Wat is RPA?
Robot Process Automation (RPA) is een technologie die het mogelijk maakt om repetitieve administratieve taken te automatiseren met behulp van virtuele werknemers. Deze robots kunnen op dezelfde manier als mensen interactie hebben met applicaties en voeren taken uit zonder menselijke tussenkomst. Het verschil tussen RPA en AI is dat RPA alleen handelingen uitvoert die van tevoren zijn geprogrammeerd, terwijl AI zichzelf nieuwe handelingen kan aanleren. 

Wat is het doel van het project?
Het doel van het RPA-project is om herhaaldelijke administratieve taken uit handen van medewerkers te nemen om de efficiëntie te verhogen en hen te ontlasten van handmatige taken, zodat ze zich kunnen richten op complexere, menselijke werkzaamheden.

Welk probleem wordt hiermee opgelost?
Het project springt in op de toenemende digitalisering en arbeidsmarktkrapte Door het gebruik van RPA worden werkprocessen slimmer georganiseerd en medewerkers ontlast, wat cruciaal is in een tijd waarin het moeilijk is om personeel te vinden.

Wat heeft het concreet opgeleverd?
De implementatie heeft geleid tot een tijdswinst van 800 uur menselijk werk in één maand door de eerste robot. Daarnaast heeft een andere robot 2 FTE opgeleverd en de kwaliteit van de informatiehuishouding is verbeterd.

Wat zijn de kosten van het project?
De pilot vereiste een eenmalige investering van €15.000 voor software en 150 uur aan ontwikkeling.

Hoe is het project uitgevoerd?
De eerste stap was om samen met teams mogelijke knelpunten in kaart te brengen en problemen te identificeren. Vervolgens werden processen gedocumenteerd, waarna robots ontwikkeld zijn. Er is gewerkt volgens de scrum methode met korte sprints en dagelijkse overleggen, waarbij we stapsgewijs werken aan concrete tussenproducten. De procesanalyse is ook een belangrijke stap, omdat een proces wel op orde moet zijn voordat je het gaat robotiseren. We werken op dit moment vraaggestuurd. We hebben aan het begin veel gewerkt aan draagvlak krijgen binnen het management. Toentertijd is er voldoende vraag gecreëerd binnen de organisatie. 

Wat zijn de belangrijkste succesvoorwaarden?
Draagvlak van het management en betrokkenheid van enthousiaste medewerkers zijn cruciaal, omdat dit ons heeft geholpen om knopen door te hakken en snel te schakelen. Ook is het belangrijk om te starten met minder complexe processen om stabiliteit te waarborgen.

Wat was je grootste inschattingsfout?
De grootste inschattingsfout was het onderschatten van de complexiteit van een vraagstuk binnen een afdeling dat halverwege de pilot werd opgepakt, wat invloed had op de stabiliteit van de robot.

Wat was de grootste uitdaging?
De grootste uitdaging was om het vertrouwen van medewerkers in de robot te behouden en ervoor te zorgen dat de implementatie succesvol bleef draaien.

Wat had je achteraf anders gedaan?
Achteraf was het beter om meer tijd te nemen in de opbouwende fase om het proces rustig neer te zetten en de complexiteit geleidelijk op te bouwen.

Hoelang duurde de realisatie van het project?
Van initiatie tot draaiende pilots heeft het project minder dan een jaar geduurd.

Wat is een eerste stap voor anderen die dit willen implementeren?
Een eerste stap is het creëren van draagvlak binnen de organisatie en zoeken naar een geschikt proces om RPA te implementeren.

Tip
Begin klein: met een project met weinig risico’s en zorg voor een groep enthousiaste medewerkers die de waarde van RPA inzien.