Gemeenten vinden het hun verantwoordelijkheid om in duidelijke taal te communiceren en willen daar graag werk van maken. De Gemeenschappelijke Regeling WerkSaam WestFriesland neemt deel aan het project Duidelijke Overheidscommunicatie van de VNG en inmiddels zijn al hun brieven getest en herschreven.
Een nieuwe structuur voor de beschikkingsbrief
‘Dankzij onze deelname aan het project Duidelijke Overheidscommunicatie zijn we wakker geschud. Zo heeft onze beschikkingsbrief nog wel wat aandacht nodig’, concludeert Mariëlle Hester (medewerker bij WerkSaam Westfriesland). Vanuit het testpanel kwam onder andere het verzoek om de structuur van de brief om te gooien. Inwoners zijn beter geholpen met een beschikkingsbrief waarin het besluit over het wel of niet ontvangen van een beschikking vrijwel direct bovenaan staat mét vermelding van het te verwachten bedrag per maand. Zo zijn de verwachtingen direct duidelijk.
Uiteindelijk wil een inwoner gewoon weten hoeveel geld hij of zij per maand gaat ontvangen, dat is eigenlijk het enige waar het om draait
Duidelijker communiceren als onderdeel van de organisatie
‘Duidelijker communiceren is al een hele tijd geen project meer, maar onderdeel van onze organisatie. Beter schrijven is bij ons een continu proces’, vertelt Mariëlle Hester. Zo heeft de organisatie een redactieteam dat kritisch meeleest met teksten, een workshop ‘Klare taal’ voor alle medewerkers en een schrijfwijzer met kaders voor begrijpelijk schrijven op B1-niveau. Hester: ‘Toch krijgen we nu vanuit het project Duidelijke Overheidscommunicatie ook weer hele goede feedback terug. We zijn zeker nog niet klaar’.
Duidelijke en heldere taal als onderdeel van preventie
Uit onderzoek blijkt dat een grote groep mensen moeite heeft met lezen en schrijven. Dit leidt tot fouten en gemiste kansen, zoals onder andere te laat betaalde rekeningen. Door hier in de uitvoering al rekening mee te houden en door duidelijke en heldere taal te gebruiken is de kans groter dat inwoners zich aan de regels houden. Het helpt mee aan preventie, waardoor gemeenten minder streng hoeven te handhaven en boetes en maatregelen kunnen voorkomen.
Ondersteuning en tools vanuit de VNG
Het herschrijven en testen van 50 modelbrieven maakt onderdeel uit van het project Duidelijke Overheidscommunicatie. De VNG biedt met het project ondersteuning door workshops en tools. Daarnaast is er ook een handleiding ontwikkeld. Gemeenten hebben van april tot en met juni dit jaar deelgenomen aan diverse werkgroepen en de herschreven teksten worden op dit moment getest. De verwachting is dat de herschreven teksten half november beschikbaar zijn op GebruikerCentraal.nl.
Meer informatie
• Project Duidelijke Overheidscommunicatie
• Forum Begrijpelijke Taal
• Handreiking Duidelijke overheidscommunicatie voor gemeenten (pdf, 3222 kB)
• Kennisdossier Preventie