In de gemeente kunnen ontheemden in tijdelijke woonunits wonen, onder andere in flexwoningen. In 2023 zijn bijvoorbeeld 52 flexwoningen gebouwd om Oekraïense vluchtelingen te huisvesten. Ook in tijdelijke woonunits mankeert weleens iets, zoals een lekkage. Ontheemden spreken meestal geen Nederlands, maar de bewoner is bijna altijd dé cruciale informatiebron bij het snel oplossen van een reparatieverzoek. Of de bewoner heeft een vraag aan de gemeente over bijvoorbeeld de huisregels. De gemeente wil dat mensen zich comfortabel voelen en de vraag van de bewoner zo persoonlijk en volledig mogelijk beantwoorden.
 

Succesvol   

Iedere woonunit wordt door de beheerder voorzien van een unieke QR-codesticker. Na het scannen van de QR-code met de camera van de smartphone kan de bewoner via WhatsApp in de eigen taal (bijvoorbeeld Oekraïens) een melding indienen. Dankzij autotranslate komt het Oekraïenstalige reparatieverzoek over een lekkage in het Nederlands in het dashboard van de beheerder binnen met foto of video. De beheerder zet vervolgens de opdracht uit bij de technische dienst of leverancier.
Heeft de bewoner een vraag aan de gemeente over de huisregels? Deze kan na het scannen van de QR-code in het Oekraïens gechat worden. De vraag belandt daarna in het Nederlands in het dashboard van de gemeente. De gemeente chat in het Nederlands terug en autotranslate zorgt voor een Oekraïenstalige reactie in de WhatsApp van de bewoner.
Tijdens de afhandeling van de melding worden de bewoner, de beheerder, de gemeente én de technische dienst in hun eigen taal op de hoogte gehouden door statusupdates. Het technische beheer en onderhoud in deze casus is in handen van de partner (VPS Nederland).

Waardevol   

Bij de opvang van ontheemden is een humanitaire en persoonlijke aanpak belangrijk. Deze kwetsbare doelgroep is ontheemd en de communicatie en taalbarrière in Nederland zijn vaak een obstakel. Er komt veel af op een gemeente bij het goed inrichten van een tijdelijke opvanglocatie. Het gebrek aan tijd en arbeidskracht om vragen van bewoners te beantwoorden kan een bijkomend probleem zijn.
De inzet van een digitale communicatietool in tijdelijke woonunits maakt communiceren laagdrempelig en draagt bij aan het welbevinden van de bewoners. De communicatietool is intuïtief en toegankelijk, welke taal de bewoner ook spreekt. Bovendien kan de melding van de bewoner op afstand in behandeling worden genomen. Dit maakt dat het op locatie aanwezig zijn van medewerkers van de beheerorganisatie niet nodig is waardoor een melding sneller in behandeling kan worden genomen.

Herbruikbaar   

De huisvesting van ontheemden is in heel Nederland een aandachtspunt. De situatie in Oekraïne en andere landen is onvoorspelbaar en gemeenten zullen rekening moeten blijven houden met een verhoging van de instroom van vluchtelingen. Het kost gemeenten veel tijd, zorg en aandacht om dit humanitair én schaalbaar in te richten. Tijdelijke woonunits kunnen worden gerealiseerd met flexwoningen. Door het toevoegen van een digitaal aanspreekpunt in de eigen taal wordt de communicatie met de bewoners vergemakkelijkt.
Als de Spreidingswet wordt aangenomen (dit stuk is in november 2023 geschreven), zullen veel gemeenten razendsnel een plan moeten ontwikkelen om ontheemden op te vangen. Gemeente Waterland laat hiermee aan andere gemeenten zien dat de inzet van een communicatietool met autotranslate en chat bijdraagt aan de huisvesting van ontheemden in groot- of kleinschalige opvanglocaties.

Winnen    

De combinatie van het plaatsen van prefab flexwoningen, de technische beheerorganisatie én de implementatie van de communicatietool met autotranslate en chat is relatief snel te realiseren. De schaalbaarheid maakt deze totaaloplossing onmisbaar in deze tijd van uitdagingen binnen dit thema en passend in elke gemeente.

Dit praktijkvoorbeeld was een van de kanshebbers voor #GemeenteDelers 2024.