VNG Magazine nummer 7, 14 april 2023

Tekst: Els Boers

Meer dan twintig jaar na de invoering van het dualisme moeten veel griffiers zich nog altijd invechten in de gemeentelijke organisatie om te krijgen wat ze vragen. Dat is de ervaring van Els Boers. Ze werkt veel als interim-griffier.
 

Els Boers

Het is de hoogste tijd dat elke gemeente volwassen duaal opereert: dat burgemeester, gemeentesecretaris en griffier daadwerkelijk gelijkwaardig zijn. En dat voor de ambtelijke organisatie duidelijk is dat de gemeentesecretaris de leidinggevende is die de opdrachten uitzet namens het college, en de griffier de opdrachtgever is namens de gemeenteraad én de griffie en hiervoor standaard toestemming en overleg heeft met de gemeentesecretaris.  
De dubbelrol van de gemeentesecretaris als adviseur van zowel college als raad verdwijnt. Sinds 2002 is er de griffier, de adviseur van de gemeenteraad.
De gemeentesecretaris blijft verantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie naast de rol van adviseur van het college, de griffier heeft een eigen afdeling, de griffie.

Bevechten
Alweer 21 jaar is de Gemeentewet duidelijk over deze verdeling. Helaas denkt menig ambtenaar, of voor de ambtelijke organisatie werkenden, nog altijd dat de gemeentesecretaris over de griffier gaat en dus ook over de griffie en aangelegenheden van de gemeenteraad.
In den beginne, dus de eerste jaren na 2002, was het voor elke griffier zaak de eigen positie, letterlijk, te bevechten. Bijna niemand op het gemeentehuis had indertijd benul van wat een griffier überhaupt is en doet, laat staan welke de positie de raadsgriffier precies heeft. Een vast overleg van de driehoek van de burgemeester, de gemeentesecretaris en de griffier kwam op veel plekken maar moeizaam op gang.

Anno 2023 is de ambtelijke organisatie vooral een bedrijf

Anno 2023 is de ambtelijke organisatie vooral een bedrijf, dat dan ook zo veel mogelijk bedrijfsmatig opereert. Tenminste: die indruk wordt graag gewekt. Menig gemeente heeft de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris opgesplitst: adviseur van het college, de gemeentesecretaris en apart de directeur van de ambtelijke organisatie – al dan niet in een samenwerkingsverband.
Het bedrijf, de ambtelijke organisatie, richt zich vooral op inhoudelijke kennis en vaardigheden en minder op het benul van een gemeentebestuur, de politiek en de verhoudingen daarbinnen. Dit geldt vooral bij ict’ers en mensen van de afdeling P&O. Zij zijn in dienst van de gemeente, binnengehaald als deskundigen op hun vakgebied. Veel ambtenaren denken daarmee daadwerkelijk zelf het laatste woord te hebben. Men is verontwaardigd als het college niet besluit wat is voorgesteld. Daarnaast leeft de gedachte dat de teamleider dan wel de directeur – of vooruit: de gemeentesecretaris – degene is die ‘mee mag beslissen over de werkzaamheden’.

P&O’ers die niet snappen wie wel zaken mogen tekenen en wie zeker niet

Taken uitoefenen
In de lange rij gemeenten waar ik de afgelopen jaren als interim-griffier mocht dienen, is er slechts een enkele gemeente waar ik geen ‘gevecht’ hoefde te leveren om snel te kunnen beschikken over wat ik nodig heb om mijn taken en verantwoordelijkheden uit te kunnen oefenen. Ict’ers die vinden dat zij beslissen over waar ik wel of niet recht op heb. P&O’ers die niet snappen wie wel zaken mogen tekenen en wie zeker niet. Menig griffier maakt maar zelf verordeningen die de raad aangaan, omdat het anders niet of niet goed gebeurt. Uiteindelijk is het mij overal wel gelukt, al rekende ik niet alle tijd.
Elke griffier geeft graag uitleg en advies, of is bereid te klankborden over raadsvoorstellen of andere documenten voor de raad. Hoogste tijd nu voor de reactie die elke griffier zou willen horen als de griffier iets vraagt: ‘Ja, natuurlijk doen we dat, vanzelfsprekend.’

Els Boers is interim-griffier en eigenaar van Krachtig Lokaal Bestuur.