In de precontractuele fase van het aanbestedingstraject is er minimale gelegenheid voor samenwerking. Dit komt door de strenge regels voor zuivere concurrentie en het gelijkheidsbeginsel zoals beschreven in de Aanbestedingswet. Terwijl samenwerking en vertrouwen toch als de meest cruciale factoren voor het slagen van een project worden gezien, zo blijkt uit talloze wetenschappelijke bronnen. Na de gunning gelden deze beperkingen niet. 
Omdat samenwerken na de gunning afbreuk kan doen aan gemaakte afspraken, heeft dit bijna altijd meerkosten tot gevolg. Logisch dat de opdrachtnemer hiertoe minder gemotiveerd is. En daar ligt het dilemma op tafel. Voor gunning is er geen ruimte en na gunning is er geen gelijke motivatie om samen te werken, concludeerde Jeffrey Rampaart, medeauteur van dit artikel, eerder dit jaar in zijn masteronderzoek.
Op basis van dat onderzoek werd met gemeentelijke specialisten en een aanbestedingsadvocaat een nieuwe werkvorm voor aanbesteden opgesteld, TeamValue genoemd. Daarin is er meer ruimte voor samenwerking tussen opdrachtgever en inschrijver. Voor de herinrichting van de Utrechtseweg – een drukke toegangsweg naar het centrum van in Zeist – wordt deze aanbestedingsvorm voor het eerst gebruikt. 

De inschrijvingen voegen grote waarde toe aan het plan

Vertrouwen

Door vertrouwen tussen inschrijvers en het projectteam wordt verregaande samenwerking bereikt. We gaan daarbij verder dan alle andere aanbestedingsvormen en geven de inschrijvers onder het streng toeziend oog van een ‘grensrechtteam’ de gelegenheid om echte vragen te stellen. Hierbij wordt het gelijke speelveld in de gaten gehouden en voorkomen we dat we bij de inschrijvingen appels met peren vergelijken. Zo behoud je een gezonde concurrentie en kunnen partijen zich in het proces onderscheiden. Mocht het grensrechtteam een vraag niet op een individuele manier kunnen beantwoorden, dan wordt deze partij de kans gegeven om de vraag terug te trekken. Dit onderlinge vertrouwen, respect en samenwerking resulteert uiteindelijk in een individueel contract waar de inschrijver ook echt een eigen aandeel in heeft gehad. Hierdoor neemt de kans op verwachtingsverschillen af, net als het risico dat het contract verkeerd wordt begrepen. Daarmee voelt de winnende partij zich ook eigenaar van het contract en afspraken.

Grote waarde

De inmiddels verkregen inschrijvingen voegen grote waarde – in prestaties en kosten – toe aan het toch al ambitieuze plan. Onderzoek geeft een duidelijk verband tussen enerzijds het gevoerde gesprek en de score van de inschrijver en anderzijds het gesprek en de waarde van de aanbieding. Dat is een win-winsituatie waarbij de winnende inschrijving 68% meerwaarde toevoegt door slimme innovaties, groen, duurzaamheid, materiaalgebruik- en kostenreductie. 
Wat aanspreekt in TeamValue is dat de aannemer vooraf meedenkt om tot een beter resultaat te komen. Hij is immers expert in de uitvoering. In de planvorming betrek je immers ook de omgeving en de inwoners en andere experts erbij. En we zien dat het werkt: in het proces bij de Utrechtseweg heeft dat geleid tot aanpassingen die ten goede komen aan het fietsgebruik, en tot een kostenbesparing.
Samenwerking in de vorm van het echte gesprek resulteert dus in een positief effect voor beide partijen en daarmee de maatschappij. TeamValue zal in belangrijke mate kunnen bijdragen in maatschappelijke meerwaarde door onder meer kostenbesparing en het imago van onze sector te verbeteren.