Renée Wiggers is sinds oktober 2015 voorzitter van de Vereniging van Griffiers, met ruim 500 leden ‘de enige beroepsvereniging die leden heeft in alle bestuurslagen’. Ze heeft het griffiersambt zien veranderen, de afgelopen jaren. Het lokaal bestuur is complexer geworden, zowel inhoudelijk als procedureel. Met onder meer het sociaal domein en de Omgevingswet krijgen gemeenten, en dus de gemeenteraden en hun griffies, met meer inhoudelijke dossiers te maken. De toegenomen regionale samenwerking, bewonersparticipatie, digitalisering én de politieke versplintering en snellere doorstroming van raadsleden vragen ook procedureel meer van de ondersteuning door de griffie. Denk alleen al aan het toenemend aantal raadsvragen en de langere vergaderingen als er meer fracties aan meedoen. Nieuwe en nog onervaren raadsleden hebben daarnaast meer behoefte aan ondersteuning. ‘Deze ontwikkelingen hebben gevolgen voor ons,’ zegt Wiggers. ‘De werkdruk neemt toe.’

Ondersteuning is van wezenlijk belang voor een goede werking van de lokale democratie, stelt Wiggers. ‘We staan ten dienste van het openbaar bestuur. Onze taak is het in positie brengen van raden en staten. Als raadsgriffier heb je de taak om te zorgen dat onder meer de informatievoorziening over onderwerpen op een goede manier bij de raadsleden terechtkomt’, legt ze uit. ‘In samenspel met de ambtelijke organisatie moeten we zorgen dat de goede informatie trefzeker en relevant is.’ Pas als de raad alle relevante informatie geeft, kan hij een besluit nemen, zegt Wiggers.

Bij alles in die beeldvormingsfase heeft de griffie een rol, met klussen als het organiseren van werkbezoeken en informatieve sessies en het maken van handleidingen om bijvoorbeeld commissievoorzitters te ondersteunen. Het is vervolgens aan de raadsleden om een oordeel te vormen over die informatie. Wiggers: ‘Daar begint de politiek, dus als raadsleden bij ons komen met de vraag wat ze ergens van moeten vinden, kunnen we ze niet helpen. We kunnen ze wel vertellen hoe ze iets moeten aanpakken: kun je schriftelijke vragen stellen, of een motie indienen? De Gemeentewet bevat een grote instrumentenkoffer. Daarover kunnen we adviseren.’

De werkdruk voor raadsleden is toegenomen. Wat betekent dit voor de griffiers?
‘Met de capaciteit op de griffies is het slecht gesteld. Een derde van de gemeenten heeft een griffie van 2 fte of minder, 60 procent beschikt over drie fte of minder. Dat betekent dat minder dan 1 procent van het gemeentelijk apparaat rechtstreeks werkt voor de gemeenteraad. Dan heb je een griffier, een adjunct-griffier en een secretariaatsmedewerker, en die werken alle drie niet eens voltijd. Ik zeg altijd: de griffie is geen één- of tweemanszaak. Maar door de toegenomen druk op de primaire processen is er geen tijd voor zaken die óók bij de griffie horen, namelijk de adviserende werkzaamheden. Dan gaat het bijvoorbeeld om coaching en scholing voor raadsleden, of om het opzetten van een traject over inwonersparticipatie, of hoe je met de griffiers uit omliggende gemeenten kunt spreken over het organiseren van democratische legitimiteit bij regionale taken. Dat schiet er nu vaak allemaal bij in. Als je wilt dat de griffier de raad ook op strategisch niveau ondersteunt, moet je daar ruimte voor maken. Anders ben je alleen maar bezig de stukken van het college naar de raad te brengen.’

Wat is er nodig voor de griffie om dit wél te kunnen doen?
‘Een grotere capaciteit, zowel in formatie als kwalitatief. De Raad voor het Openbaar Bestuur (ROB) heeft daar aanbevelingen voor gedaan: leg in de wet een onafhankelijke omschrijving vast van de taakomschrijving van de griffie. Wat is de minimale omvang van de formatie, en welke taken moet de griffie minimaal doen? Daar wordt nu aan gewerkt samen met de raadsledenvereniging, het onderzoek is net gestart. En wat de kwaliteit betreft heeft ook het VNG-bestuur zich uitgesproken voor één profiel voor de griffier: een griffier met strategische kwaliteiten.’

Hoeveel mensen zijn er minimaal nodig?
‘Er is natuurlijk een grote variatie in gemeenten. En je kunt capaciteit inlenen bij de ambtelijke organisatie. Wij zeggen dat de griffie minimaal een aantal deskundigheden in huis moet hebben: administratieve deskundigheid, adviesdeskundigheid en de ondersteuning door de griffier zelf. Dus voor middelgrote gemeenten is ten minste vier, zo niet vijf fte nog niet eens heel ambitieus. Als de raad wil dat de griffie zich ook bemoeit met bijvoorbeeld de kwaliteit van de informatievoorziening, maar de griffier is alleen maar bezig met het organiseren van vergaderingen, dan lukt dat niet. Met een goede bezetting kun je als raad veel meer doen.’

De ROB signaleerde ‘handelingsverlegenheid’ bij gemeenteraden: raadsleden vinden het moeilijk om te investeren in de eigen ondersteuning, zeker als er ook bezuinigd moet worden. Hoe los je dat op?
‘Raden vinden het lastig om dit voor zichzelf te regelen. Maar een sterke lokale democratie mag wat waard zijn. Als je een griffie hebt van twee fte of minder, dan doe je jezelf én de kiezer tekort. Het is lastig om dit in het gemeentefonds vast te leggen, maar je zou raden wel richtsnoeren kunnen meegeven zodat ze zich gesteund zien door landelijke normen. Het helpt als vanuit het rijk wordt vastgelegd wat je minimaal mag verwachten van de griffie en wat de minimale omvang daarbij is.’

We staan ten dienste van het openbaar bestuur

Hoe kun je als griffie hier nu aandacht voor vragen? 
‘Gemeenteraden kennen werkgeverscommissies. Die ingang kun je als griffier benutten. Maar je kunt de gemeenteraden ook voorspiegelen wat je allemaal zou kunnen. Vanuit de vereniging roepen we onze collega’s ook daartoe op. Je kunt een aantal zaken in de etalage zetten: ik zie dat jullie dit nodig hebben, maar met de huidige bezetting kan ik dat op dit moment niet bieden.’

Sinds de coronacrisis mogen raden en staten ook digitaal vergaderen. Welke gevolgen had dat voor de griffie? 
‘We hebben aan het begin van de crisis als vereniging met de andere beroepsverenigingen gevraagd om een spoedwet. Raymond Knops, die toen tijdelijk minister van Binnenlandse Zaken was, is daar heel snel op ingesprongen. Binnen drie weken was het geregeld. Maar het vroeg vervolgens veel van de griffies om het goed te organiseren. Er waren ook technische moeilijkheden. Neem de besluitvorming: in de spoedwet staat dat je bij stemming iedereen in beeld moet hebben. Dat betekent dat de burgemeester hele lijsten gemeenteraadsleden langs moest om te inventariseren of ze voor of tegen waren. Dat vraagt nogal wat van je vergaderorde, zowel logistiek als administratief.’

Een sterke lokale democratie mag ook wat waard zijn

Zo’n digitale vergadering kan snel erg rommelig worden.
‘Ja, precies. Het is wel gebleken dat een politiek debat het beste in fysieke vorm gaat. Digitaal was toch lastig. Het is hartstikke moeilijk om tijdens zo’n digitale vergadering te zien hoe de gevoelens zijn en hoe meningen zich ontwikkelen. Griffies hebben hard moeten werken om die digitale vergaderingen voor elkaar te krijgen. Dat was een hele uitdaging, maar het is goed gelukt. De spoedwet loopt af op 1 juli. De vraag is nu: wil je dit permanent toestaan? Wij vinden als vereniging dat je raden en staten lokaal die vrijheid moet geven om te kiezen voor digitaal vergaderen. Ik zie dat er in de praktijk een grote voorkeur is voor fysiek vergaderen, maar er kunnen zich altijd omstandigheden voordien die digitaal vergaderen noodzakelijk maken.’