‘Er is een groeiend besef dat de onderlinge samenwerking tussen gemeenten op tal van punten fors kan worden verbeterd’, stelt Arne van Hout, gemeentesecretaris in Nijmegen. ‘Je kunt op lokaal niveau wel van alles verzinnen, maar feit is dat veel dingen steeds ingewikkelder worden, met name op het gebied van digitalisering. Het is toch eigenlijk best gek dat we dat allemaal afzonderlijk van elkaar onderzoeken en toepassen.’

Van Hout pleit namens de Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU), onderdeel van VNG Realisatie, voor een veel bredere samenwerking. ‘Dat betekent meer gezamenlijk doen en collectief ontwikkelde diensten en infrastructuur gebruiken. Denk alleen al aan de inkoopvoordelen die je zo kunt verkrijgen. Op die manier houden gemeenten geld en tijd over voor wat er lokaal echt toe doet.’

50 miljoen euro
Voor gemeenten en ambtenaren is de GGU nog tamelijk abstract. Elke gemeente betaalt jaarlijks per inwoner 3 euro aan de GGU-pot. Dat betekent dat de GGU elk jaar een budget heeft van 50 miljoen euro om projecten uit te voeren die gemeentegrenzen overstijgen. Die bijdrage vormt in het algemeen geen probleem voor de gemeenten, maar waar de GGU zich inhoudelijk nu mee bezighoudt en waaraan de jaarlijkse inleg wordt besteed, is veel minder bekend. Er blijkt tot nu ook weinig aandacht voor het thema bij de beslissers van gemeenten voor de gezamenlijke uitvoeringspraktijk. 

Het fonds is drie jaar geleden in het leven geroepen om samenwerking tussen gemeenten te bevorderen en in te zetten op een brede ontwikkeling en uitvoering van gezamenlijke gemeentelijke projecten. Er zijn negen prioriteiten opgesteld waar de komende jaren de aandacht op gericht zal zijn (zie kader). Op voordracht van de algemene ledenvergadering en het VNG-bestuur wordt uiteindelijk bepaald waar de GGU-gelden aan worden besteed. Dat wil zeggen dat zij nieuwe standaarden en overeenkomsten goedkeuren die door het College van Dienstverleningszaken zijn voorbereid en ontwikkeld. In dat college heeft een aantal wethouders, burgemeesters en gemeentesecretarissen zitting. 

Het is de bedoeling dat goedgekeurde besluiten en nieuwe standaarden vervolgens op termijn in alle gemeenten worden doorgevoerd. Ook is er een Taskforce Samen Organiseren in het leven geroepen om een en ander aan te jagen. Daarin zitten negen gemeentesecretarissen die een ambassadeursrol vervullen, en vertegenwoordigers van beroepsgroepen zoals de VIAG en de VPD. Van Hout is er voorzitter van. De belangrijkste taak van de taskforce is alle gemeenten van het nut van een gezamenlijke uitvoering te overtuigen. Maar niet alleen dat, ook om ze aan te zetten mee te doen aan de voorbereidingen en mee te discussiëren over de invulling van de vastgestelde prioriteiten.
Niet alle gemeenten zijn al zo ver dat zij de zin inzien van een gezamenlijke gemeentelijke uitvoering. Van Hout onderscheidt grofweg drie groepen. ‘De kopgroep bestaat uit een kleine groep gemeenten die hartstikke goed bezig zijn. Het betreft hier vooral de grote gemeenten. Dan is er het peloton. Dit is de grootste groep, die vooral een afwachtende houding aanneemt en kijkt of andere gemeenten het initiatief nemen. Vervolgens is er nog een kleine groep gemeenten, de achterhoede, die het liefst alles houdt zoals het is. Die groep denkt en handelt in de trant van “we hebben het zelf toch goed voor elkaar, we hechten aan couleur locale en beleidsvrijheid”. Die gemeenten hebben zelfstandigheid en autonomie heel hoog in het vaandel.’
Van Hout verbaast zich over de instelling van diverse gemeenten. ‘Wie kan er nu wat op tegen hebben om de efficiëntie te vergroten en op sommige uitvoeringsvlakken als één overheid te werken, als goede dienstverlener bovendien en nog goedkoper ook.’ 

Common Ground
Een belangrijk speerpunt van de GGU is de zogenoemde Common Ground. Deze langjarige strategie behelst een nieuwe gezamenlijke inrichting van de ICT-architectuur voor alle 355 gemeenten, met als fundamentele basis eenduidige, goede en veilige gegevensbronnen.
‘De ICT-infrastructuur is momenteel in veel gemeenten verre van up-to-date, daarom gaan we komende jaren vanuit de GGU heel sterk inzetten op gezamenlijke gemeentelijke digitalisering.’
De gedachte achter Common Ground is volgens Van Hout dat er steeds meer online gegevens en data beschikbaar komen. ‘Daar moeten we als lokale overheden slimmer mee omgaan, meer mee doen en meer verbanden mee leren leggen. Daarbij staat privacy van de gegevens natuurlijk altijd op nummer één.’ 
Om tot een gezamenlijke veilige en efficiënte ICT-infrastructuur te komen, moet de manier waarop gemeenten nu met hun gegevens omgaan op een heel andere manier worden georganiseerd. 

Bronbestanden
Gemeenten werken met verschillende software. Die pakketten hebben met elkaar gemeen dat ze, om te kunnen functioneren, een aantal basisgegevens van de gemeente nodig hebben. Deze basisgegevens worden gekopieerd uit de bronbestanden. Vanaf dat moment staan de gegevens op twee plekken: de oorspronkelijke in de bronbestanden, en de kopie in het softwarepakket dat wordt gebruikt. Die gegevens zijn daarmee ook eigendom van de software-eigenaar. Voor de privacy brengt dit risico’s met zich mee. Voordeel is dat de betreffende gegevens, als ze eenmaal naar het softwarepakket zijn gekopieerd, van daaruit opnieuw kunnen worden gebruikt. Maar dat kan alleen als de software regelmatig wordt gesynchroniseerd met de bron-bestanden, anders werk je vanuit de software met verouderde data.  

'Dat ICT ook tot deze kernonderwerpen behoort, is bij veel gemeenten nog niet doorgedrongen'

Deze manier van werken is anno 2020 niet wenselijk meer, volgens Van Hout. Daarom wordt nu gewerkt aan een systeem waarin de data niet meer gekopieerd hoeven te worden vanuit de bronbestanden. Daarvoor wordt software ontwikkeld die de gegevens rechtstreeks kan aflezen uit de bronbestanden, bijvoorbeeld wie er woont op nummer 34 van de Dorpsstraat in Holysloot. De software gebruikt de benodigde data dan tijdelijk, maar slaat ze niet op. Zo heb je niet alleen altijd de meest actuele cijfers, maar veel belangrijker nog: er slingeren geen enorme lijsten met gevoelige gegevens meer rond bij softwarebedrijven. 
Van Hout: ‘We willen dat de gegevens alleen nog bij de gemeente zelf liggen en dat andere partijen daar op een verantwoorde manier gebruik van kunnen maken op het moment dat dit nodig is.’  

Transitie
De voorbereidingen om de nieuwe ICT-infrastructuur te kunnen implementeren, zijn nagenoeg klaar. ‘We moeten nu resultaten gaan boeken in de praktijk en snel opschalen.’ Het zal in de woorden van Van Hout een ‘kolossale transitie’ worden. De criteria waaraan de api’s moeten voldoen, zijn nu vastgelegd. Api’s zijn kleine stukjes software, die voor korte tijd gegevens uit een bronbestand kunnen trekken. Er wacht alleen nog goedkeuring van het bestuur.
Dat is goed nieuws, maar er ligt voor de taskforce nog een flinke taak om gemeenten te overtuigen zich actief met het Common Ground-traject bezig te houden.
‘Gezamenlijke gemeentelijke uitvoering  moet tussen de oren komen. Gemeenten moeten zich afvragen over welke uitvoeringsvraagstukken zij mee willen discussiëren, net als bij andere onderwerpen zoals human resource  of financiën. Dat ICT ook tot deze kernonderwerpen behoort, is bij veel gemeenten nog niet doorgedrongen.’ Iedereen moet meedoen, zegt Van Hout. ‘Het ligt aan gemeenten zelf hoe actief ze hierin zijn. Wil je bijdragen aan de ontwikkelingen of liever passief afwachten tot alles is besloten?’
De taskforce wil dat niet alleen de grote gemeenten uit de kopgroep meedoen en denken, maar juist ook middelgrote en kleinere gemeenten erbij betrekken. ‘We zijn bezig met een wake-upcall om de GGU onder de aandacht te brengen. Ga je hier als gemeente druk om maken en vraag hulp als het boven je pet gaat, bijvoorbeeld bij VNG Realisatie. Common Ground is een meerjarige transitiestrategie. Verdiep je erin en laat je regelmatig bijpraten.’
Van Hout verwacht dat over een klein jaar het idee van de gezamenlijke uitvoeringspraktijk al gewoner zal zijn. Dat moet ook wel, zegt hij, ‘want er komen nog tal van nieuwe ontwikkelingen aan’.