Om de vragenlijst te kunnen invullen, haalt u van tevoren input op. Hiervoor betrekt u verschillende perspectieven: het gemeentelijk beleidsperspectief (integraal), het uitvoeringsperspectief en het inwonersperspectief. Het is belangrijk hiervoor voldoende tijd te reserveren en commitment te organiseren.

Het ophalen van deze input in voorbereiding op het invullen is de start van het VIT-proces. Deze uitwisseling is waardevol op zich. Verschillende interpretaties op de toegang en lokale teams kunnen helder worden, en het kan bewustwording opleveren over de gezamenlijke opgave.

Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat u zichzelf verplaatst in andere beleidsperspectieven, de uitvoering of de inwoner, en zelf op die manier de vragen met dit perspectief beantwoordt. Door de perspectieven op te halen ontstaat er een completer beeld van de situatie binnen uw gemeente. Hoe beter de input, hoe beter de rapportage en hoe realistischer uw startpunt voor prioritering van opgaven en vervolgacties.

Bedenk vooraf welke doelen en verwachtingen er zijn. Bent u bijvoorbeeld op zoek naar een algemeen of een gedetailleerd beeld, moeten de antwoorden representatief zijn of een richting geven. Dit heeft effect op de voorbereidingstijd.

Bedenk van tevoren per perspectief welke personen u wilt betrekken.

Als u geïnteresseerd bent om over dit voorbereidingsproces uit te wisselen met andere gemeenten, kunt u deelnemen aan een leerkring of praktijkkring. Zie voor meer informatie Uitwisseling gemeenten bij het VIT en het RK

a.    Het gemeentelijk beleidsperspectief

Het gaat om beleidsmedewerkers die bekend en/of betrokken zijn met de besluitvorming en uitvoering van beleid evenals de concrete invulling van het opdrachtgeverschap en de contractering. Afhankelijk van de (grootte van de) organisatie zijn dit waarschijnlijk meerdere personen.

Het RK en daarmee het VIT gaat uit van een integrale toegangsfunctie, sociaal domein breed, dus Wmo, Jeugd, Schuldhulpverlening en Werk & Inkomen. U maakt hier zelf de afweging welke beleidsperspectieven u wilt meenemen.

Mogelijkheden en aandachtspunten voor het ophalen van het gemeentelijk beleidsperspectief:

• De antwoorden kunnen worden gegeven in een 4-puntsschaal, van helemaal mee oneens tot helemaal mee eens. Dat betekent dat er keuzes gemaakt moeten worden. Het gesprek aangaan over de (eventueel) uiteenlopende meningen van beleidscollega’s geeft al inzicht, maar bedenk ook hoe om te gaan met wat u uiteindelijk invult. U kunt besluiten dat zelf te bepalen op basis van de verkregen input, of u bepaalt dit gezamenlijk in bijvoorbeeld een groepssessie.
• Om de antwoorden op te halen, individueel of in een gezamenlijke sessie, kunt u gebruik maken van een versie van de vragenlijst in Powerpoint, specifiek voor het beleidsperspectief (391 kB) of de vragenlijst in Word specifiek voor het beleidsperspectief (285 kB)
• Reserveer alvast tijd in de agenda’s van beleidsmedewerkers. Houd hierbij rekening met de tijd tussen het reserveren van de afspraak en het daadwerkelijk plaatsvinden van de afspraak. Hoe langer deze tijd, hoe langer het VIT-proces duurt.
• Als het in uw situatie niet mogelijk is om de beleidsvragen integraal te beantwoorden, kunt u één beleidsperspectief kiezen en de vragenlijst daarvoor invullen. De vragenlijst biedt ruimte om deze keuze toe te lichten aan de lezers van de rapportage. Eventueel kunt u het VIT opnieuw invullen voor een ander beleidsperspectief en specifiek daarvoor een separate rapportage laten maken.
   

b.    Het perspectief van de uitvoering

Onder uitvoering verstaan we de mensen die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse uitvoering en inzicht hebben in hoe het beleid in de praktijk uitpakt. Denk hierbij aan uitvoerders, zorgaanbieders of medewerkers van lokale teams (afhankelijk van hoe u de toegang heeft georganiseerd). Overleg hierover bijvoorbeeld met de directeur, manager of coördinator van de lokale teams of van uw toegang.

Mogelijkheden en aandachtspunten voor het ophalen van het perspectief van de uitvoering:

• Als u ervoor kiest de antwoorden op te halen in een gezamenlijke sessie, of als u de vragenlijst wilt toesturen aan uw uitvoerders zodat deze het intern kunnen bespreken en input kunnen ophalen, kunt u gebruik maken van de vragenlijst in Powerpoint, specifiek voor het uitvoeringsperspectief (389 kB) of de van de vragenlijst in Word, specifiek voor het uitvoeringsperspectief (286 kB).
• Als er meerdere uitvoeringsorganisaties zijn, kan het voorkomen dat hun antwoorden dusdanig uiteenlopen dat het samenvoegen ervan geen recht doet aan de situatie. U kunt er dan voor kiezen het VIT meerdere keren in te vullen, per uitvoeringsorganisatie, zodat u daar separate rapportages voor ontvangt. Mail naar toegang@vng.nl als u hier hulp bij wilt.
• Reserveer alvast tijd in de agenda’s van uitvoerders voor (groeps)sessies en het ophalen van input met de vragenlijst. Houd hierbij ook rekening met de tijd tussen het reserveren van de afspraak en het daadwerkelijk plaatsvinden van de afspraak. Hoe langer deze tijd, hoe langer het VIT-proces duurt.

c.    Het perspectief van de inwoner

Hier gaat het om geaggregeerde input van individuen, gezinnen en huishoudens die zorg en/of ondersteuning ontvangen van gemeenten. Geaggregeerde input kan op veel plekken aanwezig zijn. Bespreek met relevante beleidsmedewerkers en met uitvoerende organisaties welke tips en ideeën zij hebben, denk hierbij ook aan (coördinatoren van) cliëntondersteuners, cliëntenraden, de Adviesraad Sociaal domein en eventueel bestaande klankbordgroepen.

Mogelijkheden en aandachtspunten voor het ophalen van het perspectief van de inwoners:

• U kunt in cliëntervaringsonderzoeken en inwonerspeilingen relevante informatie vinden. Mogelijk kunnen de uitvoerende organisaties de vertaling van de onderzoeken doen.
• (Coördinatoren van) Cliëntondersteuners kunnen u mogelijk van relevante informatie voorzien.
• Mogelijk kunnen (coördinatoren van) cliëntondersteuners ondersteunen bij het ophalen van input direct bij inwoners.
• Gesprekken met adviesraden, zoals de Adviesraad Sociaal Domein, kunnen u voorzien van relevante input.
• U kunt in een bijeenkomst met verschillende relevante actoren met elkaar de vragen invullen.
• U kunt het inwonersperspectief ook ophalen door bijvoorbeeld interviews met inwoners bij het loket, een burgerpanel en/of een enquête op basis van de vragenlijst. Houd er hierbij wel rekening mee dat de vragen in de vragenlijst niet geschikt zijn om direct aan inwoners voor te leggen. Hiervoor zal een lokale versie gemaakt moeten worden die geschikt is om aan inwoners voor te leggen.
• Het Naslagwerk Inwonersperspectief biedt een overzicht van een breed scala aan praktische mogelijkheden om het inwonersperspectief beter te borgen in de eigen organisatie.
• U kunt gebruik maken van de Toolbox Samen met inwoners werken aan een betere toegang van Movisie.
• Als u ervoor kiest de antwoorden op te halen in een gezamenlijke sessie, kunt u gebruik maken van de vragenlijst in Powerpoint, specifiek voor het inwonersperspectief (367 kB) of de of de vragenlijst in Word specifiek voor het inwonersperspectief (285 kB).
• Reserveer waar nodig alvast tijd in agenda’s. Houd hierbij ook rekening met de tijd tussen het reserveren van de afspraak en het daadwerkelijk plaatsvinden van de afspraak. Hoe langer deze tijd, hoe langer het VIT-proces duurt.

De vragenlijst (pdf, 35 kB) gaat in op in hoeverre de uitgangspunten van het RK zijn geborgd in beleid en hoe medewerkers in de uitvoering en inwoners dit in de praktijk ervaren. Er wordt gekeken vanuit het gemeentelijke beleidsperspectief, vanuit het uitvoeringsperspectief en vanuit het inwonersperspectief. Deze perspectieven zijn in de voorbereiding al opgehaald.
 

a.    Belang van zorgvuldig invullen

Het invullen van de vragenlijst dient zorgvuldig gedaan te worden. Alleen met oprechte antwoorden krijgt u een betrouwbaar beeld van de huidige situatie en daarmee inzicht in welke verbeteringen u wilt doorvoeren die bijdragen aan een effectievere toegangsfunctie en sterkere lokale teams.
 

b.    Integraliteit en samenwerkende gemeenten

Het RK en dus ook het VIT gaan uit van integraliteit. Als dit lastig in te vullen is vanwege grote verschillen tussen de gemeentelijke domeinen, kan dit aangegeven worden in de toelichting bij de vraag. Dit inzicht kan dan input leveren voor verdere gesprekken.

Samenwerkende gemeenten kunnen het VIT tegelijkertijd inzetten. De vragenlijst wordt door iedere gemeente apart ingevuld. Het proces van het ophalen van de perspectieven kan in afstemming met elkaar worden vormgegeven. De rapportages van de afzonderlijke gemeenten vormen de basis voor de verdere inrichting van de samenwerking.
 

c.    Antwoordmogelijkheden

De antwoorden worden ingevuld in een 4-puntsschaal. Hiermee worden nietszeggende gemiddelden voorkomen, en biedt de rapportage meer inzicht. Het gesprek en de overwegingen om te komen tot een antwoord op deze schaal, kunnen op zichzelf staand al waardevol zijn.

Het is belangrijk om de optie 'ik weet het niet' zoveel mogelijk te vermijden. Als u het antwoord op een vraag niet weet, raden wij u aan om de juiste personen erbij te betrekken of dieper te graven naar de benodigde informatie. Zo zorgt u ervoor dat de resultaten u en uw collega’s daadwerkelijk waardevolle inzichten bieden. Als u het antwoord niet onderbouwd kunt geven, vragen wij u de vraag niet vanuit uw eigen inzicht in te vullen en wél voor ‘ik weet het niet’ te kiezen.
 

d.    Account

Voor de vragenlijst kunt u slechts één account aanmaken, dat wil zeggen dat één persoon met één e-mailadres en wachtwoord toegang heeft tot de vragenlijst. Deze persoon kan de ‘trekker’ zijn en de verantwoordelijkheid dragen voor het invullen. Hierboven staat beschreven hoe dat kan d.m.v. het ophalen van input vanuit de diverse perspectieven. Deze trekker kan een manager, beleidsmedewerker of coördinator uitvoering zijn. Denk na wat het handigst is binnen uw organisatie.
Met dit ene account kunt u één rapportage genereren. Wilt u, om welke reden dan ook, de vragenlijst (deels) opnieuw invullen zodat u nog een rapportage kunt genereren, dan kunnen we uw account resetten. Mail hiervoor naar toegang@vng.nl.
 

e.    Vragen per perspectief

De vragenlijst is ingedeeld op de uitgangspunten uit het RK. Binnen elk uitgangspunt kunt u ervoor kiezen alle vragen te beantwoorden, of (op een bepaald moment) alleen die van een bepaald perspectief. U kunt de vragen per perspectief selecteren via het navigatievenster aan de linkerzijde. De vragen hebben per perspectief een kleur gekregen: gemeentelijk beleidsperspectief is blauw, het perspectief van de professional is roze en het inwonersperspectief is groen.

Na het invullen van de vragenlijst ontvangt u een automatisch gegenereerde rapportage. Deze rapportage bestaat uit een score per perspectief en uw antwoorden op de vragen, met eventuele ingevulde toelichtingen. Bij het invullen van de vragenlijst heeft u via stellingen aangegeven in hoeverre uw situatie aansluit bij het RK. De uitkomsten geven u inzicht in hoe uw gemeente ervoor staat ten opzichte van de uitgangspunten van het RK.

De rapportage geeft geen prioritering op de onderwerpen. Dit is namelijk afhankelijk van de lokale situatie, beleid, (bestuurlijke) wensen en mogelijkheden. De rapportage kan dienen als vertrekpunt voor verdere interne gesprekken, met beleid, uitvoering, inwoners, en bestuurders en het kan een basis vormen voor eigen prioritering en acties binnen uw gemeente. Wilt u hier ondersteuning bij? Neem dan contact op met uw regioadviseur.

Bekijk een voorbeeld van een rapportage (pdf, 920 kB)

In de verwijzer wordt voor de 13 uitgangspunten van het RK inzichtelijk gemaakt welk verdiepingsmateriaal en ondersteuningsaanbod beschikbaar is. Deze bronnen kunnen u helpen en inspireren om beter aan te sluiten bij het RK en lokaal aan de slag te gaan met de doorontwikkeling van de toegangsfunctie en lokale teams. De verwijzer is altijd toegankelijk, ook zonder het gebruik van de vragenlijst en rapportage.

Bij vragen kunt u contact opnemen via toegang@vng.nl.