Gemeente Rotterdam organiseerde voor de tweede keer een werkplaats DSO-keten. Waar bij de eerste werkplaats de focus lag op de VTH-keten, stond deze keer de planketen centraal. De werkplaats maakte de onderlinge afhankelijkheid van deelketens zichtbaar. Dit inzicht is onmisbaar voor een werkende DSO-keten.
Door Sophie Makhlouf – coach werkplaats DSO-keten bij VNG
Overzicht is essentieel bij complexe en dynamische processen. Dat heeft gemeente Rotterdam heel goed begrepen met de aanstelling van een testcoördinator. In Rotterdam vervulde deze persoon de rol van aanjager, zoals we ook adviseren in het stappenplan. Hij stelt kritische vragen en houdt het overzicht. Hierdoor verschoof mijn taak als werkplaatscoach iets meer naar de achtergrond. Een mooie testcase voor hoe de DSO-werkplaatsen na de zomer verder zullen gaan: gemeenten zijn dan zelf meer in de lead in de uitvoering.
Efficiënte werkplaats
Elke ochtend kwamen de leden 15 tot 30 minuten bij elkaar. Tijdens de dagelijkse stand-up stonden 3 vragen centraal: 1. Wat heb je gisteren gedaan? 2. Wat ga je vandaag doen? 3. Wat blokkeert je? Na het beantwoorden van de vragen volgde een vooruitblik. Hierna gingen de uitvoerende deelnemers (meestal) in tweetallen aan de slag. Dus niet in teamverband, zoals we dit ook regelmatig zien. Deze aanpak bespaart mankracht en tijd. De testcoördinator stond altijd klaar als back-up. Eventuele vragen en onduidelijkheden werden meteen opgepakt en doorgespeeld naar de verantwoordelijke teamleden, de werkplaatscoach of landelijke voorzieningen.
Deze aanpak bespaart mankracht en tijd.
De testcoördinator ging heel gestructureerd te werk en hield de status van de vragen bij in een bevindingensjabloon. De antwoorden werden ook besproken tijdens de dagelijkse stand-up, waardoor er veel inhoudelijke kennis werd meegenomen. Er bleef hierdoor geen detail onderbelicht. Deze aanpak legt onderlinge verbanden bloot in het proces, wat leidt tot veel meer inzicht waarom iets op een bepaalde manier gebeurt of gedaan moet worden. Hierdoor wordt ook de onderlinge afhankelijkheid tussen de deelketens goed zichtbaar. Dat werkt heel verhelderend. Je kunt beter anticiperen op wat er komen gaat, waardoor de kans op een succesvolle iteratie veel groter is.
Relatie tussen de ketens
Zo zie je de activiteiten die tijdens het annoteren van je omgevingsplan worden gekozen terug in de activiteiten waar je aanvragen van ontvangt in je VTH-software. Simpel gezegd bestaat het annoteren vooral uit het aanbrengen van bepaalde labels of kenmerken, op basis waarvan het Omgevingsloket kan filteren. In de stelselcatalogus Omgevingswet staat een lijst met activiteiten, zowel de plan- als de VTH-software kan deze lijst ophalen. De VTH-software van Rotterdam heeft deze koppeling gelegd met de stelselcatalogus om een overzicht te hebben van de beschikbare activiteiten. Gemeente Rotterdam heeft maatwerk VTH-software en moet deze koppelingen zelf maken.
Activiteiten en werkzaamheden
Daarnaast is het belangrijk om het verschil tussen activiteiten en werkzaamheden te begrijpen. Werkzaamheden zijn een vertaling van de juridische activiteit en zijn geformuleerd vanuit het perspectief van de initiatiefnemer. Die zoekt in een vergunningscheck niet op “houtopstand vellen”, maar bijvoorbeeld op “bomen kappen” of “bomen snoeien”. Werkzaamheden worden dus gebruikt als trefwoorden om het de initiatiefnemer zo makkelijk mogelijk te maken een vergunningscheck te doorlopen.
Blijven proberen
Tijdens de eerste iteratie werd een klein plan met 1 activiteit gepubliceerd. De tweede iteratie bestond uit wederom een plan met dezelfde activiteit, aangevuld met een extra werkgebied, toepasbare regels en het indienen van de vergunning. De vergunning is ontvangen. De derde week waren er problemen met de landelijke voorzieningen, waardoor we niet konden publiceren. Dit probleem was echter binnen een dag opgelost. Hierdoor hebben we uiteindelijk ook de derde iteratie succesvol doorlopen.
De iteraties werden allemaal in 1 week volbracht. De planjuristen zetten het plan al in het weekend klaar, zodat er maandag – bij 2 validatieberichten – meteen gestart kon worden. Eén keer bleef één van de validatieberichten uit en daarna kwam een negatief validatiebericht. Na wat herformuleren en aanpassen van de regels lukte het toch. Een van de krachten van dit team is dat zij zich echt vastbijten in de materie en zelf blijven proberen tot iets lukt. Daar is de werkplaats ook voor bedoeld. Het was voor iedereen een leerzame periode en weer een goede stap in de richting van een werkende DSO-keten.