Transparantie is essentieel voor het vertrouwen in de overheid en een pijler van de rechtsstaat. Een open overheid, die inzage geeft in overheidsinformatie, draagt daaraan bij. Actieve en passieve openbaarmaking van documenten en data wordt gestimuleerd door wetten als de Wet Open overheid, de Wet elektronische publicaties en de Wet hergebruik van overheidsinformatie.
Om hieraan vorm te geven is noodzakelijk dat de informatiehuishouding op orde is en duurzame toegankelijkheid van digitale documenten is geborgd. De gemoderniseerde Archiefwet geeft daarvoor regels die beter passen bij het digitale tijdperk. Gemeenten moeten de komende bestuursperiode werken aan de implementatie van deze wetten. Voor de gemeenteraad is het relevant te controleren of de gemeente zich hierop voorbereidt en eventueel eigener beweging hogere ambities om informatie open te maken formuleert.
Wet open overheid
Per 1 mei 2022 treedt de Wet Open Overheid (Woo) in werking, die openheid en transparantie van het openbaar bestuur beoogt te bevorderen.
Actieve openbaarmaking
De Woo verplicht gemeenten om 11 informatiecategorieën actief openbaar te maken via het landelijke Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI) dat wordt ontwikkeld door het agentschap Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP). De implementatie zal gefaseerd verlopen. De komende tijd zal duidelijk worden wanneer, hoe en onder welke voorwaarden gemeenten op PLOOI kunnen aansluiten. Verder moeten gemeenten een contactfunctionaris aanwijzen, die burgers en anderen die op zoek zijn naar informatie en dat niet kunnen vinden ondersteunt.
Passieve openbaarmaking
De Woo vervangt ook de huidige Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Burgers en anderen kunnen een ‘Woo-aanvraag’ doen om informatie openbaar te maken. Nieuw element is dat persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren in geanonimiseerde vorm bekend moeten worden gemaakt. Ook moet een weigering om informatie ouder dan 5 jaar openbaar te maken op grond van de uitzonderingsgronden zwaarder worden gemotiveerd.
Informatiehuishouding op orde brengen
Het op orde brengen van digitale informatie wordt voor de gemeente urgent als randvoorwaarde om de Woo uit te voeren. De informatie moet duurzaam en toegankelijk worden gearchiveerd om gemakkelijk gevonden en geraadpleegd te worden. De minister van BZK wordt verplicht om een Meerjarenplan aan te bieden aan het parlement over de wijze waarop alle bestuursorganen hun digitale informatie duurzaam toegankelijk maken. Het Meerjarenplan moet een stimulans vormen om de informatiehuishouding van de overheden op orde te brengen teneinde de vindbaarheid en ontsluiting van informatie te verbeteren.
De VNG heeft voor gemeenten een deelplan opgesteld. In 2026 moet iedere gemeente onder meer:
- Beschikking hebben over of aangesloten zijn op een e-depotvoorziening
- Het beheer georganiseerd op emailarchivering en tekstberichten
- Over een actuele informatiebeleids- en beheerplan beschikken
Het nieuwe ingestelde Adviescollege Woo zal de voortgang van de implementatie van de Woo monitoren en daarover rapporteren aan het parlement.
Compensatie
De gemeenten worden voor de meerkosten van de actieve openbaarmaking in de Woo gecompenseerd. met een bedrag van € 164 miljoen waarvan structureel € 42,1 miljoen per jaar. De middelen worden over een periode van 5 jaar beschikbaar gesteld en na afronding blijft een structureel bedrag staan. Meer informatie hierover staat in de meicirculaire 2021 van het gemeentefonds. Er zijn hiervoor geen middelen door het rijk beschikbaar gesteld. Het betreft hier namelijk geen nieuwe verplichtingen, maar verplichtingen die reeds volgen uit de Archiefwet 1995 en die in onvoldoende mate worden uitgevoerd. Lokaal zal in meer of mindere mate afhankelijk van de situatie geïnvesteerd moeten worden in het op orde brengen van de informatiehuishouding.
Elektronische publicaties
De Wet elektronische publicaties (Wep) verplicht gemeenten tot digitale bekendmaking van alle wettelijke voorgeschreven bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van (voorgenomen) besluiten van algemene aard in het elektronische gemeenteblad op overheid.nl. Om het bereik te verhogen zullen de 6 miljoen burgers met een geactiveerd MijnOverheid account per e-mail worden geattendeerd op nieuwe publicaties. De uitrol vindt gefaseerd plaats vanaf 2022. Een ander nieuw element is dat de gemeente per 1 juli 2022 voorgenomen besluiten met bijbehorende stukken zowel fysiek als elektronisch ter inzage moeten leggen.
Open data
Open data zijn ook in economisch opzichte van belang. Het vrijgeven van open data maakt het mogelijk dat derden toepassingen en apps ontwikkelen om de informatie te ontsluiten. De overheid gebruikt die koppelingen zelf ook om ontwikkelingen te kunnen sturen en om dienstverlening aan inwoners en ondernemers te verbeteren. Gemeenten delen ook steeds vaker data met publieke en private partijen om maatschappelijke opgaves succesvoller aan te gaan. Dit gebeurt vaak in de vorm van een datadeal. Als nevenproduct kunnen de data voor hergebruik worden aangeboden.
Gemeenten kunnen via de gemeentelijke website actief open data aanbieden. Voor de gemeenteraad is het relevant te controleren of er beleid is voor open data. Welke data moeten, worden verwacht, mogen en kunnen worden aangeboden? Staan deze op de “high value datalist” van VNG Realisatie, de lijst van de meest gevraagde data? Sluit het aanbod aan bij behoeften van doelgroepen en hergebruikers? Is er een reden waarom bepaalde data niet actief openbaar worden gemaakt? Worden de data in een machine-leesbaar en herbruikbaar format aangeboden? Worden de open data ook bij landelijke platforms zoals data.overheid.nl geregistreerd?
Wet hergebruik van overheidsinformatie
In 2022 treedt de gewijzigde Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) in werking. Hierin is de Europese Open datarichtlijn geïmplementeerd. Gemeenten zijn verplicht om op aanvraag van inwoners, bedrijven en onderzoeksinstellingen informatie voor hergebruik beschikbaar te maken in een machinaal leesbaar format. De wijziging heeft onder meer betrekking op het beschikbaar stellen van dynamische data, waaronder van sensoren. Deze moeten voortaan via API's worden ontsloten. De gemeente moet in dit verband een overzicht van sensoren opstellen en contracten zo nodig aanpassen.
Gemoderniseerde Archiefwet
Duurzaam toegankelijke archieven zijn in de eerste plaats van belang voor de interne bedrijfsvoering en de verantwoording aan toezichthouders. Deugdelijke archivering draagt bij aan openbaarheid en transparantie. Inwoners, ondernemers, journalisten en historische onderzoekers zijn gebaat bij een digitaal archief waar informatie snel is te vinden. Naar verwachting treedt in 2022 treedt de gemoderniseerde Archiefwet in werking. Te bewaren (digitale) informatie moet voortaan na uiterlijk 10 jaar (nu: 20 jaar) worden overgebracht naar de archiefdienst. Gemeenten die geen archivaris hebben worden verplicht er een aan te wijzen.
Archiefdienst
Als raadslid controleert u of de gemeente beschikt over een toekomstvisie op de archiefinstelling in samenhang met een digitale bewaarstrategie. Is de archiefinstelling voldoende toegerust om de toekomstige rol en taken waar te maken? Of is daar opschaling of samenwerking met andere archieven voor nodig? Heeft de archiefinstelling een aanpak om archieven bij doelgroepen onder de aandacht te brengen? Controleer verder of de gemeente bijzondere archieven goed bewaart. Worden de ‘archief hot-spots’ - archieven over bijzondere gebeurtenissen in de geschiedenis van de gemeente – periodiek geïdentificeerd? En worden ook relevante particuliere archieven in beheer genomen? Openbaarheid is ook gediend met het vroegtijdig overbrengen van archieven naar de archiefdienst, waarmee ze in principe openbaar worden. Ga na of hierop beleid wordt gevoerd.
VNG-ondersteuning
De VNG biedt de komende periode ondersteuning op de implementatie van de Woo, Who en de Archiefwet vanuit het project Grip op informatie.