Vanuit het Waterschapshuis ontstond de wens om, samen met ketenpartners, de samenwerkingsfunctionaliteit in de VTH-applicatie te testen. De focus lag hierbij op het delen van documenten binnen de keten. Er werd gezocht naar 3 verschillende ketenpartners, namelijk: een provincie, een gemeente en een waterschap. Dat is gelukt: provincie Overijssel, gemeente Steenwijkerland en waterschap Drents Overijsselse Delta sloten aan voor de test.
Tijdens de testsessie, voorafgegaan door een korte kennismaking, is op de PRE-omgeving een IKT-testsessie uitgevoerd. Tijdens deze testsessie werd er door een initiatiefnemer een vergunningaanvraag ingediend bij de gemeente. Vervolgens werd via de samenwerkingsfunctionaliteit een samenwerking gestart met zowel de provincie als het waterschap, waarbij ook documenten met verschillende vertrouwelijkheidsniveaus werden gedeeld. Bij de samenwerking verstuurde de gemeente één of meerdere actieverzoeken naar de ketenpartners, met het verzoek om de vergunningaanvraag te beoordelen op de onderdelen die relevant zijn binnen hun eigen verantwoordelijkheden.
De sessie leverde waardevolle inzichten op. Gezamenlijk werd vastgesteld dat sommige onderdelen in de praktijk net anders werkten dan verwacht.
Aandachtspunten naar aanleiding van de sessie
Tijdens de IKT-testsessie zijn diverse aandachtspunten vastgesteld die van belang zijn voor de verdere ontwikkeling en afstemming van de betrokken applicaties. Hier volgt een overzicht van enkele belangrijke constateringen:
- Er is geconstateerd dat iedere applicatie eigen terminologie hanteert met betrekking tot vertrouwelijkheid. Dit kan leiden tot verwarring en benadrukt de noodzaak voor het maken van werkafspraken tussen de bevoegde gezagen.
- In sommige applicaties is niet zichtbaar of een document is verwijderd, wat leidt tot foutmeldingen wanneer geprobeerd wordt het document te openen.
- In sommige gevallen bleek het, ondanks de beperkte toegangsrechten, toch mogelijk om toegang te krijgen tot documenten die als strikt vertrouwelijk zijn aangemerkt. Het is noodzakelijk dat bevoegde gezagen onderling duidelijke afspraken maken over welke informatie zij via hun applicaties delen. Dit draagt bij aan een eenduidige werkwijze en voorkomt misverstanden of ongewenste gegevensdeling.
- Een openstaand actieverzoek kon niet in behandeling worden genomen vanwege een ontbrekende knop. In een ander geval was er juist nog een knop beschikbaar om het verzoek te behandelen, terwijl dit al was ingetrokken.
- Na het gereed melden van alle actieverzoeken binnen een samenwerking, werd de samenwerking nog steeds weergegeven met de status ‘open’, wat verwarring kan opleveren over de feitelijke status.
Deze aandachtspunten zijn zorgvuldig door de IKT-testers gedocumenteerd en op een later moment als wens of bevinding gedeeld met de betrokken bevoegde gezagen en/of leveranciers. Zo bouwen we samen stap voor stap aan een beter functionerende VTH-keten.
Aanmelden voor deelname testsessie
Bent u als bevoegd gezag geïnteresseerd in deelname aan een testsessie, dan bent u van harte welkom. Wij bieden verschillende IKT-scenario’s. Van VTH tot plan en toepasbare regels. Bestuurlijk en interbestuurlijk.
Neem voor meer informatie contact op via omgevingswet@vng.nl.