan die wel opheffen.
- Een raadslid of commissielid dat in strijd handelt met een geheimhoudingsplicht kan bij besluit van de raad ten hoogste drie maanden worden uitgesloten van het ontvangen van informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust.
Beveiliging
Bij het uitwisselen van gegevens moeten gemeenten altijd rekening houden met beveiligings- en privacyaspecten omdat ze een maatschappelijke en wettelijke verantwoordelijkheid hebben om de gegevens onder alle omstandigheden te beschermen. De risico’s rondom de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie(systemen) maken dat het onderwerp informatiebeveiliging ook in dit verband niet mag ontbreken. Zie:
De 10 bestuurlijke principes voor informatiebeveiliging