Burgemeesters maken kosten bij de uitoefening van het ambt. Vanaf de benoemingsdatum ontvangt de burgemeester een vergoeding voor gemaakte onkosten, de zgn. ambtstoelage. De ambtstoelage is een maandelijkse netto vergoeding die bedoeld is voor kosten die niet zuiver functioneel zijn, noch zuiver privé.

De hoogte van de toelage is afhankelijk van de grootte van de gemeente en wordt jaarlijks door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties geïndexeerd. Gemeenten worden daarover geïnformeerd met een circulaire van BZK aan het eind van het jaar.

De ambtstoelage is in ieder geval bedoeld voor de volgende kosten:

• representatie
• vakliteratuur
• bureaukosten, porti
• zakelijke giften
• ontvangsten
• excursies

Voor deze kosten kan de burgemeester geen declaraties indienen.

Ambtstoelage na eervol ontslag of bij niet-herbenoeming

Een burgemeester heeft na eervol ontslag of bij niet-herbenoeming voor een periode van drie maanden nog aanspraak op de helft van de ambtstoelage. Dit geldt alleen voor de burgemeesters die voor 1 januari 2019 zijn benoemd. Voor burgemeesters die na deze datum zijn benoemd geldt deze aanspraak niet.

Overige onkosten

Naast de onkosten waarvoor de burgemeester de ambtstoelage ontvangt zijn er ook nog andere onkosten. Voor een deel van deze onkosten geldt dat deze tot de normale bedrijfsvoeringskosten van de gemeente behoren en dus door de gemeente betaald moeten worden. Kosten die de burgemeester zelf moet betalen en niet mag declareren zijn:

• individuele consumpties buiten de werkplek zoals koffie, thee, drankjes
• fooien in Nederland
• verjaardagsgebak, attenties en cadeaus voor naaste collega's
• gelegenheidskleding, huur en reiniging van kleding
• uitgaven voor persoonlijke verzorging
• activiteiten van partijgenootschappelijke aard
• abonnementen op kranten en tijdschriften en vakliteratuur die thuis worden ontvangen

Woon-werkverkeer

• De vergoeding voor woon-werkverkeer is conform het maximum onbelaste tarief dat een werkgever mag vergoeden bij gebruik van de eigen auto of de kosten voor het gebruik van het openbaar vervoer.
• De vergoeding voor woon-werkverkeer is aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling.
• Onder woon-werkverkeer wordt verstaan de reisafstand tussen de woning en het gemeentehuis.
• Parkeer-,stallings-, veer en tolkosten voor woon-werkreizen worden vergoed. Een parkeervergunning is  in principe toegestaan, maar deze mag alleen worden gebruikt in het kader van de uitoefening van het ambt, en niet voor privédoeleinden.
• Verblijfskosten voor woon-werkreizen worden vergoed.
• Een parkeerplaats op het terrein van de gemeente of in de parkeergarage van het stadhuis mag wel ter beschikking worden gesteld.
• Voor een waarnemend burgemeester geldt dezelfde regeling voor vergoeding van reiskosten en verblijfskosten woon-werkverkeer. 

Naast de vergoeding van reiskosten bij woon-werkverkeer is het mogelijk om verblijfkosten te vergoeden wanneer daar redelijkerwijs aanleiding voor is. Denk bijvoorbeeld aan situaties waarin het niet verantwoord is om laat op de avond terug te reizen naar de woonplaats, of als de burgemeester de volgende ochtend opnieuw op locatie aanwezig moet zijn in verband met het ambt. In dergelijke gevallen kunnen verblijfkosten zoals een hotelovernachting worden vergoed, mits de noodzaak voldoende wordt gemotiveerd. De motivering wordt in principe door de burgemeester zelf aangeleverd. De gemeente toetst marginaal.

Dienstreizen

De vergoeding voor dienstreizen is afhankelijk van het feit of de burgemeester gebruik maakt van zijn eigen auto, (gedeeltelijk) van een dienstauto of van het openbaar vervoer.

De vergoeding voor dienstreizen, ongeacht op welke wijze gemaakt, is onder de werkkostenregeling aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling.

In artikel 3.6 van de Rechtspositieregeling is bepaald dat zowel voor woon-werkverkeer als voor dienstreizen bij het gebruik van een eigen vervoermiddel zowel de veer- en tolkosten als de parkeer- of stallingskosten worden vergoed.

Vaste vergoeding (alleen voor binnen de gemeente)

Als de burgemeester binnen zijn gemeente, anders dan voor woon-werkverkeer, zakelijk gebruik maakt van zijn eigen auto dan kan hij gebruik maken van de mogelijkheid van een vaste maandelijkse vergoeding. Deze vaste vergoeding is afhankelijk van de oppervlakte van de gemeente. In de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers is in artikel 3.7 een staffel opgenomen voor deze vergoeding.

Vergoeding op declaratiebasis

De burgemeester kan ook kiezen voor een vergoeding op grond van het aantal gereden -zakelijke- kilometers. Dat bedrag is conform de maximale reiskostenvergoeding die belastingvrij kan worden ontvangen.

De vergoeding per kilometer is fiscaal aantrekkelijker, maar de bijkomende verplichting is dat het zakelijke karakter van de gereden kilometers achteraf aan de Belastingdienst aangetoond moet worden. Er zal om die reden een kilometerregistratie en rittenadministratie moeten worden bijgehouden.

Voorafgaand aan een kalenderjaar dient de burgemeester een keuze te maken uit de twee vergoedingsmogelijkheden. Deze keuze kan jaarlijks worden herzien, maar niet tijdens een jaar.

Ter beschikking gestelde auto (dienstauto)

Het college kan ten laste van de gemeente één of meerdere (dienst)auto’s ter beschikking stellen in het kader van de ambtsvervulling. In het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers worden 3 vormen van ter beschikking stelling van een auto mogelijk gemaakt:

1. Ter beschikking gestelde auto gemeenschappelijk gebruik
   Dienstauto’s of gecontracteerd vervoer op afroep voor gemeenschappelijk gebruik kunnen alleen voor zakelijke doeleinden worden gebruikt. Onder zakelijk gebruik wordt fiscaal zakelijk gebruik verstaan. Het gaat dan om ritten voor het woon-werk verkeer, dienstreizen en ritten voor ambtsgebonden (q.q.) functies. Bij alléén zakelijk gebruik hoeft geen rittenadministratie te worden bijgehouden.
    
2. Ter beschikking gestelde auto voor zakelijk en bestuurlijk gebruik
   Deze ter beschikking gestelde (dienst)auto wordt zowel voor zakelijke als bestuurlijke doeleinden gebruikt. Met bestuurlijke doeleinden worden ritten bedoeld die de fiscus weliswaar als privé aanmerkt maar dit niet echt zijn. Het gaat om ritten die een ambtsdager maakt in het kader van zijn of haar nevenfuncties die hij of zij uitoefent in hoedanigheid van wethouder of burgemeester.
   Voor deze auto dient wel een rittenadministratie te worden bijgehouden. Wanneer het college van B &W (uitdrukkelijk) heeft geoordeeld dat een nevenfunctie in het belang van de gemeente is, worden de ritten gemaakt in het kader van die nevenfunctie, aangemerkt als bestuurlijk.
   Mocht er een bijtelling plaatsvinden over deze ritten dan heeft een wethouder of burgemeester recht op compensatie.
    
3. (Lease)auto voor individueel gebruik (zakelijk, bestuurlijk en privé)
   Het college kan besluiten dat een ter beschikking gestelde auto ook privé wordt gebruikt. Deze ter beschikking gestelde auto kan dan zowel voor het ambt als voor het privéleven worden gebruikt.
   Voor het privégebruik van een ter beschikking gestelde auto moet de ambtsdragers een maandelijkse bijdrage aan de gemeenten betalen en daarnaast geldt de bijtellingsregeling van de belastingdienst. De belasting die moet worden betaald via de bijtellingsregeling wordt niet vergoed. De maandelijkse bijdrage aan de gemeente voor het privégebruik kan wel in mindering worden gebracht op de fiscale bijtelling.
   In artikel 3.8 van de Rechtspositieregeling worden de regels gesteld voor de vaststelling van de maandelijkse bijdrage en andere nadere voorwaarden voor een ter beschikking gestelde auto (voor ook) privégebruik.

Openbaar vervoer en taxi

Wanneer de burgemeester voor woon-werkverkeer en/of zakelijke reizen gebruik maakt van het openbaar vervoer komen de OV-kosten ook voor vergoeding in aanmerking. De kosten worden volledig vergoed.

De kosten voor de taxi vallen buiten de omschrijving van openbaar vervoer en mogen niet worden vergoed, tenzij er sprake is van gecontracteerd vervoer waarbij de taxi als dienstauto fungeert.

Vergoeding tol-, veer- en/of parkeergelden

Bij dienstreizen komen parkeerkosten  voor vergoeding in aanmerking. Een parkeervergunning is in principe toegestaan, maar deze mag alleen worden gebruikt in het kader van de uitoefening van het ambt, en niet voor privédoeleinden. Boetes en naheffingsaanslagen voor parkeren worden niet vergoed.

Tol- en veerkosten kunnen zowel bij woon-werkverkeer als bij dienstreizen worden vergoed.

Meer informatie

Wet- en regelgeving via wetten.nl/zoeken

• Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers (artikel 3.2.9, 3.2.10)
• Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers (artikel 3.6, 3.7, 3.8)

Kosten voor deelname aan niet-partijpolitiek georiënteerde functionele scholing - zoals, opleidingen, cursussen, seminars en symposia - maken in principe onderdeel uit van de bedrijfsvoeringskosten van de gemeente. Dit betekent dat mogelijke scholingsactiviteiten van de burgemeester door de gemeente worden vergoed.

Partij (politieke) scholing komt niet voor rekening van de gemeente. Wanneer scholing verzorgd wordt door een politieke partij, betekent dat niet automatisch dat die scholing partijpolitiek georiënteerd is. De inhoud van de scholing is bepalend of deze al dan niet partijpolitiek georiënteerd is.

Om voor kostenvergoeding in aanmerking te komen, moet gemotiveerd worden dat het gaat om functiegerichte scholing. In de toelichtende circulaire op het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers wordt functiegerichte scholing als volgt gedefinieerd:

Scholing is functiegericht als zij beoogt de voor de functie benodigde vakkennis en vaardigheden te verwerven dan wel actueel te houden.

Het gaat dus om scholing die te maken heeft met het ambt en het lidmaatschap van het bestuur van de gemeente. De kosten worden alleen vergoed als het college van B en W de prijs-kwaliteitverhouding redelijk acht en de kosten niet al op andere wijze worden vergoed. Ook reis- en verblijfskosten voor het volgen van scholing kunnen vergoed worden, mits deze onderbouwd zijn en redelijk worden geacht.

Loopbaanoriëntatie

Via loopbaangerichte opleidingen kunnen ambtsdragers bijvoorbeeld reflecteren op hun persoonlijke kwaliteiten en motieven. Ook kunnen zij exploreren welke mogelijkheden er zijn om hun loopbaan na het burgemeesterschap succesvol voort te zetten. In het Rechtspositiebesluit is een grondslag opgenomen op basis waarvan een burgemeester ten laste van de gemeente kosten kan maken voor activiteiten, cursussen en/of opleidingen die betrokkene voorbereiden op een volgende stap in de carrière, maar die géén sollicitatieactiviteiten behelzen.

Het doel van de mobiliteit bevorderende activiteiten en loopbaanoriëntatie mag niet verder gaan dan dat betrokkene zo snel mogelijk na aftreden of ontslag een vliegende start kan maken met het daadwerkelijk solliciteren.

Zowel voor functiegerichte als loopbaanbevorderende scholing is het raadzaam dat het college van B&W nadere regels stelt omtrent de (aanvraag)procedure, hoogte van de kosten en de wijze van declareren.

Beroepsvereniging

Burgemeesters hebben aanspraak op een vergoeding van contributiegeld van een beroepsvereniging. Onder een beroepsvereniging wordt verstaan een vereniging die voor iedere ambtsdrager van die beroepsgroep toegankelijke, landelijk georganiseerde beroepsvereniging moet zijn die blijkens haar statuten de deskundigheidsbevordering en/of belangenbehartiging van de functie van die beroepsgroep ten doel heeft of mede ten doel heeft.

Contributies die geen betrekking hebben op een professionele beroepsvereniging blijven voor eigen rekening.

Meer informatie

Wet- en regelgeving via wetten.nl/zoeken

• Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers (artikel 3.2.11, 3.3.3, 3.3.4)

Het college van B en W stelt informatie- en communicatievoorzieningen ter beschikking aan alle gemeentelijke politieke ambtsdragers   voor de uitoefening van het ambt. Onder informatie- en communicatievoorzieningen wordt ook verstaan de daarbij behorende abonnementen.

Een uitdrukkelijke wettelijke grondslag voor een bruikleenovereenkomst is niet nodig volgens de wetgever. Het is aan de gemeente in hoeverre zij bijde terbeschikkingstelling van de ICT-middelen nadere regels over het gebruik ervan willen stellen.

Overnemen van ICT-middelen bij aftreden of ontslag

Voor alle decentrale politieke ambtsdragers geldt bij aftreden of ontslag dat betrokkene de ICT-middelen die in bruikleen ter beschikking waren gesteld tijdens het ambt, kan overnemen en tot  eigendom maken, mits op het moment van aftreden of ontslag voldaan is aan de volgende voorwaarden:

1.  Het overheidsorgaan is bereid het ICT-middel af te stoten.
2. Het ICT-middel is door of namens het overheidsorgaan geschoond met speciale software (conform BIO).
3. Betrokkene betaalt het overheidsorgaan de resterende waarde in het economische verkeer van het ICT-middel.

Het  fiscale noodzakelijkheidscriterium vereist dat het digitale gereedschap bij aftreden of ontslag weer door de ambtsdrager wordt ingeleverd bij het overheidsorgaan. Dit geeft het overheidsorgaan ook de mogelijkheid om dit ICT-middel te schonen op de door de BIO voorgeschreven wijze. Daarna is het aan het overheidsorgaan of het dit desbetreffende ICT-middel wil hergebruiken of afstoten. Het overnemen van het ICT-middel is dus geen recht van de ambtsdrager maar het gevolg van een keuze van het overheidsorgaan.

Overgangsrecht

Aan bestuurders en raadsleden die reeds op of uiterlijk op 31 december 2018 een vergoeding of tegemoetkoming is toegekend voor (eigen) ICT-middelen geldt overgangsrecht. Voor hen geldt  de oude ICT-regeling op basis van de vervallen Rechtspositiebesluiten zoals die golden op 31 december 2018. Totdat de betreffende bestuurder of raadslid aftreedt of wordt herbenoemd kan er een tegemoetkoming of vergoeding worden verstrekt op basis van de oude regeling voor ICT-voorzieningen.

Meer informatie

Wet- en regelgeving via wetten.nl/zoeken

• Rechtspositiebesluit Decentrale politieke ambtsdragers (artikel 3.3.2)
• Circulaire introductie Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers gemeenten 1 januari 2019
• Circulaire overname ICT na ambtstermijn decentrale politieke ambtsdragers 1 maart 2022

De burgemeester heeft recht op schadeloosstelling ten laste van de gemeente, indien hij wordt teruggeroepen wegens dringende redenen van dienstbelang. Dringende redenen van dienstbelang zijn crisissituaties. Hierbij kan worden gedacht aan gevallen van dringende politieke aard of ernstige verstoring van de openbare orde.

Bij terugroeping hoeft er geen sprake te zijn van verblijf in het buitenland.

Criteria voor schadeloosstelling zijn:

• a) de burgemeester heeft (extra) kosten gemaakt voor de terugkeer en
• b) de burgemeester heeft overleg gehad met de Commissaris van de Koning alvorens hij terugkeert.

Indien de Commissaris van de Koning het voornemen tot terugkeer redelijk acht, kan het college van B&W een billijke schadeloosstelling toekennen voor de burgemeester en in voorkomend geval die van zijn meereizende gezinsleden.

Meer informatie

Wet- en regelgeving via wetten.nl/zoeken

• Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers (artikel 3.2.12)