Wat is RPA (Robot Process Automation) en hoe wordt het toegepast in Dronten?
 In augustus 2021 startte de gemeente Dronten een pilot met Robot Process Automation (RPA) om repetitieve, administratieve handelingen te automatiseren. Het doel was om een achterstand van drie jaar in het archiveren van omgevingsdossiers weg te werken. De robot, ook wel digitale assistent genoemd, voert werkzaamheden uit zoals het controleren en archiveren van documenten volgens voorgeprogrammeerde regels. Deze pilot bleek succesvol en de robot kon direct in productie worden genomen. De processen zijn echter nog niet verder opgeschaald, omdat eerst de interne werkwijzen of werkprocessen geoptimaliseerd moeten worden.

Welk probleem wilde de gemeente hiermee oplossen?
 De grote achterstand in het archiveren van dossiers, die door de Omgevingsdienst na afhandeling werden overgedragen aan de gemeente. Deze dossiers bevatten per zaak gemiddeld zeven documenten, en het handmatig verwerken hiervan kostte een medewerker 10 tot 18 minuten per zaak. Met de inzet van de robot werd de archiefachterstand binnen 4 maanden weggewerkt, en het archiveringsproces loopt nu weer maandelijks op schema.

Wat heeft de RPA-pilot concreet opgeleverd voor de gemeente?
 De RPA-pilot zorgde ervoor dat de enorme archiefachterstand van 4000 zaken binnen 4 maanden succesvol zijn verwerkt. Daarnaast ontlast de robot de medewerkers, waardoor zij zich nu kunnen richten op kwalitatief werk in plaats van het uitvoeren van repeterende handelingen. Door de digitale assistent in te zetten heeft de gemeente de beschikbare capaciteit optimaal benut en worden de archiveringsprocessen efficiënter en sneller uitgevoerd.

Wat heeft het project gekost?
 De pilot kostte in totaal 50.000 euro, maar daarmee hebben we in totaal 3 processen met behulp van RPA op kunnen lossen. De robot voor het archiveren van omgevingsdossiers kostte 20.000 euro. Dit bedrag omvatte ook de licentiekosten en een beheercontract van ongeveer 10.000 euro, en dit zijn jaarlijke kosten. Hoewel de initiële kosten aanzienlijk waren, levert de robot aanzienlijke tijdswinst en kostenbesparing op door het automatiseren van routinematige taken.

Hoe werd de pilot uitgevoerd?
 De uitvoering begon met oriënterende gesprekken met externe experts om te beoordelen of de processen geschikt waren voor automatisering met RPA. Na de kick-off werden de relevante processen uitgewerkt en stap voor stap getest om de robot te optimaliseren. Een speciaal zaaktype is aangemaakt voor de metadatering van archiefstukken, wat betekent dat het stuk aangevuld wordt met gegevens zodat het vindbaar is. Na diverse testrondes werd de robot geaccepteerd en in productie genomen. Het traject van planning tot implementatie duurde zeven maanden.

Wat waren de belangrijkste succesvoorwaarden?
 De belangrijkste succesvoorwaarde was het creëren van een ‘happy flow’, waarbij de robot de taken in één keer goed uitvoert of een alternatief pad volgt als documenten ontbreken. Door deze aanpak steeg het slagingspercentage van de robot van 70% naar 96%. Daarnaast was de bereidheid van medewerkers om mee te werken cruciaal voor het slagen van de pilot.

Wat was de grootste uitdaging?
 De grootste uitdaging was het overtuigen van medewerkers om samen te werken aan het project voordat de resultaten zichtbaar waren. Pas toen de eerste demo werd gepresenteerd, kregen mensen een beter gevoel bij de mogelijkheden van de robot en steeg het enthousiasme.

Wat zou de volgende keer anders worden gedaan?
 Bij een volgend project zou er vanaf het begin meer nadruk worden gelegd op het geven van demo’s, zodat medewerkers eerder betrokken raken en gaan nadenken over welke van hun taken geautomatiseerd kunnen worden. Dit zou hen enthousiasmeren en meer draagvlak creëren.

Hoelang duurde de realisatie van dit project?
 De totale duur van het project was zeven maanden, van oktober 2021 tot april 2022, waarna de robot live ging en het archiveringsproces structureel werd geautomatiseerd.

Wat is een eerste stap voor anderen die dit willen implementeren?
 De eerste stap is het enthousiasmeren van medewerkers en het in kaart brengen van de huidige processen. Door te onderzoeken welke delen van het werk geautomatiseerd kunnen worden, ontstaat inzicht in de potentiële voordelen. Het is belangrijk om klein te beginnen en het systeem stapsgewijs op te bouwen.

Heeft u een tip voor anderen die deze good practice willen realiseren in hun eigen gemeente?
Zorg voor een goede samenwerking met een externe partij die gespecialiseerd is in RPA. Een oriënterend startgesprek is cruciaal om de mogelijkheden te verkennen. Begin klein, en breid uit naarmate het proces vordert.